Hoe vaak heb je een event bijgewoond waar je als gast in de zaal zit en de een na de andere spreker voor je ziet verschijnen. Vol inspiratie ga je de dag naar huis, maar heel eerlijk: hoeveel van de inhoud is na een paar dagen blijven hangen?
Precies, dat kan én moet beter. Zo vindt ook Suzan Vink. Als dagvoorzitter, facilitator en trainer maakt ze zich hard om Liberating Structures door te voeren tijdens elke zakelijke bijeenkomst. Wij spraken haar hierover en snappen nu precies waarom!
De kracht van Liberating Structures
Toen Suzan merkte dat ze als trainer helemaal kapot uit een training kwam, terwijl de gasten fluitend naar huis gingen, kwam ze tot een alleszeggende conclusie: ze was de aanwezigen continu aan het entertainen en aan het zenden en ze vroeg zich af wat er daadwerkelijk bij de deelnemers was blijven hangen. Wat nou als je de energie bij de groep legt en sec een faciliterende rol hebt om de kennis en inzichten vanuit de groep naar boven te laten komen. Dat is precies wat Liberating Structures zo sterk maakt. Het is een verzameling van interactievormen (microstructuren) die het mogelijk maken iedereen binnen groepen te betrekken en te activeren.
Een gewenste verandering eist andere invulling events
Suzan: “Veel organisaties zitten door interne of externe omstandigheden in een transitie en organiseren daar een event omheen. Maar wil je verandering, organiseer dan ook de bijeenkomsten anders. Maak gebruik van de kennis uit de zaal, want zij staan in de dagelijkse praktijk. Men komt pas in actie als ze er zelf over praten en als ze het zelf gaan toepassen. Dat laatste kan deels in een bijeenkomst, maar erover vertellen kan wel uitstekend. Dus laat niet alleen sprekers op het podium, maar zet één of meerdere van de meer dan veertig Liberating Structures, oftewel interactievormen, in om de gasten hun verhaal te laten vertellen en hen relevante inzichten te laten op doen om daarmee vervolgens in actie te komen.”
Welke werkvorm te kiezen?
Met zoveel hulpmiddelen qua interactievormen, is het belangrijk eerst goed te bedenken met welk doel je zo’n Liberating Structure wilt inzetten. Wil je ideeën of ervaringen delen of het netwerk versterken, dan kies je voor andere vormen dan wanneer je obstakels wilt achterhalen of strategieën wilt ontwikkelen. Voor elk doel waar je een bijeenkomst voor kan organiseren is een interactievorm beschikbaar.
Wil je zelf ontdekken hoe je met liberating structures de interactie in bijeenkomsten vergroot en gebruik maakt van de collectieve kracht van groepen? Check dan hier meer informatie over de workshop Bevlogen en betrokken deelnemers. Samen met haar collega-facilitator Ruben Klerkx geeft Suzan deze workshop twee keer per jaar, waarbij al meer dan 300 enthousiastelingen aan hebben deelgenomen.
©Tycho Müller
Laat traditionele programma’s los
Hopelijk besef je nu de meerwaarde van het integreren van Liberating Structures binnen je programma. Maar met zoveel interactievormen kan de keuze ook afschrikken. Met deze drie belangrijkste tips ben je al goed op weg naar een beter resultaat bij jouw volgende event.
Eerst je doel, dan de zaal(indeling
De inrichting van de zaal straalt een boodschap uit van wat van de bezoekers verwacht wordt. Een theateropstelling met hoog podium in donker uitgelichte zaal geeft de boodschap dat men er is om te luisteren. Wil je dat mensen ervaringen uitwisselen of met elkaar in gesprek gaan, richt je zaal dan met tafels erbij in (cabaret-opstelling) en kijk kritisch of het podium wel nodig is.
Maak gebruik van de kennis uit de zaal / Zorg dat iedereen een stem heeft
Je hoeft niet meteen je hele bijeenkomst anders in te gaan richten. Begin in ieder geval met het inzicht dat je iedereen een stem wil geven. Wil je bijvoorbeeld vragen ophalen uit de zaal, maar niet altijd dezelfde mensen het woord laten pakken? Zet dan de ‘1, 2, 4 – all’ in. Daarbij laat je alle gasten eerst zelf een vraag bedenken. Daarna wordt in tweetallen overlegd wat de beste vraag van hun tweeën is (al dan niet met herformulering) en daarna kies je als viertal daarvan weer de beste vraag. Die kan vervolgens worden ingezonden via bijvoorbeeld Mentimeter, zodat de echt belangrijke vraagstukken uit de zaal behandeld kunnen worden. Dat kan je qua programma prima combineren met de kundigheid van professionele sprekers op het podium.
Laat traditionele programma’s los
Formuleer eerst het doel van de bijeenkomst en bepaal daarna hoe het programma eruit ziet. Je mag daarbij prima met traditionele onderdelen, zoals een spreker, werken. Maar laat de spreker dan eens bij de start vragen uit de zaal beantwoorden, in plaats van op het einde. Op basis van de vragen hoort de spreker nog beter wat er leeft in de zaal en wat de behoefte is. Dan kan de spreker daar diens verhaal verder op aanpassen. De gasten in de zaal zijn in ieder geval meteen geactiveerd, omdat de aandacht eerst naar hen is gegaan.
Houd ook witruimte in een programma, mits je een dagvoorzitter hebt die kan improviseren. Zo kan iemand spontaan op het podium gehaald worden of kan de dagvoorzitter op het moment bepalen ergens dieper op in te gaan met de zaal als dat het doel versterkt. Zo creëer je unieke momenten, die mensen lang bijblijven. Kortom, timmer je programma niet dicht.
“Durf los te laten. Als we doen wat we deden, dan krijgen we wat we kregen. En dat is precies wat je niet wilt bij een event,” aldus Suzan Vink.
Beeld: Suzan Vink, Tycho’s Eye Photography