In onze branche wordt elkaar veel gegund. Dat blijkt wel aan de manier hoe Big Fiv5 aan een bijzondere aanvraag voor een 100 jaar jubileum kwam, maar ook aan de manier hoe het bureau samenwerkt met trouwe leveranciers. Het betekende de opmaat naar een geweldig jubileumfeest voor een op-en-top Utrechtse organisatie waar 450 medewerkers en hun partner weken later nog over praten.
Eén van de redenen? Een ruim 18 meter hoge Domtoren, gemaakt van meer dan 20.000 ballonnen! Wij spraken Jaap van Andel, eigenaar van Big Fiv5, over het event en voelden een frisse wind door het eventlandschap waaien. Nice!
Hoe kwam je met deze aanvraag in aanraking?
“Familiebedrijf ULC Installatietechniek en Technisch Beheer wilde haar 100 jarig jubileum vieren bij Werkspoorkathedraal en vroeg de locatie welke bureaus konden worden benaderd. Op basis van telefoongesprekken en een blik op de websites van de bureaus was Big Fiv5 de gelukkige om een concept te mogen uitwerken.”
Wat stond er in de briefing?
“De directeur, van de derde generatie, wilde dat het evenement echt voor iedereen een verrassing bleef, dus was hij de enige die hierbij betrokken was. Zijn briefing was helder: “Een echt Utrechts feest waarin ik mijn medewerkers kan bedanken. Het vindt plaats op 17 juni in Werkspoorkathedraal, we hebben Tineke Schouten benaderd om iets te doen en voor de rest bedenk jij het maar.” Ik kreeg geen budget mee, want dan zou ik mij daar op focussen en kon dat mijn creativiteit beïnvloeden.”
Geen budgetindicatie. Was dat lastig?
“Ik heb gewoon een voorstel gedaan dat ik verantwoord vind om te presenteren. Een week na de presentatie werd ik door de directeur gebeld met de melding ‘Hoe gaan we nu verder?’. Bleek hij het concept zo leuk te vinden, dat hij het één op één wilde overnemen.”
Ik ben benieuwd. Wat had je bedacht?
“Ik heb mij ingelezen en liedjes geluisterd over Utrecht. Zo kwam ik op allerlei zaken die typisch Utrechts waren. Allereerst de Domtoren; die moest erin. Maar je kon enkel een 2,5 meter hoge versie huren. Dat valt natuurlijk weg in de Werkspoorkathedraal.
Via de Ballonnenkampioen – een goede relatie met wie ik heel fijn samenwerk – kwam ik bij Guido Verhoef, meervoudig Guinness World Records-houder met zijn ballonnenconstructies. Hij stelde voor om een 18 meter hoge Domtoren van ballonnen te maken. Dat werd de basis en daaromheen heb ik enkele ‘wijken’ geplaatst.
Het bedrijf was aan de Oude Gracht begonnen, dus die sfeer haalden we terug met veel terrasjes en zitgelegenheid. Iets waar expliciet om gevraagd werd. Verderop creëerden we Wijk C met onder andere de karaokebar. En het gebied bij het podium werd natuurlijk TivoliVredenburg. Met rood-witte ballonnenslierten maakten we de locatie nog intiemer en met diverse gimmicks zetten we Utrecht nog meer op de kaart.
Zoals met ‘de graffiti-kabouter’ die je moest terugzoeken in een ballenbak, bier van brouwerij De Streek, Gin van Lange DOM gin en de echte Domtorentjes van de Utrechtse banketbakker.”
Wow, een 18 meter hoge Domtoren van ballonnen. Je moet er maar opkomen!
“Ik begon de eerste pagina van de offerte met ‘100 jaar = feest. Feest = ballonnen’. Dus ja, toen was die link snel gelegd. Ik wil altijd iets echt unieks doen. Dé eyecatcher. En vanaf daar verder voortborduren.
Uiteindelijk waren het meer dan 20.000 ballonnen. Van latex overigens, die sneller verteren dan een weggegooide banaan. Omdat het bedrijf installatiewerk doet vond de directeur het extra gaaf. Wist je dat deze Domtoren de hoogste indoor gebouwde ballonnen-installatie in Europa is? We hebben Guinness Book niet laten komen, omdat ik vond dat dat het feest teniet deed, maar Guido gaf dit aan en met al zijn kennis vertrouw ik hem hier volledig op. Toch een leuk feitje!”
Wat waren de reacties van de gasten toen ze binnenkwamen?
“Overweldigend. Veel wow’s. En er werden natuurlijk onwijs veel foto’s gemaakt. Ja, vooral van de Domtoren haha.”
Hoe is het evenement verlopen?
“Het was een top event. In het begin van de avond lag de nadruk op lekker eten en drinken, fijn kletsen met elkaar en het entertainment. Halverwege de avond turnde we dat compleet om en ging iedereen helemaal los op de dansvloer.
Tijdens de slotact verzorgd door DJ’s Lucas & Steve heb ik dan ook echt maar een handjevol mensen gezien die bleven zitten. Ik heb het duo vele minuten na het eigenlijke einde van het podium moeten halen. We hadden het ook echt dik opgezet met lasers, CO2, sparkulars, flames en een goede lichtshow. Ik heb zelfs reacties gehoord van medewerkers die zeiden dat ze normaal een kaartje kochten om deze DJ’s te zien.”
Als ik je zo hoor staat het woord ‘verrassing’ bij jouw events altijd wel centraal.
“Ik vind het geweldig dat men bij Big Fiv5 denkt aan een club die echt weet te verrassen. Niet om het weer over de Werkspoorkathedraal te hebben, maar neem zo’n locatie; iedereen kan daar een reuzenrad neerzetten. Maar ik heb daar in de afgelopen jaren al eens een constructie met pallets gemaakt, met karton en nu met ballonnen. Dat is toch het leukste om te doen. Zeker als je dat doet samen met andere gepassioneerde eventgekken zoals ik.”
Op jullie website staat ‘Together we create’. Samen is echt samen bij jou?
“Die zin komt uit de grond van mijn hart. Ik ben heel erg blij met alle mensen met wie ik samenwerk. Voor dit event waren 160 mensen actief, waarvan velen met wie ik al heel vaak heb samengewerkt.
Alleen samen kan je de meest mooie events bedenken en organiseren. Daarom dat ik in een draaiboek ook altijd één à twee A4-pagina’s wijdt aan het verhalend beschrijven van het evenement. Zodat alle leveranciers weten in welke sfeer ze terechtkomen en met wie ze het evenement tot een succes gaan maken.
Daarnaast zorg ik altijd voor goede crewcatering vanaf de eerste opbouw tot de laatste afbouw, want als ik hen extra in de watten leg, dan leggen zij de gasten extra in de watten. Sterker nog; voor dit evenement heb ik een fotograaf geregeld die enkel foto’s maakt voor een reportage achter de schermen. Om de mensen die je normaal niet ziet of hoort in beeld te brengen, want ook zij dragen bij aan het succes van een evenement. Wat ik met die foto’s ga doen? Geen idee, maar ik vind het belangrijk om hen te belichten, want zoals ik echt geloof; ‘together we create’.”
Beeld: BIG FIV5