Fysiek samenkomen krijgt een nieuwe functie: dit zien organisaties veranderen

Eerst het doel, dan de locatie

Vroeger draaide een bijeenkomst vaak om zenden: een podium, een presentatie en weinig ruimte voor vragen. Dat beeld verandert snel. Organisaties kijken kritischer naar wat samenkomen oplevert. Lieke vat het zo samen: “Het fysiek samenkomen heeft een andere functie gekregen. Het gaat om verbinden, samenwerken aan complexe vraagstukken, creativiteit stimuleren en belangrijke beslissingen nemen.”

Dat begint met een andere volgorde. Teams bepalen eerst wat ze willen bereiken en zoeken daarna een locatie die daarbij past. Strategiesessies, trainingen, innovatieve workshops en kennissessies staan daardoor vaker op de agenda. Bij bijvoorbeeld een strategiesessie kan het waardevol zijn om als directie daadwerkelijk met elkaar om tafel te zitten.

Ook de programma’s krijgen een nieuwe vorm. Een ochtend met een lunch als afsluiting of een middag met een borrel als slotakkoord: een volledige dag is niet altijd nodig. Door de tijd compacter in te richten, blijft er meer energie over voor wat telt. Soms denkt het team van MeetUp zelfs mee over activiteiten die de interactie op gang brengen.

Daglicht, beweging en een buffet vol energie

De lat ligt hoger dan een paar jaar geleden. Deelnemers willen dat hun tijd goed besteed is en verwachten meer dan een online meeting kan bieden. Lieke: “Ze willen zelf meedenken, ervaringen delen en met nieuwe energie en nieuwe inzichten naar huis gaan.” De omgeving speelt daarbij een grote rol.

Dat begint met ruimte. Groepen willen uit elkaar kunnen gaan zonder elkaar in de weg te zitten, en daglicht maakt een merkbaar verschil. MeetUp heeft daar veel van, plus bewegingsruimte en plekken voor informele ontmoetingen. Steeds vaker komt ook de vraag of de lunch buiten kan, zodat het team even een rondje kan lopen.

Ook catering wordt steeds bewuster onderdeel van het programma. Een lichte lunch, iets dat makkelijk mee naar buiten kan of juist een informele afsluiting helpt om ritme en energie in de dag te houden.

Samen iets creëren dat online lastig lukt

Waarom levert die fysieke ontmoeting zoveel op? Lieke wijst op cultuur, betrokkenheid en vertrouwen, dingen die online minder makkelijk ontstaan. Ze merkt het ook zelf: “Als je met elkaar in één ruimte bent, heb je een heel andere vibe.” Zelf vergadert ze liever fysiek. Online raakt ze sneller afgeleid en praten mensen door elkaar heen.

Een goede bijeenkomst vraagt ook om ruimte om je even terug te trekken, en dat krijgt aandacht. Bij grotere evenementen komt de vraag naar prikkelarme plekken vaak al vooraf binnen. MeetUp heeft een stille ruimte, bereikbaar via de receptie, waar je je even kunt terugtrekken. Zo heeft iedere deelnemer tussen de sessies een rustpunt.

Samenkomen is dan ook geen verplicht nummer meer. Lieke: “Organisaties komen niet meer fysiek samen omdat het moet; ze komen samen omdat ze iets willen creëren wat online lastig te bereiken is.” Haar conclusie: de fysieke bijeenkomst is misschien wel belangrijker geworden dan ooit. Een mooie aanleiding om de volgende teamdag eens met een frisse blik te plannen.

Benieuwd wat de juiste omgeving voor jouw volgende bijeenkomst kan betekenen?  Ontdek de mogelijkheden bij Jaarbeurs MeetUp en plan een bezoek.

Beeld: Michiel Ton