Een congres organiseren is al ingewikkeld genoeg. Dan wil je niet ook nog eens achter je locatie aan moeten bellen omdat de lunch een kwartier eerder moet beginnen. Of zelf uitvogelen welke zaal het beste werkt voor een pittige discussie. Bij The Hague Conference Centre vinden ze dat zulke vragen niet alleen op het bordje van de organisator thuishoren. Sterker nog: het team wil veel verder gaan dan het faciliteren van een evenement.
General Manager Thomas van der Zee heeft daar een duidelijke ambitie bij: “De vijf sterren hotelervaring die brengen wij naar het conferentiecentrum.” Dat klinkt misschien als een luxe ontvangst met een goede kop koffie, maar Thomas bedoelt iets anders. Hij wil dat zijn mensen niet alleen klaarstaan voor hun gasten, maar ook actief bijdragen aan het succes van hun bijeenkomst.
Gastvrijheid zit niet in een draaiboek
Om te ontdekken wat The Hague Conference Centre écht bijzonder maakt, ging Thomas met zijn volledige team om tafel. Operations, finance, HR, marketing en sales: iedereen mocht meedenken over het DNA van de organisatie. Wat drijft hen? Waarom doen ze dit werk eigenlijk zo graag? De rode draad bleek verrassend eenvoudig: mensen oprecht een geweldige ervaring willen bezorgen.
Veel medewerkers hebben een opleiding hotelschool/management en die hospitalitymentaliteit is diepgeworteld. Dat merk je bijvoorbeeld zodra een grote groep congresgangers binnenkomt. Dan staat er een medewerker van sales in de lobby om gasten persoonlijk te verwelkomen en de juiste kant op te helpen. Intern noemen ze die persoon liefkozend de ‘lobbylizard’.
Ook tijdens het congres blijft die persoonlijke aandacht aanwezig. Een dedicated partymanager loopt de hele dag met de opdrachtgever mee en houdt de vinger aan de pols. Loopt een sessie uit? Moet de lunch onverwacht eerder klaarstaan? Dan schakelt het hele team mee. Mensen die begrijpen dat een congresdag zelden precies volgens het draaiboek verloopt.
©Michelle Piergoelam
©Michelle Piergoelam
Die ene zaal die iedereen wil hebben
Maar gastvrijheid alleen maakt nog geen geweldig congres; de inhoud moet minstens zo goed zijn. Daarom bemoeit het team zich graag met vragen die je misschien niet direct aan een congreslocatie zou stellen. Wie komt er eigenlijk naar je evenement? Wat wil je bij die mensen losmaken? En welke ruimte helpt daarbij?
Met 21 verschillende zalen heeft The Hague Conference Centre behoorlijk wat mogelijkheden. Toch is er één zaal die er regelmatig uitspringt: zaal 1.7, ingericht in een Lagerhuisopstelling. Thomas ziet organisatoren daar opvallend enthousiast op reageren. “In sommige gevallen weten ze nog niet wat ze gaan doen, maar willen die zaal er sowieso bij hebben.”
Zaal 1.7. is uitstekend geschikt voor een sessie die net even anders voelt. Waar mensen tegenover elkaar zitten, discussiëren, reageren en misschien zelfs een beetje uit hun comfortzone worden gehaald. Het mooie is dat je die zaal vooraf al kunt ontdekken. Via het online zalenoverzicht wandel je met Google virtueel door de verschillende ruimtes. Handig om alvast te ervaren welke setting bij jouw programma past.
De stad als verlengstuk van je congres
Direct naast Den Haag Centraal, op loopafstand van ministeries, de Tweede Kamer, hotels en het stadscentrum. Met 1.250 parkeerplaatsen onder het gebouw en 21 zalen voor congressen tot 650 personen heeft The Hague Conference Centre zijn bereikbaarheid en faciliteiten uitstekend op orde. Maar minstens zo interessant is het netwerk dat de locatie vanuit die centrale positie kan aanboren. Den Haag heeft een sterke internationale reputatie op het gebied van vrede, recht, cybersecurity, beleid en energie. En daar maakt het team bij de organisatie van internationale congressen dankbaar gebruik van.
Zo denkt The Hague Conference Centre mee over relevante sprekers, potentiële sponsors, geschikte leveranciers en partners voor een avondprogramma. Ook bij hotelovernachtingen en de inrichting van een beursvloer kunnen organisatoren op ondersteuning rekenen. Thomas omschrijft die rol treffend: “We proberen als een soort medeorganisator mee te denken over het hele congres, maar altijd op de manier die de klant prettig vindt.”
The Hague Conference Centre wil het evenement echter niet overnemen. De organisator houdt de regie, terwijl het team zijn kennis, ervaring en contacten inzet waar dat waarde toevoegt. Die aanpak past bij de evenementen die de locatie regelmatig ontvangt. Denk aan de jaarlijkse ambassadeursconferentie, de Public Affairs Summit en bijeenkomsten rondom overheid en maatschappelijke vraagstukken.
Het verschil zit in de mensen
Uiteindelijk kun je nog zoveel zalen hebben, nog zo goed bereikbaar zijn en nog zo’n indrukwekkend netwerk onderhouden, maar de ervaring van je gasten staat of valt met de mensen die het evenement mogelijk maken. Dat blijkt ook uit de reacties van opdrachtgevers. Netspar roemt onder meer de persoonlijke aandacht, behulpzame medewerkers en prettige communicatie. RDW benadrukt het hartelijke welkom en de professionele organisatie. Dat zijn precies de dingen die een organisator onthoudt. Zeker wanneer de druk hoog is en er achter de schermen van alles tegelijk gebeurt.
Voor Thomas is dat de essentie van zijn congrescentrum. Niet wachten tot een opdrachtgever om hulp vraagt, maar vooraf bedenken wat er nodig is om een bijeenkomst beter te maken. En daarmee krijgt de slogan van The Hague Conference Centre, Where it all comes together, een mooie extra betekenis. Want uiteindelijk komen hier niet alleen mensen, ideeën en organisaties samen. Ook de expertise, betrokkenheid en gastvrijheid van het team maken deel uit van het congres.
Benieuwd wat een congreslocatie die écht met je meedenkt voor jouw evenement kan betekenen? Ontdek de mogelijkheden van The Hague Conference Centre en ervaar hoe vijfsterrenhospitality eruitziet op de congresvloer.
Beeld: The Hague Conference Centre & Michelle Piergoelam
Van onze partners
