Van budget tot forecasting: AI als jouw financiële copiloot in de eventbranche

In dit artikel laat ik je in 2 praktische toepassingen zien hoe AI je als eventprofessional de slagkracht van een CFO kan geven door beter met je budget in de eventbranche om te gaan.

Use-case 1: Vergelijken van event-budgetten

Een veelvoorkomende situatie bij DenkProducties:
Per evenement, zoals MBA in één dag, houden zij een budget bij in een eigen ontworpen Google Spreadsheet template. Zo kunnen ze de omzet monitoren, tussentijds sturen op uitgaven, en rapporteren aan de aandeelhouders. Voor een groot evenement verwerken ze al snel meer dan duizend transacties verspreid over de inkomsten (tickets) en de kosten (leveranciers).

Maanden na het afronden van het evenement komt er dan een bericht van de boekhouder: “Jullie boekhouding in AFAS komt niet helemaal overeen met de gerapporteerde kosten in jullie budget, waar zit dat verschil in?”

Voor deze situatie zijn we gebruik gaan maken van het o1-model van ChatGPT. Anders dan het 4o-model, is dit nieuwere model geprogrammeerd om langer de tijd te nemen om door een complex probleem heen te beredeneren. Juist bij financiële analyses vervult dit een belangrijke behoefte: we wachten liever langer op een goed antwoord, dan dat we in ruil voor snelheid een antwoord krijgen dat slechts voor 80% klopt.

In het onderstaande voorbeeld demonstreer ik hoe screenshots van de twee verschillende budgetten met elkaar vergeleken worden, om vervolgens binnen 14 seconden een uitgebreide analyse te krijgen van de verschillen. De screenshots gebruik ik omdat op dit moment het o1-model wel beelden kan analyseren, maar nog geen XLS/CSV bestanden ondersteunt.

Use-case 2: Forecasting dashboard bouwen

Vanuit mijn achtergrond bij The Next Web leerde ik van Robert-Jan de Laive (CFO) hoe cruciaal financiële prognoses zijn voor een bedrijf.

Voor DenkProducties wilde ik een Forecasting Dashboard maken waarin we ieder kwartaal vooruitblikken op de financiële verwachtingen voor het komende jaar. Gaat het beter of slechter dan verwacht, dan is dat relevante informatie voor de aandeelhouders.

Mijn Google Spreadsheet-skills zijn goed genoeg om een mooi dashboard te kunnen maken, maar ik liep vast op twee problemen:

1. Toegankelijkheid: Het dashboard moest beschikbaar zijn voor een brede groep interne en externe stakeholders.
2. Dataveiligheid: De gevoelige financiële data in de onderliggende berekeningen moest afgeschermd blijven.

Probleem: in Google Spreadsheets kun je geen tabbladen verbergen voor specifieke gebruikers.

Ik deelde mijn probleem met ChatGPT’s o1-model en ontdekte een aantal slimme workarounds die me uit de brand hebben geholpen:

1. Ik ontdekte dat ik met de IMPORTRANGE formule de cellen van een andere Google Spreadsheet kon importeren, zonder diezelfde spreadsheet te hoeven delen met de groep stakeholders.
2. ChatGPT hielp me niet alleen met advies, maar bouwde ook de exacte formule op maat voor mijn situatie. Kwestie van copy-paste.
3. Toen ik deze gigantische spreadsheet wilde kopiëren voor het jaar 2025, ontdekte ik dat je met Search + Replace ook een vinkje aan kan zetten om te zoeken binnen formules, waardoor ik met één handeling op 82 plekken in de spreadsheet de IMPORTRANGE formule kon bijwerken.

Mijn grootste les uit AI-gebruik bij finance

Generatieve AI is veel meer dan een gimmick voor marketing of content creatie. Het kan op financieel vlak ook bijdragen, mits je eerst bereid bent te accepteren dat het geen hele spreadsheets voor je gaat bewerken. 

Bij elk obstakel in een spreadsheet werk ik nu volgens deze stap-voor-stap AI-aanpak:

1. Selecteer een redenatie-model (bijvoorbeeld o1)
2. Leg uit wat je probeert te bereiken.
3. Beschrijf hoe je het nu hebt aangepakt.
4. Geef aan waarom het niet werkt.
5. Voeg een screenshot toe van je probleem.

Daarna lost ChatGPT het binnen seconden op!