Organiseer je evenementen, dan (her)ken je de Fokker Terminal. Een geliefde evenementenlocatie, al zeggen we het zelf. Een grote witte whitebox die je helemaal naar eigen wens kunt inrichten. Maar willen we dat in deze hectische tijd met personeel- en materiaal tekorten nog wel?
We vroegen het Tim Rosman, Director Sales & Events, en kwamen erachter dat zij stiekem al veel verder vooruit hadden gedacht dan wij. Het werd een heerlijk verfrissend gesprek!
Ik heb je midden in coronatijd geïnterviewd. Maar hoe is het sinds die tijd verlopen met de locatie?
“In het najaar van 2021 kregen we al snel een goed beeld van hoe de periode daarna zou verlopen. Het was heel fijn dat we telkens open met opdrachtgevers het gesprek in konden. Vrijwel alle boekingen in die periode werden daardoor niet geannuleerd, maar doorgeschoven naar het voorjaar. We voorzagen daardoor echt een tsunami aan boekingen begin 2022. Je voelde echt in de branche ‘het mag straks weer’.”
Hoe zijn jullie met die tsunami aan events omgegaan?
“We zijn om tafel gaan zitten met onze suppliers. We wilden namelijk alle events goed kunnen servicen, maar ook kijken of we extra opdrachtgevers nog een mogelijkheid kunnen bieden bij de Fokker Terminal een event onder te brengen. En dat is gelukt.”
Slim, voor zowel opdrachtgevers, jullie, als jullie suppliers. Hoe hebben jullie dit voor elkaar gekregen?
“Als venue zaten we heel erg op maatwerk, altijd werkend vanuit dat blanco canvas. Maar is dat wel waar opdrachtgevers in deze hectische tijden, inclusief personeels- en materiaal tekorten wel behoefte aan hebben? Het bleek dat we organisaties heel goed konden helpen door meer te voorzien in aanwezige materialen, meubilairlijnen en facilitaire voorzieningen, zodat producties meer op elkaar konden worden afgestemd. Om het vervolgens te personaliseren met branding, banners, huisstijlkleuren in het tapijt et cetera. Het was een andere manier van benaderen, maar zorgde voor zeer tevreden opdrachtgevers.”
Hoe moet ik dat praktisch voor mij zien?
“De entreehal is hetzelfde gebleven en wordt in de regel gebruikt voor registratie en garderobe. De grote centrale Hangar verdelen we zoals vaak in twee gedeelten; het onvangst-/ catering-/ netwerkplein en achterin de plenaire zaal.
We hebben onze eigen meubilairset uitgebreid met meer stijlen. Daarnaast hebben we de barren meer in festivalstijl laten ombouwen, inclusief veel hout, peertjes en groendecoratie. Doordat de opdrachtgever daarna kan personaliseren met signing, prints en banners lijkt het wellicht op papier misschien een beetje op hetzelfde event, maar is er elke dag een compleet andere uitstraling.”
Klinkt goed, maar hoe doe je dat met de technische wensen en wisselende groepsgroottes?
“Voorheen hing alles qua verlichting, AV, doeken op vaste plekken in het dak. Maar onze techniekpartner AVEQ heeft hier een hele mooie oplossing voor bedacht. Alle losse trussen zijn eruit gehaald en het grootste deel van de techniek hangt nu in een verschuifbaar trusscarré. Dat zorgt ervoor dat de locatie altijd is aangepast op jouw groepsgrootte.
Het is een basisgrid met daarin de plenaire geluidsset, full HD projectiescherm van 7×4 meter en extra veel verlichting zodat er sneller op maat posities ingesteld kunnen worden. Vroeger was dat maatwerk en nu kunnen we veel sneller schakelen met een opdrachtgever vanwege de modulaire pakketten die we aanbieden.”
Is het daarmee ook goedkoper voor opdrachtgevers?
“In een tijd dat arbeidskosten door personeelsgebrek omhoog gaan en er snel tekort is aan materialen, zorgt deze set voor een efficiëntere en flexibelere inzet. Daarnaast scheelt het veel opdrachtgevers een opbouwdag wat financieel voordeel oplevert. Deze flexibiliteit biedt nog een ander voordeel: organisatoren kunnen kort voor event nog aanpassingen doen aan de vorm (live/hybride/online), gelet op de onzekerheden voor dit najaar. Klanten kunnen daarmee met een gerust hart boeken, wij bewegen mee met elke situatie.”
Is ook het offertetraject hiermee efficiënter geworden?
“Door die modulaire pakketten kunnen we veel sneller werken. We beloven zelfs binnen 24 uur een offerte. Ook op culinair vlak hebben we daarin een slag geslagen. Voorheen schreef Mood4Food een complete culinaire invulling. Dat doen we nu niet meer. Opdrachtgevers zijn vooral benieuwd wat ze ongeveer kunnen verwachten en wat de kosten hiervoor zijn. We starten met een goed basisvoorstel met een all in prijs, in fase twee bepalen we dan samen of het een mini pita humus of spinazie-kaas kroketje wordt.”
Zitten opdrachtgevers hier op te wachten?
“Het is een keuze die wij gemaakt hebben om de snelheid in deze chaotische periode erin te houden. Als verkopende partij moet je waken dat je jezelf niet in een soort blindheid offreert. We zijn gaan kijken wat ons kernproduct is en waar we het meeste volume met succes op kunnen draaien. Want waar zit op dit moment precies de vraag van opdrachtgevers? Generieke aanvragen zijn we wat meer generiek gaan beantwoorden. Wij zijn wat meer sturend geworden in dat proces en veel opdrachtgevers zijn hier heel blij mee. Het geeft kaders en duidelijkheid, ook in kostenopbouw”
Ervaar je meer generieke aanvragen?
“Ja, dat is wel wat we nu ervaren. We willen voldoen aan wat nu de vraag is en dat zijn vooral veel doorgeschoven boekingen die wat meer generiek van aard zijn. Maar we zijn als locatie erg agile. Dus als de markt over een tijd wat meer tot rust is gekomen en de vraag weer meer in specialisering en personalisering gaat zitten, dan zullen wij hier uiteraard op inspelen. Maar heel eerlijk; het hoeft echt niet allemaal per se enorm maatwerk te zijn om wel een event op maat te hebben.”
Iets heel anders; je hebt een nieuwe uitdaging binnen MPI aangenomen. Spannend?
“Ja, heel tof. Ik ben ooit met MPI in contact gekomen tijdens EMEC 2019 wat onder andere bij ons plaatsvond in de Fokker Terminal. Het design van dat event vond ik heel erg tof. Niet lang daarna werd ik gebeld of ik een rol in de evenementencommissie wilde spelen. ‘Let’s go’ dacht ik. Het was een pittige uitdaging, zo midden in coronatijd. En nu, met het vertrek van Thijs Peters als voorzitter, dient de volgende uitdaging zich aan. Maar ik ben er klaar voor. Het is mooi om op strategisch niveau iets voor de branche te kunnen doen, ook in samenwerking met het Eventplatform.”
Kortom, er zijn veel mooie ontwikkelingen voor je gaande?
“Absoluut. Er hangt een enorm lekkere energie bij het team van de Fokker Terminal om alle opdrachtgevers te helpen bij hun eventaanvraag. En tegelijkertijd hoop ik een rol te kunnen spelen om onze branche op het netvlies van ‘Den Haag’ te laten staan.”
Gaaf Tim, heel veel succes en vooral plezier de komende tijd!
Beeld: Fokker Terminal
Van onze partners
