Een badge die zichzelf invult, een digitaal stoepbord dat geur verspreidt en innovaties die je event slimmer én persoonlijker maken. Tijdens de Inspiratiedagen van Heuvelman in IJsselstein kregen bezoekers een verrassend voorproefje van de toekomst van events. En die prikkelt niet alleen je ogen en oren, maar ook je neus!
Heuvelman organiseerde meerdere Inspiratiedagen, elk gericht op een specifieke doelgroep. Van gemeenten en eventlocaties tot hotels en eventorganisatoren. Met per dag andere sprekers, leveranciers en inspirerende innovaties. Ron Bolland, verantwoordelijk voor de marketing bij Heuvelman, was er alle dagen bij. En met vijf producten die nog nauwelijks of zelfs helemaal niet op de markt waren, viel er genoeg te ontdekken. Het resultaat? Een gemiddelde beoordeling van maar liefst een 8,5. Eén bezoeker vond de vijf enquêtevragen zelfs te weinig om zijn enthousiasme kwijt te kunnen. Kijk, dan weet je dat je iets goed doet!
Een badge die zichzelf schrijft
Tijdens de Inspiratiedagen introduceerde Heuvelman samen met Invitado een slimme e-badge. Ron en een collega ontdekten de technologie op ISE in Barcelona, dé internationale vakbeurs voor audiovisuele techniek. Al snel volgde het contact met Invitado, waarna beide partijen de handen ineensloegen om de badge aan het registratieplatform te koppelen. Het resultaat was een gezamenlijke primeur tijdens de Inspiratiedagen in IJsselstein.
Hoe het werkt? Simpel! Bij binnenkomst scant een medewerker de QR-code van de bezoeker. Enkele seconden later verschijnen de naam, functie, bedrijfsnaam en zelfs een persoonlijke foto op het e-paperscherm. Inclusief een nieuwe QR-code die leveranciers gedurende de dag kunnen scannen. Zo ontstaat waardevolle informatie over de interesses van bezoekers. Heuvelman kan achteraf zien welke leveranciers belangstelling hebben gewekt, waardoor sales veel gerichter het gesprek kan vervolgen. En dat zonder stapels visitekaartjes of papieren formulieren.
Extra fijn is dat het e-paperscherm alleen energie verbruikt wanneer de informatie verandert. Aan het einde van de dag leveren bezoekers hun badge weer in, uiteraard in ruil voor een kleine attentie. Zo kunnen de badges opnieuw worden gebruikt. Ron: “Het is iets wat mensen nog nooit hebben gezien, en we hebben het zelf mee ontwikkeld.” Een slimme innovatie die niet alleen indruk maakt, maar ook een hoop afval voorkomt. Nice!
Een stoepbord met gevoel voor sfeer
Een digitaal stoepbord dat informatie toont? Handig. Maar eentje die tegelijkertijd een heerlijke geur verspreidt? Kijk, dan wordt het pas écht interessant! Tijdens de Inspiratiedagen presenteerde Heuvelman de DS One Plus, de grotere broer van het bestaande digitale stoepbord DS One. Dankzij het hogere scherm is deze variant ideaal voor drukbezochte locaties waar bezoekers snel informatie moeten kunnen vinden.
Maar de echte verrassing zat in een andere uitvoering van het scherm. Samen met DS Company en Retroscent, de geurspecialist die ook betrokken is bij Tomorrowland, ontwikkelde Heuvelman namelijk een variant met geïntegreerde geurmodule. En die techniek is verrassend slim bedacht. Onderin het scherm, naast de accu, bevindt zich een compacte geurmodule. Via kleine slangetjes wordt de geur naar boven geleid, waar deze als een fijne mist met de bestaande luchtstroom van de schermventilatie wordt verspreid.
De mogelijkheden? Die zijn behoorlijk interessant. Stel je een hotel voor dat zijn kenmerkende geur al bij de entree verspreidt. Of een parfummerk dat een nieuwe geur promoot via een digitaal scherm, waarbij voorbijgangers het product niet alleen zien, maar ook direct ruiken. Dat maakt nieuwsgierig! Ron: “Mensen vergeten hoe belangrijk geur is. Met beeld, geluid én geur wordt een scherm een stuk meer beleving.” De eerste prototypes worden inmiddels op meerdere locaties getest.
Het geheim zit in de gesprekken
Uiteindelijk draait een succesvol event natuurlijk om mensen. Om ontmoetingen, nieuwe inzichten en gesprekken die ook na afloop blijven hangen. Daarom koos Heuvelman voor het thema ‘Van reageren naar regisseren’, dat op verschillende manieren terugkwam. Bijvoorbeeld in de slimme registratie, waarbij bezoekers vooraf hun gegevens konden aanpassen en bij aankomst direct hun persoonlijke badge ontvingen. Minder gedoe bij de ontvangstbalie, meer tijd voor wat er écht toe doet.
Maar ook de inhoudelijke programmering sloot hierop aan. Heuvelman selecteerde bewust sprekers en leveranciers die bezoekers hielpen om zelf meer regie te nemen. Want technologie is pas interessant als je weet hoe je die in de praktijk kunt inzetten. Of zoals Ron het treffend verwoordt: “Innovatie is mooi, maar mensen willen weten wat ze er zelf mee kunnen.”
Een mooi voorbeeld was de interactieve sessie van spreker Karl Raats. Gedurende ongeveer vijftig minuten werden bezoekers actief betrokken en uitgedaagd om kennis te maken met vakgenoten van andere organisaties. En eerlijk is eerlijk, niet iedereen zit direct op een workshop te wachten. Maar juist die eerste stap richting interactie bleek enorm waardevol. Ron: “Aan het begin denken mensen: moet ik nu een workshop doen? Toch kregen we op de spreker de beste reacties.”
Volgend jaar weer en meer
Uit de evaluaties kwam naar voren dat het ontmoeten van vakgenoten een van de grootste pluspunten van Heuvelman Inspiratiedagen was. Een mooie reminder voor iedere eventmanager: je kunt nog zoveel indrukwekkende techniek inzetten, maar als je mensen écht met elkaar weet te verbinden, ontstaat de grootste meerwaarde.
De volgende editie van de Inspiratiedagen staat inmiddels alweer in de steigers en aanmelden is al mogelijk. Eén ding staat voor Ron vast: de lat moet opnieuw omhoog. “Je moet niet hetzelfde doen als afgelopen jaar.” Meer verrassingen, meer regie voor bezoekers en vooral meer ruimte voor waardevolle ontmoetingen.
Benieuwd waarmee Heuvelman je de volgende keer gaat verrassen? Meld je aan voor de volgende Inspiratiedag en ontdek zelf hoe slimme technologie en menselijke interactie elkaar kunnen versterken. Want inspiratie is leuk, maar inspiratie die je direct kunt toepassen? Daar worden wij pas écht enthousiast van!
Beeld: Heuvelman
