Organiseer je regelmatig evenementen en ben je op zoek naar een manier om je event meer diepgang te geven? Dan is een thema toevoegen aan je evenement wellicht de oplossing! Het thema zou je kunnen zien als een paraplu waar je je gehele evenement aan kunt ophangen.
Serieus, een thema?
Waarom is een thema zo belangrijk? Heel simpel, het gaat om de totaalbeleving. Alle zintuigen moeten worden geprikkeld en het moet als een compleet geheel aanvoelen waarbij alles tot in detail is uitgedacht en geregeld. Dat klinkt als vanzelfsprekend, maar is het in veel gevallen (nog) niet.
Wat speelt er bij jouw doelgroep?
Het is prettig als de doelgroep affiniteit heeft met het thema. Daarom is het handig om te weten wat er gaande is in hun vakgebied. Wat zijn thema’s en actuele ontwikkelingen die spelen? Denk vanuit de doelgroep, niet vanuit jezelf! Je kunt het meest bijzondere thema bedenken met de meest gave invulling, maar als jij als enige bent die hier op zit te wachten, dan gaat het niet werken.
Be creative
Organiseer je het evenement rondom het WK, dan hoeft je thema niet perse het WK te zijn. Probeer op te passen met té actuele thema’s. Er worden ontzettend veel evenementen georganiseerd, dus jezelf onderscheiden is heel belangrijk. Dat betekent niet dat je deze actualiteiten geen plekje kunt geven in je programma, maar het is vaak te voor de hand liggend om het als paraplu te gebruiken.
Waar haal je inspiratie uit?
Dat kan door te brainstormen (iets wat áltijd werkt), maar ook door op een bredere manier inspiratie op te doen. Zie hier een selectie van inspiratiebronnen:
– Het ontleden van je doel
– Actualiteiten (hot topics)
– Lezingen/evenementen bijwonen
– Documentaires
– De spreker die niet mag ontbreken in jouw programma het thema laten bepalen
– Bezoek aan musea, kunst-, cultuur- of theatervoorstelling
– Bezoeken van tentoonstellingen
– Door het bekijken van films of tv-programma’s
– Om je heen kijken, je staat verbaast wat dat kan opleveren!
In hoeverre laat je het thema doorvoeren?
Het thema beleef je niet enkel tijdens het event, maar moet je terug laten komen van het eerste tot het laatste contactmoment. Dus vanaf de eerste communicatie (teaser of uitnodiging) tot aan de evaluatie, aftermovie of aftermailing. Maar denk ook het inzetten van een gethematiseerde podcast, interviews met sprekers die op het event aanwezig waren en aanvullende sessies waar de verdieping op het thema kan worden opgezocht.
Sprekers
De invulling van je programma door het inzetten van sprekers en dagvoorzitters is misschien wel de beste uitvoering van het thema. Vooral de sprekers geven op een verschillende manier en vanuit eigen perspectief invulling. Daarom is het belangrijk dat je thema breed genoeg is én dat je de dagvoorzitter en sprekers zorgvuldig bij elkaar zoekt.
Cover je valkuilen
Worst case scenario… wat kan er allemaal misgaan? Slaat het totaal niet aan? Hebben mensen er totaal andere verwachtingen van? Val je in herhaling of is het juist té ver buiten hun comfortzone? Of kun je het niet volledig doorvoeren? Allemaal dingen waar je rekening mee moet houden en dus al van te voren kunt coveren. Doen dus!
Het thema is de paraplu van je evenement, wat je kunt doorvoeren tot in alle details en over alle disciplines zoals locatie, communicatie, sprekers, entertainment, catering. Pak je het goed aan, dan til je het evenement naar een hoger level. Succes!
Wil je nog meer gastblogs lezen van Maartje (Sprekershuys), klik dan hier.
