Deadlines, draaiboeken, duizend dingen tegelijk… De eindsprint voor de zomer was heftig en precies daarom gaven we onze partners even vrijaf. Maar één vraag bleef hangen: Wat is een eventblunder waar je nog steeds van leert, of stiekem om moet lachen?
Terwijl de partners uitpuffen aan het zwembad of verdwalen in een hike door de bergen, nam het team van Event Inspiration het stokje dit keer zélf over. Van onbekend bestek tot gênante momenten bij een incentive: dit zijn onze meest memorabele missers… inclusief wijze les of bulderlach.
Jelle van Keulen (Manager Partnerships)
“Toen ik nog bij een eventbureau werkte, belde ik met een klant vanuit de auto om wat zaken over een lopend project door te nemen. Niet veel later werd ik bijna van mijn sokken gereden door een auto die geen richting aangaf. Gedreven door schrik en adrenaline volgde er een woordensalvo dat niet geschikt is voor ondertiteling. Waarna ik mijn klant hoor zeggen, ‘Ehm… dat was niet voor mij bedoeld denk ik?’ Check dus altijd even of je echt hebt opgehangen!”
Melissa Kamstra (Community Manager)
“Tijdens corona organiseerde ik een wandel-talk event in de natuur, met silent disco-koptelefoons. De insteek was prachtig: in het Amsterdamse Bos met een groep in stilte wandelen, terwijl iedereen via koptelefoons luisterde naar een talk over omgaan met perfectionisme.
Wat ik even vergeten was? Het Amsterdamse Bos ligt onder een vliegroute, dus er vlogen ontzettend veel vliegtuigen over. En dan liet de techniek me ook nog in de steek, want de koptelefoons vielen tijdens de wandeling uit. Ik moest snel improviseren. We vonden een rustige plek, gingen in een kring zitten en voerden daar het gesprek. En het werd fantastisch. Juist omdat het niet volgens plan ging en daardoor imperfect was. Deelnemers gaven na afloop aan dat ze het ontzettend krachtig vonden om te zien hoe ik omging met tegenslagen. Het thema kwam daardoor meer binnen dan welke talk ook had gekund.
Wat ik leerde? Dat je als organisator niet alleen het programma neerzet, maar ook het voorbeeld bent. Hoe jij omgaat met de chaos, bepaalt de toon van het event. Soms is de grootste winst niet te vinden in vlekkeloze uitvoering, maar in hoe je omgaat met wat er niet vlekkeloos verloopt. Blunders zijn pijnlijk op het moment zelf, maar goud waard als je ze durft te analyseren. En juist in de eventbranche, waar creativiteit en improvisatie de sleutel zijn, is het belangrijk dat we niet alleen successen delen, maar ook onze missers. Daar zit de échte groei.”
Sanne Rooijakkers (Accountmanager Partnerships)
“Tijdens een groot sit-down diner in de Jaarbeurs hadden we 3.000 Chinese gasten. De beste sales vertegenwoordigers van een groot bedrijf kregen namelijk een trip naar Europa cadeau. Alles was keurig netjes ingedekt. Het zag er heel feestelijk uit. Alleen.. zij hadden nog nooit met bestek gegeten. Dat gaf hilarische taferelen. En een inzicht dat je je altijd goed in de doelgroep moet verdiepen.”
Bas Veldkamp (Hoofdredacteur)
“Ik heb in al die jaren talloze events georganiseerd en zeker in de eerste jaren genoeg blunders gemaakt, zoals per ongeluk de interne kosten van een event (inclusief marges) naar een opdrachtgever sturen of een spreker die op de video een stuk beter overkwam dan op het podium. Maar de grootste blunder is toch wel dat ik ‘als broekie’ (ahum, check de foto) voor een incentive naar het Midden-Oosten een grote pallet vol Hollandse etenswaren en decoratie had meegenomen voor ‘een Hollandse oase’ midden in de woestijn. Alleen was ik vergeten het douaneformulier juist in te vullen, waardoor de overijverige beambte de goederen niet wilde doorlaten. Met het besef dat 700 gasten volgens het programma een dag later toch echt in die oase zouden moeten staan, zat er maar één ding op. Wat dat was? Laten we zeggen dat de beste man zijn vrouw die avond bij thuiskomt op een mooie vakantie kon trakteren.”
