Het maken van afspraken met een opdrachtgever of toeleverancier. Het is lastiger dan gedacht!
Bij het aannemen van een opdracht ligt veelal de nadruk bij het uiteindelijke resultaat. Je wilt dat de opdrachtgever een goed gevoel overhoudt aan het evenement. De kans bestaat dan dat je snel van start wilt gaan met de praktische kant van een evenement, namelijk de organisatorische kant. De reden daarvoor is dat je daar ook goed in bent.
Wat dan veelal over het hoofd wordt gezien, is dat er aan de voorkant duidelijk afspraken gemaakt moeten worden, zodat daarover achteraf geen discussie kan ontstaan. Het maken van duidelijke afspraken hoeft geen boekwerk op te leveren. Waar moet je op letten bij het maken van de afspraken? Ik licht een aantal toe.
Partijen
Het lijkt logisch, maar vermeld duidelijk welke partij de opdrachtgever is. Met andere woorden: vermeld de juiste naam en rechtsvorm van de opdrachtgever. Wanneer er meerdere opdrachtgevers zijn, vermeld dan ook alle opdrachtgevers afzonderlijk als partij. Uitgangspunt is dan dat alle opdrachtgevers hoofdelijk verantwoordelijk zijn te houden.
Mag de partij die tekent ook daadwerkelijk tekenen?
Controleer of de persoon die namens de opdrachtgever tekent, ook bevoegd is om te tekenen. Check in het handelsregister of de betreffende persoon vertegenwoordigingsbevoegd is. Is de betreffende persoon niet opgenomen in het handelsregister, check dan of die persoon gevolmachtigd is op namens de opdrachtgever te tekenen. Is de persoon niet vertegenwoordigingsbevoegd of is niet gevolmachtigd, dan kan de opdrachtgever zich op het standpunt stellen niet rechtsgeldig te zijn vertegenwoordigd waardoor er geen overeenkomst tot stand is gekomen.
Considerans (in aanmerking nemende dat)
Neem in de afspraken op wie partijen zijn (lees: wat partijen doen) en waarom partijen een overeenkomst sluiten (wat is het doel). Mocht er discussie komen over afspraken, dan kun je op die manier kleuring geven aan een bepaalde uitleg. Immers, wanneer de opdrachtgever een professionele partij is die in het verleden regelmatig opdracht heeft gegeven voor het organiseren van een evenement, dan mag van die partij worden verwacht dat zij rekening moet houden met bepaalde gevolgen of een bepaalde uitleg van een artikel.
Opnemen wat je doen, maar ook belangrijk wat je niet doet
Het is belangrijk om duidelijk te omschrijven welke werkzaamheden je gaat verrichten. Echter, wat vaak wordt vergeten is om ook op te nemen wat je niet doet. Dat hoeft wederom geen boekwerk te worden.
Belangrijk is om op te nemen waarvoor de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor is, zoals bijvoorbeeld (i) artiesten, (ii) catering, (iii) sprekers, (iv) etc. Wanneer daaromtrent iets niet goed gaat, kan de opdrachtgever niet met de vinger naar de organisator wijzen. Immers, de opdrachtgever is daarvoor zelf verantwoordelijk.
Algemene voorwaarden
Je wenst graag dat je eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn. De opdrachtgever wenst veelal dat haar algemene inkoopvoorwaarden van toepassing zijn. Vaak zien deze inkoopvoorwaarden niet op het inkopen van hulp bij het organiseren van een evenement, maar op inkoop van bestanddelen van het product dat de opdrachtgever verkoopt aan anderen. Dat laatste kan en haakje zijn om de opdrachtgever te laten inzien dat haar inkoopvoorwaarden niet van toepassing kunnen worden verklaard.
Wanneer de opdrachtgever wel wenst dat haar inkoopvoorwaarden gelden, ga dan met de opdrachtgever in gesprek. Als oplossing voor de organisator, zou je bepaalde artikelen in de eigen algemene voorwaarden kunnen laten opnemen in de overeenkomst. Tenzij anders overeengekomen, prevaleert hetgeen in de overeenkomst is opgenomen ten opzichte van hetgeen in de algemene voorwaarden is opgenomen. Op die manier is(een deel van hetgeen is opgenomen in de eigen algemene voorwaarden toch nog van toepassing.
Resumerend
Besteed zeker de nodige aandacht aan de niet inhoudelijke werkzaamheden voor een evenement. Doe je dat, dan voorkom je daarmee achteraf onnodige nadelige verrassingen.
Bron: Marxman Advocaten