Enkele weken terug spraken wij Maarten Schram, IDEA-directeur, over de veranderende wereld van fysieke live communicatie na twee jaar ‘pandemie-pauze’. De nieuwe realiteit wordt namelijk door iedereen in de branche gevoeld. Zeker door evenementenbureaus die tussen opdrachtgevers en toeleveranciers in de keten, midden ‘in de hectiek’ zitten.
Wij waren benieuwd hoe deze bureaus de huidige situatie ervaren en of ze dezelfde ontwikkelingen zagen als die uit het interview met Maarten naar voren kwamen. Daarom interviewden wij bureau-directeuren Marianne Severein van B&S event innovators, Gerben Plasmeijer van Obsession en Diederik Verwiel van Verwiel – the creative agency.
Welke veranderingen ervaar jij sinds de heropening van de branche?
Gerben: “Ik zie vooral een inhaalhonger om weer events te organiseren, zodat mensen samen kunnen komen. Dat resulteert in het feit dat het enorm druk is op de markt. De wereld is aangegaan, terwijl iedereen in onze branche heeft afgeschaald.”
Diederik: “Waar we vroeger, als enorme pleasers, altijd wel een manier vonden om een aanvraag in te richten of een probleem op te lossen, moeten we nu een voorbehoud maken richting opdrachtgevers. We moeten echt alles checken voordat we zaken beloven. Dat zijn ze niet gewend van ons uit de branche.”
Marianne: “De termijn tussen aanvraag en uitvoer is enorm verkort. Daarnaast hebben we vooral productioneel last van schaarste, in zowel mankracht als materiaal en producten bij leveranciers wat ook prijsstijgingen tot gevolg heeft.”
Obsession: KVK Live Adviesdagen (fotograaf: Jeancarlo Nunes dos Anjos)
Obsession: Damen Yachting | Amels 80 Digital World Premiere (fotograaf: Nico Alsemgeest)
Obsession: Westfield | Opening Mall of The Netherlands (Fotograaf: Guido JoniIsraeli)
Hoe reageren opdrachtgevers op deze veranderingen?
Marianne: “Een deel van de klanten heeft vooral moeite met de prijsstijgingen. Ze snappen het wel, maar lopen tegen de al afgegeven budgetten aan die niet kunnen worden opgehoogd. ik probeer opdrachtgevers dan ook bewust na te laten denken over events die pas over een half jaar of later gaan plaatsvinden, zodat we op tijd voor hen aan de slag kunnen en zaken als locatie, techniek en mensen alvast in optie kunnen zetten voordat het te laat is.”
Diederik: “Je moet opdrachtgevers echt pro-actief meenemen in de huidige problematieken. Zo heb ik het rapport van het Duitse onderzoek met de verklaarde prijsstijgingen echt bewust met opdrachtgevers gedeeld, om ze mee te nemen in wat er in onze wereld gebeurt. En soms verkoop ik gewoon ‘nee’, dat verwachten ze ook niet.”
Hoe pak je de huidige drukte aan binnen het bureau?
Diederik: “We praten veel en delen de ontwikkelingen, zodat iedereen weet waar we mee bezig zijn. Men ondersteunt elkaar meer en kan intern ook frustraties uiten. Dat is echt een belangrijk ding, want het werk vraagt veel van mijn collega’s.”
Marianne: “Ik werk met freelancers. Omdat ze zelf ondernemer zijn, snappen zij de problematiek waar wij nu mee te maken hebben, als geen ander. Maar dat betekent ook dat ik hen al vroeg in optie moet zetten, om niet achter het net te vissen.”
Gerben: “We hebben altijd tijd en capaciteit voor bestaande klanten. Maar om de druk wat te verlichten zijn we kritischer als een nieuwe klant via een pitchtraject een aanvraag doet. Dat gaat verder dan het budget en de tijd tot aan de uitvoer. Het gaat ook om de eventuele spelregels die aan de aanvraag verbonden zijn. Denk aan vragen, zoals ‘Wat gebeurt er met je idee als je de pitch verliest?’, ‘Hoe wordt je als bureau beoordeeld?’, ‘Op welke onderdelen wordt het concept beoordeeld? En nog wel het meest belangrijk: Is het echt een one-off of is dit de start van een langdurige samenwerking.”
Hoe zit dat in het contact met leveranciers?
Marianne: “Ik werk met zeer trouwe leveranciers samen. Het is best frustrerend dat je zelfs bij hen merkt dat ze aangeven graag te willen helpen, maar simpelweg écht niet kunnen leveren. De klant gaat er in de tussentijd namelijk nog wel gewoon vanuit dat het wordt geregeld.”
Diederik: “We hebben een onwijs goede band met leveranciers. We worden vaak gebeld met de vraag of we nog een klus hebben, omdat ze anders uitverkocht gaan zijn. Aan de andere kant is er geen vanzelfsprekendheid meer. Laatst moesten we voor een stukje decor negen leveranciers bellen. Uiteindelijk was het ergens, maar moesten we dan wel zelf transport verzorgen. Dat kan ik dan niet doorberekenen, want dat krijg ik niet uitgelegd. Wat dat betreft heb ik liever dat een leverancier waar ik vaak mee werk communiceert dat hij een paar maanden geen aanvragen meer aanneemt.”
Gerben: “Het spel van vraag en aanbod is groter geworden. Betaal je flink meer voor bijvoorbeeld cateringpersoneel, dan kan je het nog wel geregeld krijgen, maar als alle tientallen leveranciers op een event dit doen, dan stijgen de prijzen enorm. Gelukkig hebben wij nooit gedonder gehad. We hadden een officieuse ‘altijd continue leveringszekerheid’ gehad, omdat we heel loyaal naar leveranciers zijn geweest.”
Verwiel - TP Vision Live Event
Verwiel - Mastercard event
Verwiel - Wavin Event
Welke tips geef jij aan opdrachtgevers?
Diederik: “Allereerst dat de leadtime een stuk vergroot moet worden. Van vier tot zes weken wil ik het liefst naar vier tot zes maanden. Als je nu al weet wat je in het voorjaar gaat doen wacht dan niet te lang, want die schaarste gaat niet binnen paar maanden enorm afnemen. Daarnaast adviseer ik vanaf het begin meteen om te kijken of het budget verhoogd kan worden. Lukt dat dan niet, denk dan vast na over alternatieven en stel je daar zo flexibel in op.”
Wat zijn jouw verwachtingen richting de toekomst?
Diederik: “Ik hoor geluiden dat opdrachtgevers terughoudend zijn met bevestigen van hun aanvragen. Die trend ken ik gelukkig nog niet. Ik verwacht dat de schaarste nog tot eerste helft 2023 doorloop. Een groot probleem is menskracht en dat is niet binnen een paar maanden opgelost.”
Marianne: “ik ben heel positief ingesteld, maar heb geen glazen bol. En ik vind de situatie in de wereld wel erg zorgwekkend eerlijk gezegd. Ik geloof wel dat de markt gaat stabiliseren zodra het merendeel van de opdrachtgevers hun budgetten voor komend jaar gaat vaststellen.”
Gerben: “Er gaat lucht ontstaan, omdat er bedrijven zijn die geen events gaan organiseren. Dat zie ik ook in andere branches, zoals de bouw waar projecten worden uitgesteld. Maar er komt ook een nieuwe werkelijkheid waarin je langdurige overeenkomsten met opdrachtgevers aangaat. Als exclusief bureau of samen met enkele andere preferred agencies. Dit is zowel voor opdrachtgevers als bureaus een prettige ontwikkeling, want je gaat elkaar daardoor steeds beter begrijpen. Daarnaast levert een langdurige samenwerking opdrachtgevers meer kwaliteit en commitment van bureaus én leveranciers. Verder voorkomt het kostbare one-off pitches, want het scheelt enorm veel tijd, energie en kosten. Een organisatie moet beseffen dat met een pitch al gauw tussen de 30 en 50K aan kapitaal uit de markt wordt getrokken, want meerdere bureaus zetten nog meer leveranciers aan het werk.
Ook worden de eisen rondom duurzaamheid en klimaat bij aanvragen steeds groter. Wil je opschalen in de keten en toekomstbestendig zijn, dan moet je als bureau ook echt kunnen leveren. Dat betekent dat je of ‘heel klein blijft en continu specialisten inhuurt’’ of juist een enorme groei gaat doormaken, zodat je alle benodigde disciplines in huis hebt, want dat is echt noodzakelijk in de toekomst.”
Wil je nog iets aan jouw collega’s kwijt?
Marianne: “Ik ben heel trots op wat we in de afgelopen 2,5 jaar gedaan hebben als branche. Er zijn weinig branches zo positief gebleven als die van ons. Daarom ben ik er van overtuigd dat wij er altijd zullen zijn; we hebben laten zien dat wij toch elke keer weer in staat zijn mee te bewegen.”
Gerben: “Wees bescheiden en ga aan het werk met zijn allen. We maken als branche zeker mooie dingen, maar verleg je bakens en je grenzen. We lopen echt achter op zaken als klimaat en duurzaamheid. Door professionaliseren binnen je eigen organisatie is cruciaal wil je het in de komende jaren overleven in de branche.”
Diederik: “Communiceer open met elkaar. En deel de problematieken, zodat er begrip is voor de dingen die er spelen.”
B&S event innovators - VW 75 jaar Museum Voorlinden
B&S event innovators - dealermeeting Amaze Amsterdam
B&S event innovators - online conference
Beeld: Verwiel – the creative agency / B&S event innovators / Obsession (Nico Alsemgeest, Guido JoniIsraeli, Jeancarlo Nunes dos Anjos)
Van onze partners
