SAIL keerde dit jaar na 10 jaar terug naar Amsterdam. In opdracht van de organisatie toverde het team van Intersettle twee kille havenkades om tot bruisende SAIL Villages. Daar kwamen duizenden gasten samen voor een onvergetelijke vaartocht langs het indrukwekkende decor van SAIL 2025. Een project waar wij de trotse senior accountmanager van Intersettle, Marlou Oudeman, over spraken.
Marlou: “Wat begon als een leeg stuk asfalt in de Westhaven en Amerikahaven, moest binnen twee weken veranderen in gastvrije locaties met volledig uitgeruste paviljoens, inclusief horeca, ontvangstruimten, incheckbalies en looproutes richting de klassieke schepen”.
Twee havens, één beleving
SAIL Amsterdam is het grootste vrij toegankelijke evenement van Nederland. Het event draait voor een belangrijk deel op bijdragen van sponsoren en de ruim 2.000 vrijwilligers. Hospitality is daarbij een zeer belangrijke inkomstenbron voor de organisatie. Binnen vijf dagen werden dit jaar vanuit de SAIL Villages meer dan 38.000 arrangementen uitgevoerd. Daar werden ruim 100 klassieke schepen voor ingezet.
Om de hospitality arrangementen te coördineren werden er twee SAIL Villages gebouwd als centrale ontvangstlocaties voor alle gasten. In de Westhaven een locatie van meer dan 4000 vierkante meter en in de Amerikahaven ruim 2000 vierkante meter. Beide kregen exact dezelfde look & feel, zodat bezoekers overal dezelfde herkenbare kwaliteit en sfeer ervoeren.
Marlou: “We wilden dat iedereen – of je nu op woensdag in de Westhaven of op vrijdag in de Amerikahaven zat – dezelfde beleving kreeg. Van de ontvangst tot aan de incheckbalie, alles klopte.” Die consistentie zat ‘m niet alleen in de paviljoens en interieurs, maar in het complete plaatje. Intersettle verzorgde alles, in samenwerking met gerenommeerde partners: de aanleg van elektra, water, sanitair, hekwerk, stoffering en zelfs een strand. “Bij ons is turn key écht turn key en volledig ontzorgd”.
Het tijdelijke strand was een vondst. Het gaf de kille haven direct een nautische sfeer. “We wilden dat gasten meteen het gevoel kregen van avontuur. Alsof je op het punt stond te vertrekken op een grote reis. Bezoekers checkten in, kregen updates via schermen en liepen via het strand richting hun vertrekkade. Zo begon de beleving al ver voordat ze aan boord gingen.”
Meer dan een tentenleverancier
Waar andere partijen misschien zenuwachtig zouden worden van zoveel variabelen – leveranciers, weersomstandigheden, logistiek, kades, schepen en deadlines – heerste op locatie rust. “Iedereen wist gewoon wat hij moest doen,” zegt Marlou.
Zoals bij elk groot project van Intersettle was de projectmanager operations de spil bij de op- en afbouw. “Mitchell Tijsen was de hele periode aanwezig op locatie. Zowel voor de organisatie van SAIL als voor de leveranciers was hij het directe aanspreekpunt. Voor mij was hij mijn oren en ogen op locatie.”
“Daarnaast kunnen we altijd vertrouwen op ons ervaren team. Dat zorgt voor een soepel proces en een eindresultaat waar iedereen trots op is. Uiteindelijk leverden we de sleutel van een complete evenementlocatie op. Dat moment waarop je over de kade kijkt en alles klopt… dat is waarvoor we het doen.”
Marlou wil tot slot benadrukken dat ze de organisatie van SAIL Amsterdam erg dankbaar zijn voor deze gave opdracht en het fijne partnership. Van totale ontzorging tot creatieve inrichting en minutieuze planning: alles kwam samen in de SAIL Villages.
Beeld: Noortje Dalhuijssen Fotografie
Van onze partners
