Een van de bouwstenen van een goed evenement is de juiste evenementenlocatie voor jouw congres, event of festival. Als je op zoek bent naar de geschikte event venue, ga je vaak ook even langs, op locatiebezoek dus! Aan de ene kant om een goede indruk te krijgen en de sfeer te proeven, aan de andere kant om met een checklist in je hand af te vinken of het aan de eisen voldoet.
Om het je makkelijk(er) te maken, geven wij je hieronder de items die niet mogen ontbreken op je checklist voor je volgende locatiebezoek.
01. Bereikbaarheid
Uit meerdere onderzoeken blijkt dat bereikbaarheid het eerste criterium is voor eventmanagers en eventplanners in de zoektocht naar een geschikte eventlocatie. Is de route ‘smooth’ en kun je er goed parkeren? Inherent daaraan: is het parkeren betaald, sta je met je voeten in de klei en is de afstand naar de evenementenlocatie niet te groot? En natuurlijk; kunnen je gasten ook met het openbaar vervoer eenvoudig bij de locatie komen? Vaak heeft een locatie zelf ook een duidelijke routebeschrijving op de website, als dat niet het geval is, kun je er zelf een maken.
Van parkeermogelijkheden tot bewegwijzering: tijdens je bezoek kun je al deze zaken op je controlelijst afvinken.
En dit is niet per se noodzakelijk voor tijdens het locatiebezoek, maar wel goed om te vragen: kun je parkeerwachten inzetten via de locatie? Good to know!
02. Ontvangst & garderobe
Je bent er! Zelf even goed ervaren hoe je bij de hoofingang komt en of dit de entree is die je voor je gasten wenst. Of zijn er nog andere ingangen? In dat laatste geval; hoe weten jouw gasten waar ze zich moeten melden? Precies, signing is key! De locatie heeft vast vaker met dit bijltje gehakt, dus vraag gerust om advies.
Dan moet je je even voorstellen hoe de gasten ontvangen worden; is er een ontvangstbalie, en is een (bewaakte) garderobe aanwezig of mogelijk? Moet je dat zelf regelen of heeft de locatie dit in huis?
Een van de grootste ergernissen is de doorstroom bij ontvangst; van aanmelden naar garderobe naar ontvangstruimte. Loopt dit lekker gestroomlijnd of staan mensen onnodig lang te wachten? Als je bij het locatiebezoek al ziet dat dit niet helemaal lekker is ingericht, vraag dan of je aanpassingen mag doen zodat je voorkomt dat jouw gasten met een negatief gevoel het event starten.
03. Ruimtes en (sub)zalen
Geen locatiebezoek zonder alle zalen gezien te hebben! Hoe zien de zalen eruit, welke opstelling is mogelijk, zijn er ook subzalen voor breakout-sessies en wat is de capaciteit per ruimte? Dat zijn veel gestelde vragen waar een locatiemanager je zeker antwoord op kan geven. Net zoals op vragen over AV, techniek, de aanwezigheid van beamers, whiteboards, verlichting, een podium of extra tafels, stoelen & aankleding. Veel locaties hebben een en ander in huis en maken ook gebruik van eigen technici. Bij sommige locaties moet je bepaalde faciliteiten en mensen inhuren.
Heb je al een programma in gedachten, bedenk dan goed wat de routing van de ene zaal naar de andere zou kunnen zijn. Logistiek is een hoofdstuk apart; je wilt geen oponthoud omdat mensen moeten zoeken naar ruimtes of – erger nog – omdat een ander gezelschap via dezelfde gangen naar een zaal moet. Maak hier goede afspraken over.
04. Catering; walking dinner of toch seated dinner?
We weten allemaal dat catering een van de belangrijkste bouwstenen van een goed event is. Bij een locatiebezoek is het dan ook niet meer dan logisch dat je de mogelijkheden bespreekt. Werkt de locatie met een vaste cateraar of preferred partners. Ben je vrij om een eigen cateraar mee te nemen? Is er een goede keuken aanwezig en hoe wordt het eten geserveerd? Met buffetten, walking dinners, gedekte tafels? Is de locatie ingespeeld op grotere groepen en komt het eten dan ook ‘warm’ aan?
05. Pauzes tijdens congres; zo relaxed mogelijk
Wanneer je een dagprogramma hebt zijn pauzes ontzettend belangrijk. En druk. Mensen willen nog snel even gebruik maken van het toilet, of een drankje nemen, roken, een belletje plegen of die belangrijke mail beantwoorden. Houd rekening met dit ‘gedrag’, en zorg ervoor dat het allemaal zo soepel mogelijk kan gaan voor je gasten; genoeg toiletten, drankjes die al klaar staan of uitgedeeld worden, een (gezonde) snack erbij, gratis wifi (en duidelijk aangegeven wat het eventuele wachtwoord daarvoor is). Maar vooral ook: goede signing!
06. Praktische zaken ook afvinken op je checklist!
Je bent nu al een heel eind op weg. Als je een goed gevoel hebt bij de locatie, de uitstraling, de bereikbaarheid en de service kun je overgaan tot de praktische zaken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je een vast aanspreekpunt krijgt! Weet wat de openingstijden zijn en of deze aansluiten op jouw planning voor op- en afbouw. Maar vooral ook: neem de offerte stap-voor-stap door met jouw contactpersoon en communiceerduidelijk. Vooral dat laatste kunnen we niet vaak genoeg zeggen: COMMUNICEER DUIDELIJK. Juist. Gezegd. En als je dat gedaan hebt, kom dan voor het evenement nog eens langs om voor de zekerheid het draaiboek samen door te lopen.