Een nieuw jaar beginnen met alle neuzen dezelfde kant op klinkt logisch. Toch kan een kick-off volgens Royal Dutch Jaarbeurs veel meer betekenen dan samen vooruitkijken naar de plannen voor het komende jaar. Het is een moment om mensen echt mee te nemen in de strategie en duidelijk te maken waar de organisatie naartoe wil. Minstens zo belangrijk: welke bijdrage kunnen zij daar zelf aan leveren?
Bas Sterrenburg, Manager Congressen, ziet zo’n gezamenlijk moment als een kans om meer te bereiken dan alleen een energieke start. Of dat nu een kick-off, strategiedag, nieuwjaarsborrel, netwerkevent, partnerdag of nieuwjaarsontbijt is, maakt eigenlijk niet zoveel uit. Het gaat erom dat je het moment waarop iedereen bij elkaar is bewust benut. Dat doe je met inhoud en beleving waar mensen enthousiast van worden én die duidelijk maken waar ze met elkaar aan werken.
Zorg dat strategie niet boven de hoofden blijft zweven
Begin januari is het verleidelijk om vooral veel energie de zaal in te slingeren. Nieuwe doelen, nieuwe plannen, volle batterijen: gáán. Enthousiasme heeft alleen weinig waarde wanneer niemand precies begrijpt wat zijn of haar rol in die plannen is.
Het gaat er volgens Bas juist om dat iedereen begrijpt wat die plannen voor zijn of haar eigen rol betekenen. “Dat ze ook juist die connectie voelen met hoe zij daarin kunnen bijdragen, dat het door alle lagen heen werkt.”
Precies daarin kan een fysiek gezamenlijk moment iets toevoegen; met elkaar in dezelfde omgeving en met dezelfde focus. Tijdens een gewone werkdag is de aandacht alweer snel ergens anders. Een moment samen doorbreekt dat ritme en creëert ruimte om met elkaar op één onderwerp te focussen.
Laat de ruimte meepraten
Wat je vertelt is belangrijk, wáár je het vertelt ook. Een ruimte kan de energie van een kick-off versterken en zelfs helpen om de inhoud beter te onthouden.Bij Jaarbeurs wordt daarom verder gekeken dan ‘een standaard zaaltje met een microfoon’. Congrescentrum Media Plaza is daar een goed voorbeeld van. Met iconische ruimtes, verrassende architectuur en een waanzinnige sterrenhemel biedt het congrescentrum met iedere zaal een setting die direct bijdraagt aan de beleving van een evenement. Zo wordt de omgeving niet alleen het decor, maar een actief onderdeel van de boodschap.
Een opvallende ruimte kan volgens Bas helpen om een moment memorabel te maken. Denk aan een setting die bezoekers later nog precies voor zich zien: “Oh ja, ik zat in die ruimte met al die duizenden lichtjes.” Die herinnering aan de omgeving wordt vervolgens ook gekoppeld aan wat er die dag is verteld en ervaren.
Er kan tot in de details worden meegedacht. Kleur kan bijvoorbeeld worden ingezet om focus of juist energie te ondersteunen en die lijn kan volgens Bas zelfs worden doorgetrokken naar het eten dat wordt geserveerd. Het draait daarbij niet om spektakel, maar om keuzes die passen bij wat het evenement moet bereiken. Als iedereen na afloop alleen nog weet dat het decor tof was, schiet je er natuurlijk alsnog weinig mee op. De beleving moet de boodschap sterker maken.
© Michiel Ton
Eén doel, dus ook één lijn in de organisatie
Juist kleinere organisaties of teams die niet iedere maand een groot evenement produceren, kunnen volgens Jaarbeurs behoefte hebben aan extra begeleiding. Vanaf het eerste contact tot aan de dag van het evenement hebben zij daarom één vast aanspreekpunt. Diegene vervult zowel de rol van accountmanager als eventmanager.
Die persoon kent daardoor niet alleen de praktische aanvraag, maar ook het doel waarmee de organisator ooit binnenkwam. Dat biedt ruimte om tijdens het proces actief mee te blijven denken. De ene opdrachtgever heeft behoefte aan voorbeelden en begeleiding, terwijl iemand die al tien vergelijkbare evenementen heeft georganiseerd, veel zelfstandiger aan de slag kan.
Onderwerpen als duurzaamheid en mentale gezondheid kunnen daarin een plek krijgen wanneer die belangrijk zijn voor de organisator. Jaarbeurs houdt zich volgens Bas zelf nadrukkelijk met die thema’s bezig en merkt dat klanten daar steeds vaker aandacht voor hebben.
© Michiel Ton
© Michiel Ton
© Michiel Ton
© Michiel Ton
Vergeet je partners niet
Een vliegende start in het nieuwe jaar maak je niet alleen met je eigen team. Jaarbeurs bracht onlangs zelf vaste leveranciers en het operationele team samen tijdens een kick-off. Bas: “Je wil natuurlijk samen de goede kant op bewegen en dat zij weten waar wij voor staan en hoe wij willen werken.”
Zo’n gezamenlijke kick-off biedt ook ruimte voor teambuilding. Zeker wanneer vaste partners en leveranciers nauw betrokken zijn bij de organisatie van evenementen, helpt het om vanaf het begin op één lijn te zitten. Zo werk je niet alleen aan dezelfde doelen, maar ook aan de samenwerking die nodig is om die te bereiken.
Jaarbeurs wil daarin meer betekenen dan alleen de locatie waar het evenement plaatsvindt. Het team denkt mee over wat nodig is om de doelstellingen van het evenement te bereiken.. Bas vat die rol eenvoudig samen: “We zien ons graag als partner. Daarbij zetten we onze kennis, ervaring én de mogelijkheden van onze ruimtes in. Omdat wij geloven dat live ontmoetingen momenten creëren die verbinden, inspireren en bijdragen aan echte vooruitgang.”
Klaar voor een kick-off die verder gaat dan alleen een energieke start? Bij Jaarbeurs denkt het team mee over de ruimte, beleving en invulling die passen bij wat jij met je evenement wilt bereiken. Ontdek hoe je van dat eerste gezamenlijke moment een sterke start van het jaar maakt.
Beeld: Michiel Ton & Jaarbeurs
Van onze partners
