Meerdere catering offertes aanvragen is als appels met peren vergelijken
Een toepasselijk gezegde voor het beoordelen van catering offertes. Want hoe zorg je nou dat je appels met appels vergelijkt in de smakelijke offerte-wereld van cateraars?
Zoals je je niet moet laten verleiden door de geur van versgebakken appeltaart bij het kopen van een huis, zo is het bij een cateringofferte eigenlijk hetzelfde. Niet de leuke verkoper of de mooie foto’s bepalen de kwaliteit.
Traditioneel gezien gaat 1/3 van een eventbudget naar catering. Dat is niet alleen financieel een groot onderdeel, maar ook in beleving kan een cateraar het verschil maken. Dus het is belangrijk om in het offertetraject de verwachtingen goed af te stemmen.
De onderdelen van een cateringofferte
Een offerte voor catering bestaat uit de volgende onderdelen:
- Eten
- Dranken
- Medewerkers
- Mastiek, materialen en transport
- Inrichting, decoratie & derden
Eten
Je kent het wel; die catering offertes waar het water je van in de mond loopt en waar je bijna niet kunt geloven hoeveel verschillende gerechten er geserveerd worden. Terecht, vraag dus door. Krijgen alle gasten alle gerechten of maakt de cateraar een keuze in aantallen? Als voorbeeld een event voor 500 gasten; is het 500 keer kreeft, 500 keer een oester en 500 keer een gamba? Of 200 kreeft, 200 gamba en 100 oesters? Nogal een verschil in het aantal hapjes per persoon en natuurlijk ook in prijs.
Het is dus belangrijk om te weten hoeveel gram eten de gasten per persoon gaan krijgen, zodat ze niet met honger naar huis gaan. En zodat je exact weet waar je voor betaalt.
Dranken
Hierbij kun je kiezen voor een ‘uitkoop van dranken’ of ‘dranken op basis van nacalculatie’. Waar je ook voor kiest, zorg dat je er rekening mee houdt in het totaalbedrag. Een uitkoop geeft zekerheid en wordt vaak wel in de totaalprijs meegenomen. Bij dranken op basis van nacalculatie is het belangrijk om goed te letten op het volgende
- Is er een indicatie van het verbruik opgenomen in de totaalprijs?
- Zo ja, waar is deze indicatie op gebaseerd?
Het is namelijk niet realistisch om te denken dat er bij een Oktoberfest-achtig event drie drankjes per persoon worden gedronken tijdens een drie uur durend event. Wees dus kritisch.
! Opstellen indicatiekosten dranken is afhankelijk van ‘Triple D’: Doel, Doelgroep & Duur.
Medewerkers
Service standaard
Een goede service standaard is afhankelijk van diverse factoren. Een grab & go concept vraagt om een andere inzet van medewerkers dan een sit down diner. Informeer naar de service standaard die is opgenomen in de offerte. Als men bijvoorbeeld aangeeft ‘1 op 20’ check dan wel nog even of dat in- of exclusief barbemanning is. Of soms zelfs garderobe bemanning!
Halen bij de bar
Een ander aandachtspunt bij de inzet van medewerkers is het serveren van dranken. Worden de dranken actief uitgeserveerd of verwacht men dat de gasten de drankjes veelal zelf halen bij de bar? Beiden hebben voor- en nadelen, maar belangrijk is dat de verwachtingen van opdrachtgever en cateraar overeenkomen.
Met honger naar huis
Daarnaast is een veel gehoorde klacht bij walking dinners dat men te weinig heeft gegeten. Dit kan o.a. voorkomen worden door het juiste aantal medewerkers! Het zijn veel bordjes die uitgelopen moeten worden dus om dit goed en snel te doen heb je nou eenmaal medewerkers nodig.
Uitstraling
De medewerkers vormen een belangrijk onderdeel in de beleving van het event. Informeer hoe de cateraar aankijkt tegen het medewerkersbeleid zoals bijvoorbeeld werving, training, ervaring, styling, verzorging, aansturing, et cetera.
Mastiek, materialen & transport
Met name op het gebied van mastiek, het servies, kan een groot verschil zitten. Het ene glas of bord is nou eenmaal duurder dan het andere. En ook iets mooier of beter passend bij het event. Als je eerder met een cateraar hebt samengewerkt dan weet je de stijl en kwaliteit. Anders komt dit bij een eventueel proefdiner ook op de agenda.
Inrichting, decoratie & derden
Ook hier geldt weer; houd Doel, Doelgroep en Duur van het event voor ogen. Een ontvangst voor een wat oudere doelgroep vereist meer zitgelegenheid dan voor jongelui. Een uurtje kan iedereen staan, maar drie uur wordt toch echt te gortig. Bij het vergelijk van offertes moet je dus de diepte ingaan. Hoeveel stoelen, tafels, barren, buffetten et cetera. En vergeet de bloemen niet. Staat er op iedere tafel een bloemetje of slechts her en der verspreid? De totaalprijs van de inrichting is opgebouwd uit onderdelen dus om appels met appels te vergelijken moet je gaan vergelijken op onderdelen.
Tot slot
Hoewel je een huis niet koopt op basis van de geur van appeltaart, geeft het je wellicht wel het gevoel van huiselijkheid waardoor je jezelf daar ziet wonen. Dus los van het goed vergelijken van catering offertes op onderdelen en het helder krijgen van verwachtingen, blijft het hebben van een goed gevoel bij de samenwerking enorm belangrijk!