Behaal eventdoelstellingen en ROI door registratie en communicatie
Hoe zorg jij ervoor dat jouw (zakelijke) events minder ad hoc worden ingestoken? En hoe bepaal je uiteindelijk de ROI van een event? De budgetten zijn in veel gevallen te hoog om te zeggen: “We hebben er heel hard aan gewerkt, dus we zijn tevreden”. Je wilt er zeker van zijn dat iedereen dezelfde richting op wil met het event.
Dit klinkt eenvoudig, maar nog (te) vaak gebeurt het dat de doelstellingen van een event niet helder zijn, waardoor het bepalen van het succes en de ROI onmogelijk is. Zonde, want je doelstellingen vormen de basis voor het opzetten van de complete registratie en communicatie – en voor het meten van de resultaten achteraf.
Stappenplan voor goede ROI
- Doelstellingen
- Doelgroepanalyse
- Concept en design
- Een pakkende uitnodiging
- Vlekkeloze registratie
- Persoonlijke communicatie
- Soepele check-in
- Evaluatie
Doelstellingen: bepaal samen het succes van het event
Een goede doelstelling gaat over het meetbare gedrag van je doelgroep binnen afzienbare tijd, het liefst niet langer dan twee tot vier weken na het event. Want gedragsverandering is wat je met een event wilt bereiken. Maak de doelstellingen SMART, bijvoorbeeld ‘15% van de deelnemers neemt binnen twee weken contact op voor meer informatie’ of ‘alle werknemers presenteren binnen een week hun nieuwe plannen voor project X’. Door de doelstellingen vooraf te bespreken met alle stakeholders komen eventuele knelpunten naar boven. Dit is het moment om ze te bespreken – want als je eenmaal gestart bent is er vaak geen weg meer terug.
Doelgroepanalyse: verdiep je in de doelgroep
Wie is je doelgroep? Wat drijft deze mensen? Wat zijn hun interesses? Wat zijn hun uitdagingen? Waar worstelen ze mee? Hoe kun jij hen daarbij helpen? Waarom zouden ze wel of niet naar het event willen komen? Stel jezelf deze vragen en schrijf de antwoorden zo gedetailleerd mogelijk uit. Als je de uitdagingen en ambities van jouw doelgroep begrijpt, wordt het schrijven van een persoonlijke uitnodiging en het samenstellen van het programma zoveel makkelijker! Kom je er niet helemaal uit? Jouw collega’s van marketing of HR hebben vaak veel informatie over de doelgroep. En hoe meer events je doet, hoe meer je over je doelgroep te weten komt.
Concept & design: Hoe unieker, hoe meer betrokkenheid
Bedenk een concept dat aansluit bij de doelstellingen en doelgroep van je event. Met een uniek design laat je zien dat dit event geen 13-in-een-dozijn is, maar écht de moeite van het bezoeken waard. Dus pluk geen willekeurige foto’s van internet, maar geef je ontwerp de aandacht die het verdient. Je doelgroep voelt dit en zal zich direct meer betrokken voelen. Vergeet niet: hoe speciaal jouw event ook is, je vraagt tijd van je doelgroep. Zij moeten het event inpassen in hun drukke werkleven, dus maak het de moeite waard!
Uitnodiging: schiet met scherp bij het uitnodigen van gasten
Jouw genodigden hebben slechts enkele seconden nodig om te bepalen of ze wel of niet geïnteresseerd zijn in het event. En kort gezegd zitten zij niet te wachten op lange, saai ogende mails met een algemene omschrijving. Bovendien komen er gemiddeld 50 mails per dag binnen, het is dus aan jou om op te vallen en jouw boodschap vlijmscherp te verwoorden. Door de uitgebreide doelgroepanalyse weet je precies waar ze behoefte aan hebben en wat de uitdagingen zijn. Je doet met je event een belofte aan je doelgroep. Neem deze propositie duidelijk mee in de eerste alinea van jouw uitnodiging en maak duidelijk waarom ze het event niet mogen missen. Als de mail er dan ook nog knap uitziet, is de kans dat iemand zich registreert vele malen groter.
Vlekkeloze registratie: zorg voor aanmelden zonder moeite
Niemand vindt het fijn om lange formulieren in te vullen, dus maak het jouw genodigde zo makkelijk mogelijk. Bijvoorbeeld door bekende gegevens al vooraf in te vullen, zodat alleen specifieke event-informatie aangevuld hoeft te worden. Stel alleen de vragen die echt noodzakelijk zijn en zorg dat het proces duidelijk is. Hoe werkt het met deelsessies? Mag je genodigde iemand meenemen? Uiteraard bied je een duidelijke afmeldmogelijkheid. Het registratieformulier is daarnaast een uitgelezen kans om de verwachting van je doelgroep te toetsen. Vraag hen wanneer het event voor hen een zou succes zijn en gebruik deze input om je programma af te stemmen op de behoeften.
Persoonlijke communicatie: de weg naar het event
Jij als organisator besteedt zoveel tijd aan het event, dat je haast zou vergeten dat jouw genodigden er nauwelijks mee bezig zijn. Het is slim om hen regelmatig aan het event te herinneren. Dat kan met korte persoonlijke mails en een event website die altijd up-to-date is. Enthousiasmeer je deelnemers over het programma, voorzie ze van praktische informatie en deel de gastenlijst zodat ze kunnen zien wie er nog meer komt. Door alle (update) mails zo persoonlijk mogelijk te maken vergroot je de betrokkenheid en verklein je de kans op no-show.
Inchecken: real-time inzage in je opkomst
Er is niets zo spannend als de opkomst van het event. No-show is nooit helemaal te voorkomen, maar je kunt er wel voor zorgen dat je weet wie er al binnen is en wie je nog kunt verwachten. Als je real-time inzage hebt in de opkomst kun je bepalen wanneer je het programma kunt starten. Gelukkig zijn er handige, goedkope, geautomatiseerde oplossingen die zorgen voor een duidelijk overzicht, zodat jij niet bij de deur hoeft te staan met een Excellijst of ouderwetse barcodescanners. Geef je deelnemers een e-ticket dat je kunt scannen met een smartphone of tablet. De deelnemers kunnen dit ook zelf doen, zodat je een volledig contactloze en veilige oplossing kunt bieden.
Evaluatie: bepalend voor het succes
Natuurlijk, complimentjes van enthousiaste bezoekers zijn altijd fijn om te horen. Maar als het goed is ben je ook benieuwd wat je de volgende keer beter kunt doen. Hier kom je achter door een (korte) enquête te sturen, het liefst zo snel mogelijk, zodat event nog vers in het geheugen van de deelnemers zit. Stel alleen vragen waar je echt iets mee kunt: meet het enthousiasme met de Net Promoter Score (NPS) en toets de doelstellingen toetsen door middel van een stelling (‘Dit event heeft bijgedragen aan…’). Skip de vragen over catering, locatie en parkeergelegenheid en vervang ze door de vraag: wat ging goed, wat kon beter? Zet de enquête een paar dagen voor het event al klaar, zodat je meteen kunt verzenden.
Conclusie doelstellingen vormen de basis voor een succesvol event
Het formuleren van doelstellingen en een grondige doelgroepanalyse vormen de basis voor een succesvol event. Ze geven sturing aan persoonlijke communicatie, soepele registratie en check-in. Door jouw doelgroep persoonlijke aandacht te geven en met ze in gesprek te blijven vergroot je de betrokkenheid. Uiteindelijk meet je eenvoudig met een enquête of dit daadwerkelijk gelukt is. De inhoudelijke feedback kun je gebruiken voor een volgend event, zodat je steeds beter aansluit bij de behoeften van je doelgroep. Om al deze dingen in te richten, kun je het beste gebruik maken van professionele software, die speciaal is ingericht voor events.