Stappenplan bij bureauselectie en uitzetten pitch: pitches can be b*tches!
Dit artikel is voor alle (corporate) event managers, directies en marcom professionals die met een pitch een event agency willen selecteren. En natuurlijk voor alle account directors, creatives en eigenaren van event agencies die meedoen aan pitches: maak van pitches geen bitches.
In de eventbranche horen pitches er nu eenmaal bij. Opdrachtgever en bureau zijn er tijdens de pitch beiden verantwoordelijk voor dat de juiste match gemaakt wordt. Want niemand zit te wachten op een energieslurpend project met een slecht eindresultaat. Een goede pitch leidt tot de juiste match en een vruchtbare en langdurige samenwerking tussen opdrachtgever en bureau. Everybody happy!
Er is één maar: pitches can be bitches.
En daar wordt niemand blij van.
Hoe je dat voorkomt? Komt ‘ie:
Pitch op bureau en niet op idee
Eigenlijk is dit het belangrijkste. Gebruik je pitch om een bureau te selecteren, niet om een idee in te kopen. Kies voor een agency en de mensen die er werken. Zij gaan jouw events beter en mooier maken. Selecteer een ‘vast’ bureau en ontdek (echt echt!) dat vanuit dat vertrouwen ideeën ontstaan die niet alleen leuk of impactvol zijn, maar écht waarde toevoegen aan jouw organisatie.
Ga voor een langdurige samenwerking
De beste en prijswinnende events ontstaan vaak uit een langdurige samenwerking tussen opdrachtgever en bureau. Het is de taak van een bureau om de klant en de business van de klant écht te begrijpen. Dat proces heeft tijd en aandacht nodig. Mijn advies is om telkens voor 3 jaar samen te werken, met per project en minimaal eens per jaar een evaluatie op vooraf bepaalde punten. Dat houdt iedereen scherp. Bevalt de samenwerking? Dan kan je weer met 3 jaar verlengen.
Hou het zakelijk, maak het persoonlijk
En daarmee bedoel ik dat in de wereld van events een pitch zonder persoonlijke briefing /de-briefing geen goede pitch is. Natuurlijk geef je alle bureaus gelijke kansen, maar een persoonlijk gesprek moét echt onderdeel van het pitch-traject zijn. Vergeet niet: ook een bureau moet kunnen ontdekken of een klant bij ze past. Ken je het programma First Dates? Wat op papier een match lijkt te zijn, is dat in de praktijk zelden.
Procedure en beoordeling
Beschrijf het verloop van de procedure. Geef ook aan welke collega’s betrokken zijn bij de beoordeling en wat de beoordelingscriteria en wegingsfactoren zijn. Communiceer dit in de briefing.
Maximaal 3 bureaus
Hoe selecteer je drie bureaus die je uitnodigt om mee te doen aan de pitch? Op internet vind je een aantal websites waarop bureaus zich presenteren (zoals Event Inspiration en ook branchevereniging IDEA heeft haar ledenlijst online staan). Maak een long-list van 5 tot 7 bureaus; kijk daarbij vooral naar de portfolio en het team. Vervolgens maak je een shortlist van de 3 bureaus die qua portfolio en profiel het beste bij je lijken te passen. Deze nodig je uit voor de pitch.
Vind je het lastig om van een longlist een shortlist te maken? Bouw dan een pre-pitch fase in: vraag de bureaus van je longlist om schriftelijk een en ander aan informatie aan te leveren, zodat je een eerste selectie kan maken voor de uiteindelijke pitch.
De briefing
Shit in is shit out, echt waar. Maak een heldere briefing voor de bureaus en neem echt even de tijd om dit op papier te zetten. Daar profiteer je uiteindelijk zelf van! In de briefing vermeld je in ieder geval:
- Aanleiding voor de pitch
- Informatie over jullie organisatie
- Rol van het bureau
- Scope van de opdracht (één of meerdere projecten, looptijd, omzet)
- Procedure en beoordeling
- Betrokkenen en rollen
- Contactpersoon en contactgegevens
Vraag het bureau om onderstaande informatie aan te leveren en de highlights aan je te presenteren tijdens de pitch:
- Referenties van georganiseerde projecten
- Bureauprofiel (o.a. organogram, medewerkers, functies, positionering, klantportfolio)
- Top 3 vaste opdrachtgevers met korte portfolio
- CV’s van de mensen die voor je gaan werken (account, creatie en projectmanagement)
- Kerncompetities van het bureau (wat hebben ze wel en wat hebben ze niet in huis)
- Lidmaatschap/ keurmerk branchevereniging, certificering
- Financiën (IDEA-bureaus worden tweejaarlijks financieel gescreend)
- Werkwijze bureaus in creatie- en productiefase
- Kwaliteitsborging
- Duurzaamheid
- De opdracht*
Al naar gelang de omvang van de pitch kan je dit uitbreiden met vragen over innovatie en middellange en lange termijn doelen van het bureau (zoals positionering, services, thought leadership).
Zoals gezegd vind ik een persoonlijke kennismaking met de mensen die voor jou aan de slag gaan essentieel. Grotere bureaus werken vaak met vaste klantteams met een Account Director, Projectmanager en een strateeg / creative. Geef aan dat je deze mensen tijdens de pitch wilt ontmoeten.
* De opdracht: Zet het bureau gerust aan het werk. Maar… met mate (tenzij je een vergoeding afspreekt). Vraag bijvoorbeeld of ze voor jouw eerstvolgende evenement (wat wellicht de aanleiding van de pitch is) hun eerste, globale en schetsmatige creatieve ideeën willen presenteren. Hiermee kan het bureau laten zien wat ze in huis hebben en hoe ze tegen jouw vraagstuk aankijken.
En dan…. de pitch
Jouw specifieke situatie ken ik natuurlijk niet, maar onderstaand op hoofdlijnen het stappenplan van de pitch. Een totale doorlooptijd van 2 tot 4 weken is gebruikelijk.
De pitch in stappen:
- Schrijf de briefing
- Neem telefonisch contact op (altijd goed om een eerste indruk te krijgen)
- Mail de briefing en vraag of het bureau mee doet
- Maak een afspraak voor de A) kennismaking/ briefing en B) pitch
- Kennismaken en debriefing (live of videobellen)
- Twee weken later: pitch (bij voorkeur live!)
- Beoordeling (binnen een week)
- Bekendmaking winnaar (en afbellen verliezers)
- Feedback voor de verliezers (ter leeringh…)
Echt niet vergeten: feedback. Bureaus investeren veel tijd en energie in een pitch. Verliezen hoort er bij. Gun de verliezende bureaus in ieder geval feedback en learnings.
Tot slot
Natuurlijk spreek ik een beetje voor eigen parochie (en die van vele collega-bureaus) als ik zeg dat een pitch niet altijd nodig is om een bureau te selecteren. Op een dag belde een (toen nog potentiële) klant ons: of ze even twee uurtjes langs konden komen bij ons kantoor in Utrecht, wat medewerkers mochten interviewen, mij konden spreken, walk-the-talk. Dat deden ze diezelfde dag bij nog twee andere (event)communicatiebureaus en op basis daarvan kozen ze voor een samenwerking. Inmiddels werken we al 3 jaar samen!
Hoe dan ook: veel succes met het selecteren en kiezen van jouw volgende eventbureau! Mocht je nog meer tips nodig hebben: IDEA heeft de IDEA Pitch-checklist gemaakt met praktische tips die helpen bij een bureauselectie.