Eventsoftware is jarenlang gebouwd om processen te stroomlijnen. Offertes maken, facturen versturen, agenda’s beheren en betalingen verwerken. Belangrijk werk, maar niet het werk dat uiteindelijk zorgt voor meer boekingen. Daar wil Constell verandering in brengen. Met de introductie van Agentic EMS verschuift de rol van eventsoftware van administratieve ondersteuner naar actieve salespartner.
“Hoe sneller je reageert als locatie op een offerteaanvraag, des te sneller de gast neigt om jou uit te kiezen,” vertelt Karin Brinkman van Constell. Op dat kantelpunt ziet het softwarebedrijf een enorme kans voor locaties die meer rendement uit hun aanvragen willen halen. Constell ontstond ruim tien jaar geleden vanuit een praktische uitdaging: locaties hadden behoefte aan een efficiëntere manier om aanvragen en offertes te beheren. Inmiddels werken eventlocaties over het hele land met het platform en zijn er bijna anderhalf miljoen offertes verwerkt. Die hoeveelheid data laat steeds duidelijker zien waar omzet wordt gewonnen en verloren.
47 uur - dat is het echte probleem
De eventbranche heeft de afgelopen vijftien jaar enorme stappen gezet in digitalisering. Offertes worden automatisch opgebouwd, betalingen verwerkt en draaiboeken staan overzichtelijk in één systeem. Toch blijkt dat veel locaties nog steeds omzet laten liggen op een verrassend eenvoudig punt: de tijd tussen een aanvraag en de eerste reactie.
Volgens onderzoek van iVvy bedraagt de gemiddelde responstijd van eventlocaties 47 uur. Ondertussen gaat 35 tot 50 procent van alle event contracten naar de locatie die als eerste een bruikbaar antwoord geeft. Niet per se naar de goedkoopste of mooiste locatie, maar naar de locatie die het snelst relevant wordt voor de aanvrager.
Ook binnen de data van Constell zijn de verschillen opvallend. Locaties met vergelijkbare volumes aan aanvragen laten conversies zien die uiteenlopen van bijna 60 procent tot minder dan 5 procent. Sommige locaties halen daarmee zes tot twaalf keer meer rendement uit hun aanvragen dan andere locaties. Dit is geen sales probleem. Dit is een wachttijd probleem.
Waarom goede software nog steeds omzet laat liggen
Dat betekent niet dat traditionele eventmanagement software tekortschiet. Integendeel: moderne EMS-platformen hebben de branche enorm geholpen. Agenda’s, offertes, facturen, betalingen en draaiboeken zijn voor veel locaties inmiddels uitstekend georganiseerd.
Maar vrijwel alle systemen delen dezelfde aanname: De software registreert, en de medewerker handelt. Een aanvraag komt binnen; een medewerker bepaalt wanneer deze wordt opgepakt. Een medewerker maakt de offerte. Een medewerker bepaalt wanneer er opvolging plaatsvindt. Dat is waar de vertraging ontstaat. Niet omdat teams hun werk niet goed doen, maar omdat er simpelweg niet altijd iemand beschikbaar is op het moment dat een aanvraag binnenkomt.
Van registreren naar handelen
Volgens Karin Brinkman ligt daar de volgende stap voor eventsoftware: “Hoe sneller je reageert als locatie op een offerteaanvraag, des te sneller de gast neigt om jou uit te kiezen.”
Waar traditionele software vooral informatie vastlegt, verschuift Agentic EMS naar het actief uitvoeren van werkzaamheden. Het verschil zit niet alleen in snelheid, maar ook in het vermogen om te leren. De sales agent analyseert historische aanvragen, offertes en boekingen en ontdekt patronen die voor mensen nauwelijks zichtbaar zijn. Welke opvolging werkt het beste? Wanneer is het ideale contactmoment? Welke offerte leidt het vaakst tot een boeking? Met iedere aanvraag wordt het systeem slimmer. In feite ontstaat er een digitale salesdirecteur die alle eerdere aanvragen kent en die ervaring direct toepast op nieuwe kansen.
Een aanvraag die via de website binnenkomt, wordt direct verrijkt met relevante informatie. Denk aan het type evenement, het aantal gasten, de gewenste datum en aanvullende wensen. Op basis daarvan wordt automatisch een offerte voorbereid in de huisstijl van de locatie. Niet uren later. Niet de volgende ochtend. Maar binnen enkele minuten.
Het systeem blijft vervolgens meekijken naar het gedrag van de aanvrager. Wordt de offerte geopend? Welke onderdelen krijgen aandacht? Komt iemand meerdere keren terug? Op basis van die signalen bepaalt de software welke vervolgstap logisch is. Soms is dat een automatisch voorbereid bericht. Soms juist een seintje naar het salesteam dat persoonlijk contact op dat moment de meeste impact heeft.
Meer tijd voor gasten, minder tijd voor opvolging
Opvallend genoeg draait deze ontwikkeling volgens Brinkman niet om minder persoonlijk contact, maar juist om meer. “Agentic EMS maakt hospitality niet minder persoonlijk, maar juist persoonlijker. Doordat de software aanvragen opvolgt, offertes voorbereid en repetitieve taken uit handen neemt, ontstaat er meer tijd voor wat echt telt: gasten ontvangen, adviseren en helpen bij het organiseren van hun evenement. Minder tijd achter een scherm, meer tijd aan tafel met de gast.”
Juist die repetitieve taken lenen zich voor automatisering. Een afspraak plannen hoeft niet langer acht mails heen en weer te kosten. De software kan dat proces zelfstandig organiseren, uiteindelijk wordt een boeking nog steeds door mensen gemaakt. Alleen hoeft niet langer al het voorbereidende werk door mensen gedaan te worden.
De vraag die locaties zichzelf straks stellen
Agentic EMS past binnen een bredere ontwikkeling die in vrijwel iedere softwaremarkt zichtbaar is. De discussie gaat steeds minder over functies en steeds vaker over resultaat. Jarenlang vroegen organisaties zich af welk systeem de meeste mogelijkheden bood. Vandaag verschuift die vraag langzaam naar iets anders: welk systeem neemt het meeste werk uit handen?
Voor eventlocaties is dat een interessante ontwikkeling. Want wanneer een aanvraag om 22.30 uur binnenkomt, maakt het weinig uit hoeveel functionaliteiten een systeem heeft als niemand beschikbaar is om ermee aan de slag te gaan. De eventbranche heeft jarenlang geleerd te leven met responstijden van dagen. Dat was simpelweg de realiteit van handmatig werken. Dankzij Agentic EMS hoeft dat niet langer de standaard te zijn. Voor het eerst ontstaat software die niet alleen ondersteunt, maar daadwerkelijk verantwoordelijkheid neemt voor delen van het verkoopproces. Daardoor wordt de discussie over technologie ineens een stuk concreter.
Want of locaties die stap vandaag zetten of pas over twee jaar, bepaalt uiteindelijk vooral één ding: hoeveel aanvragen er in de tussentijd bij de concurrent belanden.
Benieuwd hoe Agentic EMS locaties helpt om sneller op te volgen en meer aanvragen om te zetten in boekingen? Bekijk de mogelijkheden van Constell en ontdek hoe eventsoftware kan uitgroeien tot een actieve salespartner.
Beeld: Constell
Van onze partners
