Al vanaf de start van Event Inspiration hebben we met Jan de Wrede (advocaat bij Marxman Advocaten) een specialist in huis als het gaat om alle juridische zaken binnen de evenementenbranche. In diverse Kennisbank-artikelen heeft hij de afgelopen jaren specifieke cases gedeeld.
Maar wat speelt er op dit moment in onze markt? Waar lopen event organisatoren, locaties en event professionals tegenaan? Jan deelt vijf actuele kwesties die de afgelopen tijd door rechters zijn beoordeeld. Bekijk ze goed en zorg dat jij deze zaken wél goed voor elkaar hebt.
Ik had liever dat ze belden, dan achteraf gingen schelden
Zoals wel vaker met ‘de kleine lettertjes’; het is niet ieders hobby om deze tot achter de komma nauwkeurig te bestuderen. Als we Jan moeten geloven is het echter absoluut verstandig te zorgen dat het papierwerk altijd helemaal in orde is. Daarmee voorkom je problemen gedurende een – op dat moment nog – prettige samenwerking.
Valt je iets op in de bepaling van bijvoorbeeld een overeenkomst of algemene voorwaarden? Neem dan contact op met Jan de Wrede van Marxman Advocaten. In veel gevallen kan hij je binnen enkele minuten van het juiste advies voorzien en voorkom je grote kosten of problemen in een later stadium.
Extra interessant: door onze exclusieve samenwerking met Marxman Advocaten mogen partners van Event Inspiration meermaals per jaar gratis met Jan sparren. Hoe relaxt is dat? Doen dus!
Kwestie 1: Wat doe je als algemene voorwaarden niet zijn opgenomen in definitieve overeenkomst?
Een locatie had in de samenwerking met een organisator bij alle offertes op juiste wijze doorverwezen naar de algemene voorwaarden (‘av’). Echter bij de overeenkomst ontbrak deze, waardoor na ondertekening van de organisator deze in de veronderstelling was dat deze ‘av’ niet van toepassing waren.
In de praktijk blijkt dat een rechter ‘in de waan van de dag’ hierop een oordeel velt, omdat beide partijen een punt hebben. Let dus goed op; degene die zich op de ‘av’ beroept, die moet stellen en bewijzen dat de ‘av’ op correcte wijze van toepassing zijn verklaard (in overeenkomst of er naar doorverwijzen) en dat ze ook daadwerkelijk ter hand zijn gesteld (daadwerkelijk meegestuurd/gelinkt). In dit geval werd volgens de rechter door de locatie de fout gemaakt en de organisator in het gelijk gesteld.
Kwestie 2: Gelden algemene voorwaarden bij ondernemingen boven de 50 werknemers?
In het verlengde van bovenstaande kwestie, geldt dat een uitzondering wordt gemaakt wanneer de organisator een grote onderneming betreft met meer dan 50 werknemers. Stel dat een grote organisatie aangeeft de algemene voorwaarden niet te hebben ontvangen, dan kan deze op grond van de wet niet in verweer komen. Reden is volgens de wetgever dat een bedrijf van deze omvang professioneel genoeg is en daardoor niet deze extra bescherming geniet. Simpel gezegd; dan had je deze zelf maar moeten opvragen.
Belangrijk detail daarbij: deze regel geldt niet zodra de overeenkomst gaat over een dienstverlening in plaats van de verkoop van een product. Verhuurpartijen, catering en dergelijke gelden als dienstverlening. Op maat gemaakte decorstukken (die je afneemt), give aways et cetera gelden als verkoop van een product.
Wat betreft het ‘meesturen van algemene voorwaarden’ is het advies deze altijd als document mee te sturen met de offerte en overeenkomst. Als je doorverwijst naar een online document, dan kan bij een rechtszaak de vraag worden gesteld of je kunt bewijzen welke versie van het online document ten tijde van versturen van toepassing was.
Kwestie 3: Geldt aansprakelijkheid door opgelopen gehoorschade?
Een bezoeker van een event stelde de locatie waar het event werd gehost (dus niet de organisator van het event) aansprakelijk voor geleden gehoorschade op basis van onrechtmatige daad. Daarbij geldt als uitgangspunt dat de bezoeker moet aantonen dat er a) een onrechtmatige daad is gehandeld (oftewel, er was luidere muziek dan toegestaan) en b) dat hij/zij als gevolg daarvan tinnitus heeft opgelopen. Vooral dat laatste is lastig te bewijzen, want hoe toon je dat het specifiek dit evenement was waardoor de gehoorschade is ontstaan. In dit specifieke geval is door de bezoeker geen gevolg gegeven aan de kwestie.
Voor jou als organisator of locatie is het belangrijk dat je gedurende het event het geluidsvolume goed meet en hiervan verslag doet als bewijs.
Aansprakelijkheid op het gebied van alcoholgebruik; je bent als locatie of organisator niet aansprakelijk als een bezoeker met te veel alcohol de locatie verlaat. Immers is het allereerst de verantwoordelijkheid van de persoon zelf om niet te veel alcohol te nuttigen als die nog moet auto rijden. Daarnaast weet je niet of deze persoon een taxi heeft geregeld. Wel mag je als organisator, locatie (en als werkgever) iemand aanspreken en hem of haar alcohol weigeren als die persoon te dronken is.
Kwestie 4: wanneer is iets officieel vastgelegd en kan je je daarop beroepen?
Er is vaak veel mail- en telefoonverkeer tussen een organisatie en bijvoorbeeld een locatie of bureau. Daarin wordt over bepaalde elementen uit offertes alvast mondeling of per mail overeenstemming gevonden, terwijl andere zaken nog moeten worden besproken. In deze kwestie was er nog geen consensus over de f&b, maar ‘zou het event in ieder geval wel worden georganiseerd’. Op gegeven moment geeft de opdrachtgever aan dat het event niet doorgaat en kwam er een discussie op gang of er wel of geen overeenkomst was. Bij geen overeenkomst, gelden immers ook geen annuleringsvoorwaarden.
Volgens de wet geldt het volgende: de organisatie heeft gerechtvaardigd vertrouwen gegeven dat er een overeenkomst tot stand is gekomen of gaat komen. In dit geval kon de locatie een schadevergoeding vorderen alsof er een overeenkomst was die door de andere partij werd beëindigd. Breder genomen kan bijvoorbeeld ook over acht van de tien punten overeenstemming zijn bereikt, zonder dat een daadwerkelijke overeenkomst is gepasseerd. Dan geldt dat het volledige bedrag van die ‘in kannen en kruiken’-onderdelen mag worden meegenomen in de annuleringsvoorwaarden. Benoem dus heel goed wat je wel, maar ook vooral niet wilt vastleggen.
Kwestie 5: Is overmacht wel echt overmacht?
Visualiseer je de volgende situatie: Een opdrachtgever schakelt een bureau in dat een locatie vastlegt. Het bureau is daarmee de contractpartij van de locatie. Dan zegt de opdrachtgever dat het event niet doorgaat, waardoor het bureau aan de locatie aangeeft dat zij zich beroept op overmacht. Immers, de opdrachtgever laat het event niet doorgaan. De vraag is; mag je hier spreken van overmacht?
Dat hangt volledig van de omstandigheid af op basis waarvan wordt geannuleerd. Als je kijkt naar de wet, kan je concluderen dat niet iets snel tot overmacht wordt gerekend. Houd dat goed in het achterhoofd, want te vaak beroept een partij zich onterecht op overmacht. En zorg dat je tegelijkertijd alles goed op papier vastlegt. Actueel ‘onterecht gebruik van overmacht’ is het aanhalen van de oorlog in Oekraïne.
