Laten we eerlijk zijn: als eventmanager kun je inmiddels iedere week wel ergens aanschuiven. Een kennissessie hier, een netwerkborrel daar, een showcase met “baanbrekende concepten” en “unieke experiences”. Dus waarom kwamen er toch zo’n 400 eventprofessionals naar Event Inspiration Days: Beyond Boundaries?
Dat was eigenlijk de onderliggende vraag toen Oceandiva aansloot bij Event Inspiration Days: Beyond Boundaries. Voor Kim Hollander, International Sales Manager MICE bij Oceandiva, zat daar meteen de uitdaging. “De keuze in waar iedereen zijn of haar tijd in steekt wordt steeds kritischer beoordeeld. Ik denk dat de industrie steeds meer waarde wil toevoegen. Niet meer het standaard draaiboek, maar juist iets nieuws dat deelnemers prikkelt en bijblijft. Dan moet je zorgen dat je opvalt tussen alle ruis. ”
Dat lukte, met onder andere een aantal wervende, snappy social video’s waarin op enthousiaste wijze gedeeld werd wat gasten allemaal te wachten stond op deze bijzondere dag. Zoals de bijzondere, culinaire creaties van Hete Peper, die nog heel wat voeten in de aarde zouden hebben…
“Creativiteit zonder uitvoerbaarheid is uiteindelijk gewoon decoratie”
Bij Hete Peper begon het creatieve proces bewust zonder beperkingen. Eerst mochten de ideeën groot zijn. Heel groot zelfs. Pas later kwam de reality check. Volgens Assistant Managing Director Carola Meijer zit daar de balans waar veel events op winnen of verliezen.
“Een wild idee is pas goed als het ook écht werkt op de vloer. Creativiteit zonder uitvoerbaarheid is uiteindelijk gewoon decoratie.”
Volgens haar worden ideeën daarom vrij snel langs drie meetlatten gelegd: operationeel, financieel en qua gastbeleving. Maar wel zonder meteen alles kapot te analyseren.
“We werken daarin ook een beetje volgens het Walt Disney-principe: eerst mag de dromer los, alles kan, alles mag. Daarna komt de realist: hoe gaan we dit daadwerkelijk bouwen? En uiteindelijk de criticus: wat kan misgaan, waar wringt het, wat ziet de gast?”
Die combinatie voorkomt volgens haar dat ideeën eindigen als mooie moodboards die in de praktijk vooral stress opleveren voor productie en uitvoering.
“Als iets én verrassend én schaalbaar blijkt, dan weten wij inmiddels: dit gaat the talk of the town worden.”
De eetbare cactus begon half als grap en werd ineens serieus
Van alle onderdelen van de avond bleef de eetbare cactus misschien wel het meest hangen. Niet alleen omdat het er vreemd uitzag, maar vooral omdat mensen letterlijk niet meer wisten waar ze naar zaten te kijken.
Tussen echte cactussen stond één volledig eetbare variant verstopt. Inclusief mousse-aarde en een chocoladen bloempot. Gasten moesten zelf ontdekken welke planten echt waren en welke gegeten konden worden.
Volgens Event Manager Elisabeth van der Gaag ontstond het idee tijdens een brainstorm waarin het team direct vanaf binnenkomst iets wilde neerzetten dat mensen uit hun automatische piloot trok: “We zijn altijd op zoek naar manieren om gasten even uit hun verwachting te halen.”
Daarnaast wilden ze duurzaamheid niet als los verhaal vertellen, maar onderdeel maken van de ervaring zelf. “Vanuit die gedachte ontstond de vraag: hoe kunnen we iets iconisch en decoratief omzetten naar een culinaire ervaring? Zo kwamen we op het idee van een eetbare plant.”
Dat paste volgens Elisabeth ook goed bij het DNA van Hete Peper.
“Bij Hete Peper staan we voor: soms pittig, altijd prikkelend. Dat wilden we letterlijk terug laten komen in een prikbare plant.”
Het interessante zat uiteindelijk niet alleen in de cactus zelf, maar vooral in wat er daarna gebeurde. Mensen begonnen te twijfelen, elkaar aan te kijken en gesprekken te voeren. En precies dat bleek uiteindelijk waardevoller dan alleen een spectaculair gerecht serveren.
Niet ieder idee haalt de eindstreep en dat is misschien maar goed ook
Wat vaak ontbreekt in eventcases, zijn de ideeën die het uiteindelijk níét halen. Terwijl daar misschien juist de interessantste discussies plaatsvinden.
Zo speelde Hete Peper kort met het concept van een zogenaamde ‘walk of shame’. Gasten die voor vlees zouden kiezen, zouden op humoristische wijze geconfronteerd worden met die keuze binnen het duurzaamheidsthema.
“We vonden het interessant omdat het mensen direct bewust maakt van hun keuzes en interactie uitlokt.”
Toch besloot het team het idee uiteindelijk te schrappen.
“We wilden onszelf uitdagen om met iets vernieuwends te komen dat echt bij Hete Peper past.”
En ergens zegt dat misschien meer over Beyond Boundaries dan alle opvallende visuals bij elkaar. Niet alles dat schuurt, werkt automatisch goed. Soms voelt een idee op papier spannend, maar weet je tijdens het bouwen al dat het teveel gimmick dreigt te worden.
Volgens Carola beweegt de eventindustrie sowieso steeds verder weg van ‘goed geregeld’ als onderscheidende factor.
“Goed geregeld is inmiddels gewoon de hygiënefactor. Net als dat je verwacht dat wifi werkt en de koffie warm is.”
Wat mensen volgens haar nu zoeken, is iets dat blijft hangen.
“Mensen prikken feilloos door lege spektakelstukjes heen. Mooie plaatjes alleen blijven niet hangen. Uiteindelijk onthoud je geen trucje of gimmick, je onthoudt wat iets met je deed.”
Achter de schermen draait alles uiteindelijk om vertrouwen
Wat Beyond Boundaries misschien vooral liet zien, is hoe afhankelijk events inmiddels zijn geworden van samenwerking tussen partijen die elkaar soms amper kennen.
Voor dit event werkte Hete Peper samen met vaste leveranciers als VD Kroft, Boozed en The Real Barista. Volgens Elisabeth ontstaat juist daardoor snelheid en vertrouwen:“We weten wat we aan elkaar hebben, denken met elkaar mee en vullen elkaar goed aan.”
Tegelijkertijd kende lang niet iedereen elkaar persoonlijk. Elisabeth sprak veel met Karlijn van effectgroep*, terwijl ze elkaar pas tijdens de opbouw voor het eerst in het echt ontmoetten. Kim Hollander van Oceandiva gaf ze zelfs pas op de eventdag zelf een hand.
“Toch voelde dat totaal niet vreemd. Omdat we allemaal in dezelfde branche werken, zijn er veel raakvlakken en begrijpen we elkaars tempo, uitdagingen en manier van werken goed.”
En uiteindelijk ging het natuurlijk allemaal om die dag, Event Inspiration Days 2026, wat er toen gebeurde en hoe er door de gasten gereageerd werd. Bij Kim bleven vooral de positieve reacties over de locatie hangen: “Wow, ik wist niet dat deze locatie zo groot en modern is’ en ‘Ik wist niet dat dit volledig elektrisch is’ zijn reacties die me zijn bijgebleven. Dat laat precies zien waar de kracht zit. Niet alleen een bijzondere eventlocatie op het water, maar ook een duurzame keuze.”
Want keuzes werden er genoeg gemaakt voor Event Inspiration Days: Beyond Boundaries. Sommige waren logisch, anderen wat minder vanzelfsprekend, en soms bleek juist het níét doen van een idee de beste keuze.
Daar zit uiteindelijk het verschil tussen een event dat netjes wordt uitgevoerd en een event dat blijft plakken. Een eetbare cactus is leuk. Een elektrisch schip is indrukwekkend. Maar pas als die onderdelen samen iets vertellen, ontstaat er een reden om je agenda vrij te maken.
Beeld: Tycho.Photo
