Een goed evenement wordt vaak geleid door een professionele dagvoorzitter. Je kiest deze persoon met zorg en begint al vroeg met briefings. Je tast als het ware de samenwerking af in de aanloop naar het event. En hoewel er een basis van vertrouwen is in de voorbereidingen gaat het helaas ook regelmatig mis. Waarom? De ene keer omdat de moderator in kwestie toch minder professioneel was dan je dacht, omdat hij of zij zich niet goed genoeg had ingelezen of omdat het programma niet zo sterk was als je dacht. Als dagvoorzitter heb je dan een hele kluif om het nog tot een goed einde te brengen!
Geen zorgen, dit kan allemaal voorkomen worden. Hieronder een paar handige tips in een checklist om samen met je dagvoorzitter of discussieleider tot een super resultaat te komen.
Tip 1. Geef een duidelijke briefing aan je dagvoorzitter
Of je nu met een professionele dagvoorzitter werkt of niet, het is altijd belangrijk om die persoon álle informatie te geven die nodig is om meerwaarde te bieden aan de inhoud en de vorm van het event. The devil is in the detail; ook in de briefings en achtergrondinformatie. Trouwens, als je liever met een amateur werkt – wat regelmatig de wens is om verschillende redenen – oefen dan met een rollenspel en laat hem of haar eventueel wat video’s zien van eerdere bijeenkomsten of video’s van andere organisaties die je als voorbeeld wilt laten dienen.
Tip 2. Besteed aandacht aan de samenstelling van het programma
Er zijn zo ontzettend veel mogelijkheden voor een spraakmakend programmaopzet. Toch wordt vaak gekozen voor een traditionele vorm met weinig ruimte voor discussie en interactie. Probeer hier eens een bewustere keuze in te maken. Wat wil je bereiken met het evenement? Waarom laat je jouw gasten opdraven en wat is de rol van de moderator? Wil je antwoorden op vragen, deelnemers aan elkaar verbinden of een klein marktonderzoek doen met het publiek?
Wat trouwens een leuk en vooral hilarisch alternatief is voor een discussieformat, zijn de mannen van de Wetenschapsquiz:
https://www.eventinspiration.nl/gespot-een-succesvoller-event-dankzij-hilarische-wetenschapsquiz/
Tip 3. Formuleer leerdoelen voor ieder programmaonderdeel
Een dagvoorzitter zit veel lekkerder in de wedstrijd als hij of zij weet wat het doel van elk onderdeel van het programma is. Wat is de boodschap, wat moet duidelijk overgebracht worden? Omschrijf daarom wat deelnemers aan het eind van het congres of (andere) bijeenkomst geleerd moeten hebben en pas daar de opzet van de presentatie of discussie op aan. En dus ook de opstelling van de zaal! Lees daarvoor deze tips.
Tip 4. Evalueer samen met de discussieleider
Samen, ja. Maar uiteraard ook door een enquête in te laten vullen door de aanwezigen. Wanneer je vragen stelt over de rol en de prestatie van de dagvoorzitter, zorg er dan voor dat deelnemers een oordeel kunnen geven over de kennis, inhoud, relevantie, toepasbaarheid, tempo en stijl.
Met dagvoorzitters en sprekers kun je eventueel harde (financiële) afspraken maken over de resultaten van de evaluaties: onder een bepaalde gemiddelde score kun je bijvoorbeeld korting bedingen.
Tip 5. Eis maatwerk & research
In de eventbranche is maatwerk de enige stabiele factor. Persoonlijk en gericht op het specifieke doeleinde. Neem daarom in het contract op dat de dagvoorzitter (en alle sprekers) verplicht wordt gesteld research te doen. En wees dan ook bereid die informatie aan te leveren en voor de uren te betalen. Ook belangrijk; laat ze hun presentatie aanpassen aan het publiek en het doel van de bijeenkomst.
Tip 6. Locatie en techniek bepalen ook het succes
Een slechte locatie en techniek kunnen een zorgvuldig samengesteld programma volledig overschaduwen. Check daarom – samen met de dagvoorzitter – de gekozen locatie, de mogelijke opstelling, het licht, het geluid, de zichtlijnen, de projectie en de eventuele andere hulpmiddelen.
Tip 7. The proof of the pudding...
Als alles geregeld is, of lijkt te zijn, dan alleen nog even ‘tasten’! Lees de presentatie en voorbereiding van de discussieleider of dagvoorzitter grondig door en geef ruim voor de datum van het event feedback. Als je tevreden bent met de laatste en dus definitieve versie, is het showtime!
Inspiratie opsnuiven!
Wil je ook meteen wat leuke ideeën opdoen en inspiratie opsnuiven voor de overige onderdelen van het programma? Struin dan door de Gespots & Artikelen die we met onze redactie – bestaande uit eventjunks – speciaal voor je hebben verzameld!