Een eerlijk verslag van het organiseren van een next level event in coronatijd

Wij gingen die uitdaging aan en waren bij diverse live meetings, telefooncalls en online sessies als ‘fly on the wall’ aanwezig. Wat volgt is een – allesbehalve volledig, maar wel representatief – verslag over hoe Postillion als opdrachtgever samenwerkt met partners en voor welke uitdagingen dit hele team kwam te staan met de steeds wisselende regels vanuit de overheid, budgetoverschrijdingen en de voor- en nadelen van een bijzonder concept.

April: wat vindt Erik-Jan ervan?

Locatie is Postillion Bunnik. Aanwezig zijn Nils (concept), Sven (productieleider), Kim (marketing) en vanuit Postillion Thijs (director of sales), Mark (commercieel directeur) en Erik-Jan (algemeen directeur).

In voorgaande maanden waren concepten voor NXTMICE bedacht die uiteindelijk in de prullenbak zijn beland, waarna helemaal opnieuw werd begonnen. Nils, met aanvulling van Sven, pitcht Erik-Jan het concept wat samen met de anderen in grove lijnen is bedacht. Erik-Jan heeft zijn handen voor het gezicht, aandachtig luisterend. Soms is hij kritisch en wil hij dat het meer to the point is. Dan aan het einde: “Hier word ik enthousiast van, maar ik maak mij zorgen over de internationale doorvertaling [één van de ambities van dit project] en het budget.” Een discussie volgt waarna Erik-Jan zijn zegen uitspreekt. “We moeten er gewoon voor gaan.”

Wat rest is bepalen wat de uitvoerdatum wordt en hoe zoveel mogelijk gasten kunnen deelnemen. “No way dat we met de huidige besmettingscijfers honderd man voor 1 juli kunnen laten rondlopen. Dat is een event organiseren waar een zwarte rand omheen kan zitten. Laten we gaan voor de eerste datum dat het echt kan. Dat is sterk als Postillion.”

Deze meeting blijkt symbool te staan voor het project; een kritische blik waar nodig, maar vooral met veel enthousiasme, flexibiliteit en gelijkwaardig vertrouwen tussen opdrachtgever en alle deelnemende partners. Dat wordt nog eens bewezen als wij, als mediapartner, uit puur enthousiasme wat conceptnamen noemen waarvan Re*Invent uiteindelijk gekozen is. Everybody brings something to the table!

Mei: Concept versus productie

De voorbereidingen zijn in volle gang. Intussen is Nico van MeetingMonitor aangehaakt, zodat naast de beleving ook een meer inhoudelijk eindproduct in de vorm van een whitepaper over NXTMICE kan worden opgeleverd. Tegelijkertijd wordt ook het concept her en der getweaked wat voor productionele uitdagingen zorgt.

Keuzes moeten worden gemaakt. Soms ten gunste van budget, soms ten gunste van productietijd en soms ten gunste van het concept. In de snelheid waarin gewerkt wordt, en de blijvende onzekerheid door de coronamaatregelen, wordt veel gevraagd van het team, maar ervaar je een enorme drive bij alle deelnemende partners én bij Postillion. Dit event moet uniek zijn en iedereen haalt het maximale uit zichzelf om dat te laten slagen. Het zijn pittige, maar eerlijke gesprekken vaak budget-georiënteerd.

Juni: De linking pin

Sven blijkt, ook uit de individuele gesprekken die wij met alle partners hadden, degene die zorgt voor rust en controle en soms cruciale doorslaggevende keuzes maakt zodat het project door kan. Dagelijks voert hij gesprekken met deelnemende partners en zorgt dat iedereen op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen rondom NXTMICE. Sven typeert het als volgt: “Vergis je niet wat voor productie dit is. Eigenlijk organiseren we 19 mini events in samenwerking met veel partijen.”

Juni: Het wordt spannend

De sfeer is goed, maar het gaat allemaal niet vanzelf. De spanningen over het aantal aanmeldingen zijn voelbaar. Daarnaast loopt men tegen de onduidelijkheden over het wel of niet ‘testen voor toegang’ aan.

Het hele event is dermate bewerkelijk dat opbouw, registratie en uitvoer afhankelijk zijn van de eisen die de overheid aan het organiseren van een event stelt. Het is treffend voor hoe Postillion in de wedstrijd staat. Zij willen voorloper zijn en vanuit idealistisch oogpunt laten zien hoe een event veel meer belevend kan worden ervaren. Tegelijkertijd geldt ook een kneiter commercieel belang en willen ze ‘de eerste’ zijn zodra het mag. Het zorgt voor zowel een enorme energie als soms wat gehaaste indruk. Het vertrouwen in elkaar is bepalend voor het succes van NXTMICE.

30 juni: kippenvel en kick tijdens uitvoer

Wij beleven het event in de ochtendsessie als gast. Meteen schrik als blijkt dat een bij ons al bekende cruciale start door technische onzekerheden niet lukt [gelukkig kon de experience in de middag wel op de gewenste manier, namelijk individueel vanuit hotelkamers, starten].

Aansluitend bij de eerste ronde wat onduidelijkheid over het moment waarop de groepen moesten starten. Dat blijken gelukkig de enige twee hick-ups die we, bekend zijnde met het programma, ervaren hebben. De rest was een aaneenschakeling van gemiddeld tot super geslaagde belevingen, eindigend met een dijk van een onverwachte afsluiter waarin de impact van een experience duidelijk werd. Dat was de inhoud van het programma.

Veel belangrijker nog is de enorme energie die voelbaar is bij al het personeel. Van de receptioniste tot de host en van de cameraman tot de cateringmedewerker. De hele cultuur van Postillion is gevangen in de hospitality en het enthousiasme van alle crew en dat voel je als gast. Dat is geen slap gelul, maar echt zo. Ongetwijfeld ook de ontlading van al het harde werken in de voorgaande maanden. Feit blijft, dat we dit nog niet eerder zo sterk hebben meegemaakt op een event. Dezelfde reactie ervaren we ook in een rondvraag bij de aanwezigen tijdens de borrel. Wow!

September: Wielrennen, BBQ’en en bedanken

Het is over de zomervakantie getild, maar belofte maakt schuld; Postillion nodigt alle deelnemende partners uit voor een afsluitende borrel. Geheel in de energie zoals we die inmiddels bij deze keten ervaren, gaat daar voor de geïnteresseerden een wielrentocht aan vooraf.

Zo komt het dat wij, toch wat minder sportief dan sommigen, op het dakterras van Postillion Amsterdam later die middag een biertje drinken met de ‘directie’ in wielrenkleding. Alleszeggend over het plezier wat deze club samen heeft ervaren tijdens dit project.

De woorden van dank van Erik-Jan en Mark bewijzen dat nogmaals; “We zijn jullie allemaal, als gelijkwaardige partners, dankbaar voor deze mooie samenwerking. We willen 100% met eenieder van jullie door om de volgende editie naar een nog hoger niveau te tillen.” Proost… het bleef nog lang gezellig!

September/oktober: Wat vond iedereen ervan?

We waren nieuwsgierig hoe iedereen deze intensieve samenwerking heeft ervaren. Van alle reacties kunnen we op zichzelf staande artikelen schrijven, maar er kwamen wel een aantal punten uit naar voren.

Allereerst complimenteert iedereen het lef en het vertrouwen dat Postillion in dit project heeft getoond. Daarnaast is ook duidelijk dat iedereen, met name voor degenen die het dichtst bij het project betrokken waren, het echt wel spannend vond, maar er vol hart en ziel aan verbonden was. Het succes komt, als we Mark moeten geloven, door de dermate hoge kwaliteit dat het team toonde. Daarbij gaf hij wel aan dat in de korte productiefase soms creatieve keuzes werden gemaakt door een heel klein deel van het team, waar hij pas over hoorde als de productie in volle gang was. Het was daarin ook vertrouwen op de kwaliteit van eenieder.

Het zou het event ten goede komen om sommige partners nog eerder in het voortraject erbij te betrekken. Dit geldt bijvoorbeeld bij het inrichten van de kamers en de wijze van ophalen van de meetbare resultaten. Verder geldt door de hectische productietijd dat het raadzaam is om vaker te dubbelchecken of hetgeen dat afgesproken is, ook daadwerkelijk is afgesproken. Ook is het wijs om voor belangrijke elementen in het programma een plan B te ontwikkelen, zodat een probleem zoals tijdens ‘de opening’ in de ochtend met meer rust wordt opgevangen.

Terugkijkend concluderen wij; de kracht van NXTMICE zat hem in een uniek concept, professionele partijen die een sterke relatie hadden op basis van vertrouwen en het momentum waar ‘we als eventminnend Nederland’ in zaten. De lat ligt hoog voor de volgende editie. En wij zijn trots dat we daar weer bij betrokken zijn!

Beeld: Postillion Hotels