Annulering of toch ontbinding? Wel of geen overmacht? Het juiste antwoord heeft grote gevolgen

Feiten en omstandigheden

In januari 2021 zou op de locatie een evenement plaatsvinden. Dit betreft een congres/ beurs waarbij bedrijven/ organisaties die werkzaam zijn in de infrasector elkaar ontmoeten en informatie met elkaar delen.

Een organisator verricht werkzaamheden in deze sector en heeft zich op 21 oktober 2019 via een deelnameformulier ingeschreven voor het event  en standruimte en een zogenoemd marketingserviceparket gereserveerd.

Op de achterkant van het deelnameformulier staan de algemene voorwaarden voor de huur van standruimte (hierna: de algemene voorwaarden) van de locatie gedrukt. In de algemene voorwaarden is onder andere het volgende opgenomen:

“Indien deelnemer op enig moment zou annuleren, dan leidt zulks niet tot ontheffing van zijn plicht tot daadwerkelijke participatie en betaling.

(…)

3. Overmacht

Verhuurder behoudt zich het recht voor in geval van overmacht (in Nederland conform art. 6:75 BW) de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden, in welk geval deelnemer geen aanspraak kan maken op vergoeding van schade in welke vorm dan ook. Onder overmacht wordt verstaan iedere buiten de schuld van verhuurder ontstane en niet voor verhuurdersrisico komende tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, ongeacht of die omstandigheid ten tijde van het sluiten van de overeenkomst te voorzien was. De overeenkomst zal dan middels een schriftelijke bevestiging van verhuurder ontbonden zijn, met inachtneming van het volgende:

1. Vindt de beurs/het evenement om voormelde reden geheel geen doorgang, dan worden de inschrijvingen en eventueel reeds geschiede vaststellingen van standruimten als vervallen beschouwd en zullen de door deelnemer reeds gedane betalingen ter zake van de standhuur worden gerestitueerd onder aftrek van de reeds voor verhuurder ontstane kosten, die geheel of gedeeltelijk over deelnemers naar evenredigheid op basis van de standruimte welke was gehuurd, kunnen worden omgeslagen. Deze restitutie zal geschieden binnen zestig (60) dagen na het besluit de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden.
2. Indien verhuurder, anders dan in geval van overmacht, besluit de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden, hetgeen ter vrije beoordeling van verhuurder is, dan zal verhuurder dit uiterlijk vier (4) weken voor aanvang van de beurs/het evenement aan deelnemer meedelen. De overeenkomst zal na een schriftelijke verklaring ontbonden zijn; deelnemer heeft dan recht op restitutie van de volledige standhuur, zonder dat enige schadeplichtigheid voor verhuurder ontstaat.”

Per factuur van 6 september 2020 heeft de locatie een bedrag van € 17.175,95 (inclusief btw) bij de standhouder in rekening gebracht voor de huur van de standruimte en het  marketingservicepakket. De betalingstermijn voor deze factuur bedroeg 30 dagen.

Per e-mail van 5 november 2020 heeft de locatie aangekondigd dat het evenemnt  in een hybride vorm (deels fysiek en deels digitaal) zou gaan plaatsvinden.

Per e-mail van 6 november 2020 heeft de standhouder het volgende aan de locatie geschreven:

“Zoals reeds telefonisch besproken, stuur ik jou hierbij de bevestiging dat ik namens ‘standhouder’ en ‘…’ het evenement afzeg. Beide bedrijven het niet eens zijn met de door ‘de locatie’ voorgestelde 30% regeling en zij willen de boeking voor ‘het evenement’ hierbij afzeggen zonder enige aansprakelijkheid te aanvaarden. En wel om meerdere redenen:

Onlangs heeft de locatie besloten dat ‘het evenement’ nu door gaat met ca. 30% van de standhouders en in een hydride vorm. Deze vorm en uiting van ‘het evenement’ is niet van hetzelfde kaliber waarvoor ca. 1,5 à 2 jaar geleden geboekt is. Ook willen beide bedrijven geen risico lopen met het personeel, dat zij naar ’het evenement’  sturen voor opbouw en stand bezetting en dat zij door extra contactmomenten extra risico lopen om besmet te raken met het covid-19 virus.” 

Uiteindelijk kon het evenement niet doorgaan en de standhouder heeft de factuur niet betaald.

Rechtszaak

Vordering vanuit de locatie

De locatie vordert betaling van een gedeelte van de factuur. Als onderbouwing stelt de locatie dat vanwege de overheidsmaatregelen die zijn afgekondigd het evenement in eerste instantie in hybride vorm kon plaatsvinden, maar uiteindelijk geen doorgang (meer) kon vinden. Aangezien het afgelasten van het evenement voortvloeit uit een overmachtssituatie, is de standhouder ertoe gehouden om – op grond van artikel 3a van de algemene voorwaarden – de reeds ontstane kosten aan de locatie te vergoeden.

Verweer Bstandhouder

De standhouder is het niet eens met de vordering van de locatie. De standhouder stelt dat zij buitengerechtelijk heeft ontbonden, omdat de locatie de overeenkomst eenzijdig had gewijzigd. Op het moment van de eenzijdige wijziging, kon de locatie de stand wel ter beschikking stellen, zodat er geen sprake was van een overmachtsituatie.

Oordeel rechtbank

Buitengerechtelijke ontbinding

Hoewel de standhouder niet in haar mail het woord ‘ontbinden’ of ‘ontbinding’ heeft gebruikt, gaat de rechtbank ervan uit dat de standhouder wel heeft bedoeld om de overeenkomst te ontbinden. Dit, nu de standhouder in haar mail heeft uitgelegd waarom zij van de overeenkomst af wil. Die omstandigheden passen bij een beroep op ontbinding.

Kon buitengerechtelijk worden ontbonden?

De rechtbank oordeelt dat buitengerechtelijk ontbonden kon worden. De reden daarvoor is dat de locatie zelfstandig (nu een deel hybride evenement niet nodig was op grond van overheidsmaatregelen) heeft besloten de aard van het evenement te wijzigen. Die wijziging levert een tekortkoming op, waardoor de overeenkomst kon worden ontbonden.

Beroep op overmacht kan van slagen?

De locatie heeft een beroep op overmacht gedaan. Er gold geen overmachtsituatie.

Mocht er wel sprake zijn geweest van een overmachtsituatie, dan had dit geen invloed op de mogelijkheid om te ontbinden. Overmacht zorgt er niet voor dat geen beroep op ontbinding meer mogelijk is.

Resultaat

De vordering van de locatie wordt afgewezen, omdat voor de standhouder geen betalingsverplichting meer bestond als gevolg van de ontbinding.

Lessen voor in de praktijk

Mocht er een situatie ontstaan op grond waarvan je van een overeenkomst af wil, zorg er dan voor dat je vooraf goed de mogelijkheden scherp hebt en de gevolgen van die mogelijkheden. Belangrijk daarbij is om een goede inschatting te maken van de gevolgen in positieve alsmede negatieve zin.

Als je van een overeenkomst af wilt en dit wenst te communiceren richting de andere partij, zorg er dan voor dat de communicatie helder is voor de andere partij. In de besproken rechtszaak is dit goed afgelopen voor de standhouder, maar dat had net zo goed anders kunnen zijn. Onduidelijkheid van communicatie komt als uitgangspunt voor rekening en risico van de afzender.

Mocht je als organisator wijzigingen willen doorvoeren in het contract (lees: de afgesproken prestatie), zorg er dan voor dat je onderzoekt (i) of die wijziging eenzijdig kan plaatsvinden dan wel (ii) of daarvoor de medewerking van de andere partij nodig is. Zo voorkom je dat je achteraf wordt verrast met een gemaakte keuze die nadelig blijkt te zijn.

Onderzoek of er sprake is van een overmachtsituatie en vervolgens welke opties er dan zijn wanneer daarop een beroep kan worden gedaan. Belangrijk zou kunnen zijn – afhankelijk van de afspraken – om als eerste te acteren in plaats van te wachten tot de andere partij actie onderneemt.