Zo kies jij het juiste format voor jouw online event
”Ik wil een ‘De Wereld Draait Door’ format”, riep iedereen toen men voor het eerst ging nadenken over online events. Als er dan werd ingezoomd op de (hoge) kosten van een dergelijk event met bijbehorende studio, haakte men al snel af. Gelukkig zijn er zijn veel meer goede formats. Hoe bepaal je wat het beste aansluit bij jouw online event?
Waarom en voor wie?
Begin allereerst eens bij de doelstelling en doelgroep. Wat wil je bereiken met je event en voor wie organiseer je het? Een goede doelstelling is concreet en meetbaar, gebaseerd op het gedrag van jouw deelnemers. Marketing events zullen meer gericht zijn op het aantrekken van nieuwe klanten of het verhogen van de omzet bij bestaande klanten en gaan interne events eerder over betrokkenheid of een betere samenwerking. Het maken van goede doelstellingen wordt vaak overgeslagen. Zonde, want hoe kun je nu bepalen of het event een succes was?
Wil jij hulp bij het formuleren van jouw doelstellingen? Gebruik de Event Blueprint!
Een goede doelgroepomschrijving
Wat weet jij van de doelgroep van jouw online event? Wat zijn de interesses? Zakelijke uitdagingen? En hoe draagt jouw event bij aan de ambities van de doelgroep? Deze vragen bepalen of iemand zich aanmeldt voor het event of niet. De antwoorden vind alleen als je verder gaat dan een demografische omschrijving (70% vrouw, hoogopgeleid, Randstad). Verdiep je dus in de doelgroep en verplaats je in hun behoeften. Weet je niet wat ze nodig hebben? Begin dan eerst met vragen. Benader potentiële kijkers en vraag hen waar ze behoefte aan hebben. Alleen dan kun je zorgen voor een ijzersterk concept, passend format en gerichte communicatie.
“Een format is pas goed als het aansluit bij je doelgroep en doelstelling“
De inhoud is leidend
Wanneer je duidelijk hebt wat je met dit event wil bereiken en wie je doelgroep is, kun je de inhoud van het programma bepalen. Net als bij alle andere vormen van communicatie is de inhoud leidend en volgt de vorm. Denk goed na over de boodschap of ervaring die je wilt overbrengen aan het publiek. Wat wil je dat hen bijblijft? Wie komt er aan het woord? Welke elementen wil je laten zien?
Voorbeelden populaire formats
Zodra het doel, de doelgroep en de inhoud vaststaan, kun je bepalen welk format het meest geschikt is. Voor online events zijn de volgende formats populair:
Keynote – (bekend voorbeeld is TED): één spreker vertelt een verhaal. Meestal volgen meerdere sprekers achter elkaar.
‘Iedereen op locatie’ – laagdrempelige setting, waarbij de host in gesprek gaat met één of meerdere mensen, die zich ieder op een eigen locatie bevinden.
Verslag – registratie van een live event, zoals een concert of een bijeenkomst (bijvoorbeeld een persconferentie of productpresentatie).
Studio nieuws uitzending – balie, met daaraan 2 of 3 mensen die met elkaar in gesprek gaan, onder begeleiding van een presentator.
Interview – gast wordt geïnterviewd over een bepaald onderwerp of thema.
Talkshow – een rondetafelgesprek in een DWDD-achtige setting. Een studio met verschillende tafelgasten. Goed geschikt voor publieksinteractie.
Kampvuurgesprek – een intieme setting waar mensen met elkaar in gesprek gaan in huiselijke setting (op dezelfde locatie). Het liefst een echt kampvuur uiteraard.
Houd bij de keuze van het format in het achterhoofd dat de keuze van je presentator bepalend is voor het event. ‘Beeldervaring’ is een specifieke skill, die niet elke dagvoorzitter of spreker bezit. Ga ook na of jouw sprekers zich comfortabel voelen voor de camera, want zenuwachtige mensen zijn vaak een reden om af te haken.
De finetuning
Na het kiezen van het format voor jouw online event, is het tijd om na te denken over de finishing touch, zoals de omgeving van presentator en spreker. Zitten ze in dezelfde ruimte? Wordt er geschakeld met externe locaties? Is de setting informeel met relaxte stoelen of wat actiever, met krukken achter een hoge tafel. Worden er presentaties getoond, of andere beelden voor visuele ondersteuning? Hoe komen die in beeld? Is er live publiek, in de ‘studio’ of thuis? En heb je ook nagedacht over de aankleding (decoratie, planten, lampen, etc.)? Zorg in alle gevallen voor een uitgebreide doorloop, bekijk hoe de sprekers, de presentaties en de omgeving eruit ziet op beeld en zorg voor goede belichting en geluid. Onthoud, je bent ‘televisie aan het maken’: hier komen andere uitdagingen bij kijken dan bij fysieke events!
Lees ook: Behaal eventdoelstellingen en ROI door registratie en communicatie