Afgelopen zomer mochten we een event van SPIE bezoeken om te kijken hoe dit bedrijf samen met EventZ een geweldig feest organiseerde voor haar medewerkers en familieleden. Het zag er super goed verzorgd uit, dus de verwachtingen waren hoog toen René Huijbregts, eigenaar van EventZ, ons uitnodigden voor een rondleiding langs de verschillende locaties tijdens een internationale meeting van dezelfde opdrachtgever.
We hadden een dagdeel vrijgemaakt in de agenda, maar waren binnen een uurtje klaar. Hoe dat kwam? Door de slimme keuze van de locaties. We spraken Manouk Loonstijn-Gregoor, communicatie manager SPIE Nederland, na afloop van het event, wat zij van deze opzet vond.
Kun je kort het event beschrijven?
“Zeker. Het was de SPIE Convention voor de top 300 van SPIE Group. Dat vindt het ene jaar in Frankrijk plaats en het andere jaar in één van de andere SPIE-landen. Het werd dit jaar voor het eerst gecombineerd met de Innovation Day; een op zichzelf staande inspiratie beurs dat om het jaar georganiseerd wordt.”
Jullie kozen voor EventZ als overall organisator. Hoe kwam dat tot stand?
EventZ organiseert al zo’n 15 jaar evenementen voor SPIE en onze familiedag voor 5.500 gasten afgelopen jaar was een groot succes. De content van de SPIE Convention wordt vanuit Frankrijk geregeld met een Frans communicatiebureau. Ik werd vanuit SPIE Nederland verantwoordelijk voor de “hardware” zoals; locatie, decor, techniek, hotels, borrels en diners van de SPIE Convention én de gehele Innovation Day. Die combinatie maakte het tot een zeer complexe aanvraag. Daarop raadde Lieve Declercq, onze algemeen directeur, aan om René te bellen.”
Wat was de initiële aanvraag vanuit SPIE Group?
“Oorspronkelijk was het de bedoeling om het event in Amsterdam te organiseren. Echter lagen de mogelijke locaties daar ver uit elkaar waardoor je veel reisbewegingen nodig zou hebben. Daarnaast schrokken we van de prijzen in de offertes. René kwam echter met een zeer sterk alternatief.”
Oja, wat was dat geniale plan?
“Hij stelde voor om het schiereiland Kop van Zuid in Rotterdam te gebruiken. Van hotels, theater, restaurants tot beursvloer, alles op loopafstand van elkaar. Dat was voor ons de doorslaggevende factor om het event van Amsterdam naar Rotterdam te verplaatsen.” Parijs heeft ook een comfortabele treinverbinding met Rotterdam.”
Klinkt goed. Van welke locaties is gebruikgemaakt?
“We hebben gebruik gemaakt van hotels Room Mate Bruno, Nhow Rotterdam en Hotel New York voor in totaal 550 overnachtingen. Daarnaast hebben we met gezelschappen gedineerd in de Foodhallen en bij Mood en hebben we Hotel New York exclusief afgehuurd voor een lunch en was Cruiseterminal de plek voor de beurs Innovation Day. Verder hebben we theater LantarenVenster ingezet voor de convention en Blue Rhapsody als eventschip laten aanmeren voor een heerlijke get together.”
Hoe was de samenwerking met het bureau uit Frankrijk?
“Daar had ik niet zoveel mee te maken, want dat ging hoofdzakelijk via EventZ. Maar wat opviel is dat in Frankrijk heel hiërarchisch wordt gewerkt. Daarbij wil men elk detail in een zeer vroeg stadium al weten en werden zeer specifieke verzoeken gedaan, zoals popcorn bakjes van precies 12,5 centimeter hoog. Uiteindelijk was het vertrouwen in ons er en kregen we de vrijheid om te opereren. Daardoor konden we ook vernieuwende keuzes maken.”
Speelde duurzaamheid een belangrijke rol tijdens het event?
“Absoluut. De footprint van het hele event is in kaart gebracht, omdat het doel was minder uitstoot te creëren dan de laatste Innovation Day in 2022. Van de hoeveelheid benodigde vrachtwagens en de vervoersbewegingen van de gasten tot alle cateringmomenten en het aanvaren van Blue Rhapsody. We gingen daarin best ver. Zo hebben we veel gewerkt met led-schermen i.p.v. drukwerk en waar we dat nodig hadden is gebruikgemaakt van print op waterbasis. Zelfs de awards die werden uitgereikt, waren gemaakt van gerecycled materiaal.”
Merk je ook nog verschil tussen de Fransen en ons als je naar het inhoudelijk programma kijkt?
“Vooropgesteld dat wij ook altijd voor de hoogste kwaliteit gaan, was het bijzonder te zien dat er negen man technici een hele dag hebben gerepeteerd voor een convention die in onze ogen technisch, weinig uitdagingen kende. Maar het zegt vooral iets over het belang van deze meeting, want hier zat echt de top, dus er werd niets aan het toeval overgelaten.”
“Verder gaven ze aan op de beurs graag een warme lunch te serveren, omdat ze dat in Frankrijk gewend zijn. Dit hebben we veel Hollandser gehouden met onder andere broodjes kroket en broodjes zalm. Weet je, die kroketten waren het snelst op van allemaal.”
Hoe kijk je terug op dit evenement?
“Ik ben zeer tevreden. Wij kregen ook mooie complimenten met een overall ranking van ‘10+’ vanuit de internationale commissie voor de hoge kwaliteit van het event in het algemeen en de op loopafstand gelegen locaties in het bijzonder. We hebben bewezen dat we als SPIE Nederland heel goed events kunnen organiseren. Met dank natuurlijk aan René en zijn team.”
Beeld: Melanie Lemahieu + Sjoerd Fotografie
