Van doelstelling naar praktijk, hoe implementeer je toegankelijkheid in je evenementen organisatie?
Wil je de toegankelijkheid van je evenement verbeteren, en verder gaan dan een rolstoeltoegankelijk toilet? Dan raden wij je aan om je doelstelling, stappenplan en actieplan op het gebied van toegankelijkheid stevig te verankeren in je organisatie.
1. Waar begin je?
Waar sta je nu en waar wil je heen zijn twee belangrijke vragen om te beantwoorden. Afgelopen jaren is er al flink wat werk verzet op het gebied van toegankelijkheid, en nog breder diversiteit en inclusie. Wij raden je aan deze twee bronnen goed te lezen:
- De Code D&I, met veel informatie over wat het inhoudt om inclusiever te zijn als organisatie en hoe dit te implementeren.
- Specifiek toegespitst op het thema toegankelijke festivals is de “Routekaart toegankelijke festivals” 2 jaar terug ontwikkeld op initiatief van Coalitie voor Inclusie en Marianne Dijkshoorn, hierin staan vele acties aan maatregelen benoemd en kun je ter inspiratie gebruiken.
Wat is De Code Diversiteit & Inclusie?
De Code Diversiteit & Inclusie is een gedragscode van, voor en door de Nederlandse culturele en creatieve sector over diversiteit en inclusie. De code is een instrument van zelfregulering. Het doel van de code is dat de culturele en creatieve sector de brede diversiteit van de Nederlandse samenleving representeert. Een basisvereiste is dat de sector gelijkwaardig toegankelijk is voor iedereen: als maker, producent, werkende en publiek. Zo wordt de sector van iedereen. Iedereen draagt er op eigen wijze aan bij. Iedereen wordt gewaardeerd, gerespecteerd, gehoord en voelt zich thuis in de sector. Wil je weten waar jouw festival staat? Doe de gratis scan hier.
Voor wie is De Code D&I?
De code is er voor iedereen die werkt in de culturele en creatieve sector en op gesubsidieerde en niet-gesubsidieerde organisaties:
- Voor alle werkenden binnen de sector zoals werkgevers, opdrachtgever, werknemers, ZZP’ers;
- Voor alle aan de sector gerelateerde organisaties zoals brancheorganisaties;
- Voor iedereen die de sector ondersteunt zoals gemeenten, fondsen en sponsoren.
Personeel, Programma, Partners & Publiek
De Code D&I werkt volgens 4 P’s die je helpen verandering aan te brengen in de vier onderwerpen waar elke culturele instelling of festival mee te maken heeft: Personeel, Programma, Partners en Publiek.
Personeel
Een divers personeel zal waarschijnlijk ook een divers publiek aantrekken en je geeft er een representatieve afspiegeling van de samenleving mee weer. Het kan lastig zijn om te beginnen een diverser publiek aan te trekken op je vacatures. Lees hier meer over in het artikel “diversiteit op de werkvloer”.
Programma
De programmering van je festival is een van de top-prioriteiten van de meeste organisatoren. Je kunt hierin altijd nieuwe en andere keuzes maken dan je misschien gewend was. Welke verhalen wil jij als festivalorganisator vertellen? Welke beelden toon je? Wie maken daar wel / niet deel van uit? Dit filmpje laat zien hoe Theaterfestival Boulevard dit opgepakt heeft. Niet elke programmering hoeft iedereen te bedienen. Zorg per jaar voor een goede mix en benut ook randprogrammering om daar diverse doelgroepen te (blijven) bereiken.
En denk ook aan de artiesten zelf. Uit een recent onderzoek van Attitude is Everything bleek dat 70% van de artiesten die extra faciliteiten of support nodig hebben, die informatie achterhouden voor promotors, podia en festivals, uit angst dat dit een negatieve invloed zou kunnen hebben op hun relatie met hen. Dit betekent dat ze hun gezondheid of welzijn in gevaar brengen om live op te treden. Een quick-win voor deze artiesten is om toegankelijkheidseisen op te nemen in hun Artist Riders, zoals beschreven in dit rapport van de Musicians’ Union. Ook deze “Just Ask” Guide geeft handvatten aan artiesten met een beperking, en hoe de benodigde support of faciliteiten duidelijk in een rider aan te vragen.
Partners
Je festival maak je niet alleen toegankelijk. Je hebt hulp nodig van je partners en je kunt op zoek gaan naar nieuwe partnerschappen om dit stuk in je organisatie te integreren. Denk hierbij ook buiten je eigen sector. Wat kan iemand uit de zorg je bieden? Hoe kunnen bedrijven aansluiten op je missie? Dutch Grand Prix & HandicapNL hebben hiervoor de samenwerking opgezocht met Randstad (zorg specialisten), DHL (mobiliteit) en Tommy Hilfiger (T-shirt).
Publiek
Een van de belangrijkste P’s voor festivalorganisatoren is Publiek. Ga het gesprek aan met je publiek.
2. Bepaal je doelstelling
De 10 koplopers van Onbeperkt Feest hebben in 2022 een of meerdere doelstellingen opgesteld om hun festival toegankelijker te maken. Tip: Doe je dit ook, kies hierbij dan voor welk jaar je de doelstelling wilt bereiken, en wat ambitieus en realistisch is. Bepaald deze doelstelling samen met je betrokken teamgenoten, en zorg ervoor dat de doelstellingen door het managementteam worden gedragen.
3. Maak een meerjarig stappenplan
Met een visueel stappenplan geef je de lezer in één (grafisch)beeld weer wat op hoofdlijnen de doelen en tijdlijnen zijn voor jouw festival op het gebied van toegankelijkheid voor mensen met een handicap. Door niet alleen een einddoel te stellen maar ook de benodigde tussenstappen te definiëren krijg je meer grip op het behalen van je einddoel, en wat hiervoor nodig is. Door de tussenstappen te definiëren kun je je eigen team, partners en zelfs je publiek transparant informeren over de maatregelen en oplossingen die je gaat nemen om je einddoel te behalen.
Hoe maak je een stappenplan?
1. Bepaal het eindpunt van je stappenplan, wanneer zijn je doelstellingen behaald (jaar). Wij raden aan tussen de 3 – 5 jaar te kiezen. Nieuwe maatregelen en faciliteiten implementeren gaan soms niet in één keer goed, of wellicht wil je het eerste jaar klein beginnen en het volgende jaar opschalen. Door hier meerdere edities de tijd voor te nemen geef je je team, partners en leveranciers de mogelijkheid om met je mee te bouwen aan een toegankelijk festival. Optioneel kun je per jaar een onderverdeling maken in de verschillende fases zoals bijvoorbeeld:
- Conceptfase
- Voorbereidende productie
- Opbouw, Festival, Afbouw
- Evaluatie
2. Zet de lange termijn doelstellingen voor toegankelijkheid op een rij.
3. Bepaal de tussenstappen om de einddoelstelling te halen en wie hiervoor verantwoordelijk is. Let op; een valkuil is om meteen de praktijk in te duiken met acties of details. Richt je hier op de hoofdlijnen.
4. Plot de doelstellingen en tussenstappen in de tijd (3-5 jaar). Wij raden je aan dit samen met je team te doen om draagvlak en betrokkenheid op te bouwen. Dit kan fysiek met stickies op de muur of bijvoorbeeld online met een gratis programma als Miro.
5. Bepaal met je team of dit een realistisch stappenplan is. Zit er teveel belasting in een bepaald jaar qua inzet van je team of investering in budget? Is er extra budget of mankracht nodig? Wat zijn de mogelijkheden om dit te bewerkstelligen? Of moeten de tussenstappen anders worden verdeeld? Puzzel net zo lang totdat dit stappenplan zowel realistisch als ambitieus aanvoelt.
6. Bepaal een vorm waarin je de roadmap visueel maakt & deel deze! Nu de schets van het stappenplan staat, bepaal je de vorm waarin deze worden uitgewerkt:
- Digitaal – schematisch
Voordeel van een digitale vorm zoals bijvoorbeeld Excel, Powerpoint of Miro, is dat je elk moment aanpassingen kan maken. Het nadeel kan zijn dat het document onderaan de digitale bureaula beland. - Digitaal – visueel
Voordeel van een visueel opgemaakt stappenplan is dat deze, mits goed vormgegeven, aantrekkelijker is om te lezen en makkelijker deelbaar. Op bijvoorbeeld Freepik kan je verschillende templates vinden. - Getekend
Laat je stappenplan uittekenen door een illustrator zoals bijvoorbeeld Bord&Stift of Sketchy Business. Voordeel: aantrekkelijk om te delen, in te lijsten en op een zichtbare plek op kantoor te hangen.
4. Maak een toegankelijk actieplan voor je festival
Als intern de doelstellingen en tussenstappen voor toegankelijkheid zijn bepaald kan het echte werk beginnen. Door een helder actieplan te maken, gedragen door de directie en het hele team, zorg je ervoor dat doelstellingen werkelijkheid worden.
Toegankelijkheid is een thema dat door meerdere disciplines in het team loopt. Denk aan productie, ticketing, marketing & communicatie, partnerships en veiligheid. Door een actieplan te maken is er duidelijkheid binnen het team wat er nodig is en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Hoe maak je een actieplan?
1. Bepaal wie er binnen de organisatie verantwoordelijk zijn voor de implementatie en uitvoer van de acties in het komende jaar. Idealiter maak je het actieplan voor het komende jaar na de evaluatie van het festival.
2. Zet de jaardoelstellingen en tussenstappen van het betreffende jaar op een rij. Je kunt dit ook met je team in co-creatie doen met stickies op de muur of bijvoorbeeld online in Miro. Loop je dit proces alleen door? Stem dan met alle betrokken teamleden en eventueel het managementteam na stap 4 de acties en verantwoordelijkheden af.
3. Bepaal per doelstelling een tussenstap wat hiervoor nodig is en wie hier verantwoording voor kan nemen. Belangrijk: de verantwoordelijke persoon hoeft niet de uitvoerder te zijn, maar is verantwoordelijk dat de actie wordt uitgevoerd.
4. Bepaal wie eigenaar is van het actieplan en verantwoording neemt op het monitoren en aansturen van de verantwoordelijke op de acties. Spreek met elkaar af hoe je dit doet. Bijvoorbeeld een 2-wekelijkse meeting om eventuele obstakels of vragen met elkaar te bespreken. Of gaat het misschien mee in de algemene teammeeting?
5. Maak het actieplan met bovenstaande input op een manier die voor jullie werkt bijvoorbeeld in Excel of Google Sheets. In het Green Events Network staat een template om direct mee aan de slag te gaan. Bepaal per actie in ieder geval het volgende:
- Beschrijving actie
- Beoogd (meetbaar) resultaat
- Verantwoordelijk
- Status
- Deadline
6. Is er budget nodig voor bepaalde acties? Waar vallen deze kosten onder? Valt dit per discipline in deelbudgetten of is er een toegespitst budget voor de hoofdverantwoordelijke toegankelijkheid? Bepaal dit bij het maken van het actieplan zodat hier (kort voor) het event geen onduidelijkheden over ontstaan. Wij raden aan om hier ook een post onvoorzien in op te nemen om zo last minute nog eventuele extra maatregelen te kunnen nemen die vanuit bezoekers of artiesten worden aangevraagd.
Beeld: Green Events