Wat kost het inhuren van een zakelijk evenementenbureau?
Een event is een prachtige en krachtige gelegenheid om mensen en merken dichter bij elkaar te brengen en een boodschap met impact over de bühne te brengen. Als je het goed aanpakt, is het event een investering in je medewerkers of relaties en krijg je er als merk of organisatie veel voor terug. Zakelijke evenementenbureaus begrijpen dit en helpen je om van jouw evenement een waardevol communicatiemoment of marketinginstrument te maken. Maar wat kost het inhuren van een professioneel evenementenbureau? Ik zal deze vraag stapsgewijs beantwoorden.
Definitie zakelijk evenementenbureau anno nu
Een event agency (om het even wat populairder te noemen) is in staat om vanuit de doelstellingen van de opdrachtgever een vertaalslag te maken naar een (creatief) eventconcept, het bijbehorende programma én het communicatieplan. Vervolgens kan het bureau het plan uitvoeren en het evenement organiseren.
Live, online en hybride events
Wat is een zakelijk evenement? Onder de noemer ‘zakelijk evenement’ versta ik corporate events, brand events en congressen. Fysieke bijeenkomsten met een zakelijke doelstelling, waar de gasten op een plek samenkomen. Inmiddels, aangejaagd door corona, is de definitie van ‘plek’ veranderd: steeds meer events vinden online of in hybride vorm plaats. In het laatste geval kunnen gasten ervoor kiezen om fysiek of online aanwezig te zijn. Ook voor online of hybride events kun je bij de meeste zakelijke evenementenbureaus terecht.
Wat levert het externe bureau op?
Professionele bureaus zorgen ervoor dat het evenement jou meer oplevert, en misschien wel minder kost. Zij weten hoe de hazen lopen en waar Abraham de mosterd haalt, om maar wat old-school adagia te gebruiken. Ze komen met dat onweerstaanbare idee, behoeden je voor valkuilen, kennen betrouwbare partners, weten waar interessante deals gemaakt kunnen worden en hebben vaak scherpe prijs- en kwaliteitsafspraken met leveranciers. Maar bovenal: een goede agency zorgt echt voor ROI van je event en verdiend zichzelf terug.
Maar toch, wat kost nou zo’n bureau?
Eerlijk gezegd is daar is niet één antwoord op te geven. Er zijn verschillende manieren waarop bureaus hun geld verdienen. De meest voorkomende rekenmodellen waarmee evenementenbureaus werken:
1. Uurtje factuurtje
Heerlijk transparant, maar soms wel even schrikken. Want als je een bureau vraagt om volledig transparant te zijn en enkel inkomsten uit bestede uren te genereren, dan zal ook ieder uur berekend moeten worden. Dat valt soms tegen, omdat een evenement organiseren simpelweg ontzettend veel tijd kost. Met een congres is een eventmanager zo maar 200 tot 300 uur bezig. En kijk niet vreemd op als er voor een groot personeelsfeest (paar honderd bezoekers) 120 tot 150 uur begroot wordt. Realiseer je bijvoorbeeld dat alleen al de opbouw, uitvoering en afbouw op locatie soms al twee a drie dagen werk is.
Gangbare uurtarieven van bureaumedewerkers zijn:
Strategie, creatie € 125,- tot € 150,-
Senior projectmanagement € 85,- tot € 100,-
Junior projectmanagement € 60,- tot € 75,-
2. Hybride
Deze vorm zie ik in de praktijk veel terug. Het bureau budgetteert een bedrag voor het concept/idee en een x-aantal uur voor de organisatie. Vervolgens berekenen ze een agency fee over alle (netto) inkoop derden (techniek, catering, locatie etc.). Dit doen ze omdat het bureau meestal ook verantwoordelijk is voor alle inkoopcontracten en juridische zaken met leveranciers en het financieel management verzorgd (aanbetalingen, factuurcontroles, borgstellingen etc.). Een gangbare vergoeding voor deze administratieve, juridische werkzaamheden én voorfinanciering is 5% tot 10% over alle inkoop derden.
3. Gesloten calculatie
Bij deze vorm maakt het bureau een begroting op hoofdlijnen en neemt het de verantwoordelijkheid om het afgesproken programma te leveren voor de vooraf bepaalde prijzen voor locatie, techniek, catering, content etc. Het kan zelfs zo zijn dat het evenement wordt aangeboden voor een all-in prijs per persoon, bijvoorbeeld € 149,- per persoon. Het bureau geeft aan wat hierbij inbegrepen is. Als opdrachtgever koop je een ‘pakket’ voor een pakketprijs. Uit branchegegevens blijkt dat bij deze vorm het bruto bureau inkomen (BBI) gemiddeld 20% tot 30% is.
Conclusie
Een bureau inhuren kost geld maar levert je als het goed is veel op. Grofweg kan je stellen dat het inhuren van een extern bureau 15% tot 30% van de totale begroting vergt, afhankelijk van de scope van de werkzaamheden, het soort evenement, aantal gasten etc.
Mijn advies: vraag je bureau hoe zij hun geld verdienen en wat je daar als opdrachtgever voor terug krijgt. Je kan overigens ook met het bureau overleggen welke werkzaamheden je liever zelf doet. Succes!