Hoe verbeter je zichtlijnen, routing en bezoekersflow op een event?

In dit artikel gaan we in op het totaalontwerp, het gedrag van mensen, hulpmiddelen en mogelijke valkuilen.

Onderdelen van het programma

Als eerste uitgangspunt voor een indeling, moet er worden gekeken naar het programma. Dit werkt als volgt: vanaf het moment van binnenkomst moeten de bezoekers een bepaalde richting op om bepaalde onderdelen in het programma te volgen. Maak hiervoor een pad met de programma onderdelen.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Aankomst
• Registratie
• Garderobe
• Welkomstdrankje
• Seminar
• Netwerkborrel
• Vertrek

Tussentijdse items die niet programma gebonden zijn, moeten ook niet over het hoofd gezien worden. Zo kan een toiletbezoek altijd noodzakelijk tussendoor komen!

Natuurlijke flow

Het werkt het prettigste als de bezoekers middels een natuurlijke flow als het ware vanzelf het programma doorlopen, maar dit is moeilijk om te realiseren. Een evenement of de locatie is over het algemeen geen Ikea showroom look-a-like, waarin maar één doorgaande route mogelijk is. Het publiek moet de routing volgen, maar in de Ikea zijn ook shortcuts te vinden waarin een stuk van de route afgesneden wordt. Deze shortcuts zijn wel moeilijk te vinden, wat als gevolg heeft dat de natuurlijke flow gevolgd wordt.

Tijdens je event wil je natuurlijk niet dat bezoekers onderdelen missen of niet kunnen vinden. De routing is dus zeer belangrijk, en een natuurlijke flow helpt hierin. Nu werkt de Ikea ook nog met signing, middels pijlen op de grond om de route te benadrukken, maar daar kom ik straks nog op terug.

Kuddegedrag van mensen

Het is goed om in het achterhoofd rekening te houden met het kuddegedrag van mensen. Ze volgen elkaar vaak als makke schapen. Het is dus noodzaak om er voor te zorgen dat de eerste bezoekers al de juiste richting opgaan. Uit onderzoek blijkt dat er slechts 5% van het publiek nodig is, om de overige 95% te laten volgen.

Zichtlijnen

Om de routing duidelijk te maken, helpt het om te werken met zichtlijnen naar het volgende onderdeel. Bezoekers worden dan nieuwsgierig en zullen automatisch hun weg vervolgen.

Eye-Catchers

Eye-catchers; het zijn blikvangers. Je wordt aangetrokken om daar naar te kijken. Het maken van een eye-catcher kan heel makkelijk zijn. Het is hierin belangrijk dat deze prikkelend voor het oog zijn, anders trekt het niet de aandacht. Herkenbaarheid bij het thema of onderdeel is ook noodzakelijk.

Signing / bewegwijzering / signing op hoogte

Als niets anders meer werkt, kun je altijd nog werken met bewegwijzering. Denk hierbij aan de pijltjes zoals in de Ikea, waar eerder al over gesproken werd. Deze bewegwijzering is een aanvulling en versterking van de route. Signing en routing die duidelijk zichtbaar is, door deze bijvoorbeeld op hoogte te plaatsen werkt het beste.
Groot het woord ‘BAR’ op hoogte geeft duidelijk aan wat er daar te doen is. Zorg hierbij wel voor een passende vormgeving binnen de rest van het event en de aankleding.

Wegwijspalen werken op hoogte ook, maar het moet in één oogopslag duidelijk zijn wat waar is. Een overkill aan informatie leidt tot misinterpretatie.

AIDA-model

Bij het kiezen van jouw eye-catchers en de signing/routing kan het handig zijn om rekening houden met het wel bekende AIDA-model. AIDA staat voor attention, interest, desire en action. Eye-catchers zorgen voor de attention. De juiste signing en bewegwijzering-invloed zorgen voor dat stukje interest, zodat mensen daadwerkelijk die kant op getrokken worden en meer willen weten en zien.

De laatste fase van action heeft uiteraard te maken met het type event en wat het einddoel is. Kunnen mensen iets kopen, zich ergens voor inschrijven of een lezing bijwonen? De laatste stap heeft dus naast een aantrekkelijk omgeving ook alles te maken met de samenhang van het event, het gevoel wat bezoekers krijgen en uiteraard het personeel wat daar rond loopt. Het juiste personeel zorgt ervoor dat mensen zich goed genoeg voelen om net die laatste stap te zetten.

Synergie design en techniek AV-partners

Behalve statische signing is het ook goed mogelijk om te werken met dynamische signing. Denk hierbij aan beeldschermen, maar ook projecties door middel van GOBO’s of beamers. Een AV-partner is hierbij een toegevoegde waarde. Start al vroeg in het ontwerptraject met overleggen, zodat deze oplossingen meegenomen worden in het design. Als deze later als losse elementen toegevoegd moeten worden is de kans groot dat het niet bij de rest van de setting past. Een groot beeldscherm weggewerkt in een wand of in het decor is vaak mooier dan diezelfde TV op een truss-voet met een zwarte kous.

Het is ook mogelijk om publiek te sturen door middel van het aanpassen van de lichtsterkte of het volume van de achtergrond muziek. Overleg met de licht- en geluid mensen wat gewenst is; de techniek is zelden een beperkende factor in de mogelijkheden, dus het gaat uiteindelijk om wat je wilt. Daarna komt de vraag wat financieel haalbaar is, maar ook met beperkte middelen kan een gewenst resultaat bereikt worden.

App – ”u bevindt zich hier”

De huidige technieken met apps voor evenementen ontwikkelen zich continu. Een soort Google Maps voor je event geeft de bezoeker informatie, maar hij kan hiermee ook gestuurd worden door middel van push-notificaties. Bovendien is het met behulp van een app mogelijk om een bezoeker te volgen. Dat geeft de organisator weer extra informatie over de bezoekers.

Veilige ruimtes

Bij de indeling van de ruimte en de routes is het ook van belang om de veiligheid en behaaglijkheid in het oog te houden. Veiligheid is niet alleen een kwestie van voldoende ruimte voor doorstroming en bereikbare nooduitgangen, maar het gaat ook om een gevoel van behaaglijkheid. Het is niet prettig om direct aan doorgaande pad laag te zitten, zeker niet als je met je rug naar het pad zit. Een bufferzone van statafels werkt al goed, maar anders kan er ook gewerkt worden met bijvoorbeeld plantenbakken of andere room dividers als rugdekking. Bij een loungesetting is het bovendien gewenst om een meer intiemere sfeer te creëren, waarbij de rugdekking zeker gewaarborgd blijft.

Zichtlijnen bij standbouw

Bij beurzen gelden op beurs-niveau eigenlijk alle bovengenoemde punten, zoals bij alle andere evenementen. Als we echter kijken naar een individuele stand, is het ook noodzakelijk om naar de hoofdroutes in de beurs te kijken. Vaak geeft een beursplattegrond al wel enigszins inzicht in de te verwachten publieksstromen, maar soms kun je toch voor verrassingen komen te staan.

Probeer je te verdiepen in de beurs, de buurstands en de bezoekers. Indien de opdrachtgever al eerder op dezelfde beurs gestaan heeft, geeft ervaring uit het verleden vaak extra inzicht in bezoekersstromen. Bij beurzen zijn er meer variabele factoren, dus het is mogelijk dat je alsnog voor verrassingen komt te staan. Gratis bier bij de buren leidt tot hele andere bezoekersstromen dan je wellicht vooraf verwacht had.

Aanpassingen door Covid-19

Alles wat hiervoor beschreven is, was altijd al van toepassing. Met alle coronamaatregelen zijn er wel wat aanpassingen. De anderhalve meter-regels zorgen ervoor dat er meer ruimte nodig is. Dit is positief, wat dit geeft direct ook meer ruimte voor zichtlijnen. Mensen zijn nu ook al meer gewend aan verplichte looproutes, zoals bijvoorbeeld in winkelstraten en winkels. Let wel op met de routing, signing en pijlen. Ondertussen is heel Nederland volgeplakt met pijlen, afstandshouders en waarschuwingsstickers, zodat er bijna een overkill ontstaat aan informatie. Jouw boodschap zal hiermee concurreren, en moet dus wel helder zijn.

Conclusie

Geen enkel event is gelijk, maar door bepaalde handvatten te gebruiken, is sturing van de bezoekersstromen bij een event mogelijk. Anticipeer vooraf, maar ook tijdens een event zijn aanpassingen nog mogelijk, zeker als het een meerdaags event betreft. Ervaringen uit het verleden zijn geen garantie voor de toekomst, maar ze geven wel inzicht in mogelijkheden voor de toekomst. Ik heb meer dan 20 jaar ervaring met events van verschillende groottes, en op elk event zullen er onverwachte dingen kunnen gebeuren. Het is juist de kracht van event-mensen om hiermee om te gaan, en ter plekke een adequate oplossing voor het probleem te vinden. Dat maakt ons vak ook zo leuk en uitdagend!