Proefeten: nonsens of noodzaak?
Voorafgaand aan sommige evenementen wordt een zogenaamd ‘proefeten’ ingepland; daarbij gaat de opdrachtgever het menu proeven bij de cateraar om zeker te weten wat de gasten tijdens het event voorgeschoteld krijgen.
Bij een ‘proefeten’ gaat het over:
- Proeven van gerechten
- Beoordelen presentatie
- Nadere kennismaking & ervaren gastvrijheid
Uiteindelijk komt het neer op het creëren van vertrouwen en het managen van verwachtingen.
In principe mag je ervan uitgaan dat je in het offertetraject de juiste vragen hebt gesteld en een goede keuze hebt gemaakt qua cateraar op basis van alle antwoorden en informatie. Afhankelijk van het type event, ervaring, het selectieproces en je persoonlijke voorkeur kies je voor het wel of niet inplannen van een proefeten. Nonsens of noodzaak is dus event- en persoonsafhankelijk.
Welke do’s & don’ts kunnen je helpen bij het proefeten?
1. Ga niet met te veel mensen proefeten
Smaken verschillen en te veel meningen aanhoren werkt vertragend en verwarrend. Neem een collega mee die het evenement én de doelgroep goed kent en hou het op maximaal twee personen.
2. Bespreek vooraf welke items je wil proeven
Als het een evenement betreft met lunch, pauze, borrel en diner is het onmogelijk om alles in de juiste portionering te proeven.
3. Bespreek vooraf portionering
Heb je de behoefte om veel verschillende items te proeven? Bespreek dan de portionering zodat onnodige verspilling wordt voorkomen. De cateraar kan bijvoorbeeld 1 presentatiebord opmaken en daarnaast kleiner proefporties serveren.
4. Verplaats je in de doelgroep
Uiteraard is je eigen smaak belangrijk maar uiteindelijk is het een feit dat je een keuze maakt voor een grote groep. Man, vrouw, jong, oud, nationaliteit; het zijn allemaal aspecten die een rol spelen.
5. Realiseer je dat het proefeten geld kost
Wees kritisch en bereid je voor. Het is geen gezellig teamuitje. Een cateraar zal in sommige gevallen de kosten doorbereken. Wees je daarvan bewust.
6. Spreek je uit
Dit is het moment om feedback te geven of twijfel te bespreken over gerechten, presentatie, etcetera. Onuitgesproken verwachtingen zijn lastig om te managen. Wees eerlijk en maak je behoeften kenbaar. Dit leidt tot het beste resultaat.
7. Maak foto’s
Je mag als opdrachtgever verwachten dat de presentatie en smaak op het evenement gelijk zijn aan het proefeten. In de meeste gevallen maakt de cateraar in de keuken foto’s van de gerechten. Check of dit gebeurt of maak gerust zelf foto’s.
8. The sky is the limit
Natuurlijk kan het servies aangepast worden. Uiteraard kan er truffel op de pasta. Het is verstandig om bij aanpassingen een nieuwe bevestiging te ontvangen zodat alles goed op papier staat en eventuele extra kosten ook voor iedereen duidelijk zijn.
9. En uiteindelijk: ‘the real thing’
Als opdrachtgever spreek je jouw wensen en verwachtingen uit. Als professionele cateraar geef je aan of dit wel of niet mogelijk is binnen de gegeven kaders. Waardeer elkaars expertise. Zo kom je tot het beste resultaat!