Hoe organiseer je een anderhalve meter event?

In 11 stappen leer jij een veilig, verantwoord en bovenal impactvol 1,5-meter-evenement organiseren:

1. Begin bij je stakeholders
2. Bepaal je budget
3. Kies het eventtype
4. Kies datum en tijd
5. Werk samen met partners
6. Inhoud bepalen
7. Zorg voor comfort
8. Maak een draaiboek
9. Communiceer, communiceer, communiceer
10. Evalueer
11. Durf in gesprek te gaan

1) Begin bij je stakeholders

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: het organiseren van een evenement is geen doel op zich. Begin altijd met het vaststellen van je doel, de ‘why’. Dit achterhaal je door jezelf de volgende vragen te stellen: wie zijn mijn stakeholders, waar hebben zij behoefte aan en wat wil ik bij deze groep bereiken? Als het doel helder is, bepaal je of een evenement überhaupt het juiste middel is om dit te bereiken en wat het je stakeholders oplevert. Vind je het in kaart brengen van je stakeholders lastig? Gebruik dan het EventCanvas! Met deze visuele methode heb je in no-time je doelgroep voor ogen en leer je vanuit hier een anderhalve meter event vormgeven.

2) Bepaal je budget

Stap twee is budget. Hoeveel is het je waard om het eventdoel te behalen? Of zit je misschien al vast aan een budget? Zet verwachte uitgaven (zoals locatie, sprekers, aantal deelnemers, techniek) en inkomsten op papier voordat je naar vorm en inhoud gaat kijken. Voeg hier altijd 10 procent onvoorziene kosten aan toe. Hoogstwaarschijnlijk bekijk je nu niet meer alleen de opties voor een fysiek anderhalve meter event, maar ook die voor een online en hybride versie. Deze keuze beïnvloedt ook jouw kostenplaatje. Je verdienmodel verschuift van ticketverkoop naar zaken als betaalde content en advertenties.

3) Kies het eventtype

Afhankelijk van je doel kies je voor een eventtype als congres, beurs of feest. Vervolgens voor een van de drie onderstaande vormen:

• Fysiek: face-to-face ontmoetingen op dezelfde plaats en tijd, maar wel met 1,5-meter-afstand. Netwerken is een belangrijk onderdeel binnen deze vorm. Het aantal gasten wat je mag ontvangen op locatie is kleiner dan ‘normaal’ door de maatregelen vanuit de overheid.
• Online: deelnemers kijken mee via een live audio- en videostream. Vaak gericht op kennis delen en het zenden van informatie. Er zit geen maximum aan het aantal te ontvangen gasten.
• Hybride: een combinatie tussen een off- en online evenement waarbij de focus ligt op interactie. Zowel het fysieke als online publiek neemt op hetzelfde moment dezelfde inhoud en beleving tot zich, maar wel vanaf verschillende locaties. Twee programma’s komen samen in een draaiboek. De kracht van deze vorm ligt bij het vergroten van bereik en betrokkenheid met je publiek. Op locatie geldt een maximum aantal bezoeker, online niet.

4) Kies datum en tijd

Gasten geven de doorslag als het aankomt op het kiezen van een datum en tijd. Gewenste dagen en tijden kunnen afwijken van die in het pre-coronatijdperk. Toets daarom altijd bij de doelgroep of een datum en tijd uitkomt. Zorg daarnaast ook dat jouw evenement niet samenvalt met soortgelijke evenementen.

5) Werk samen met partners

Ook in deze uitzonderlijke tijd hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Bespaar jezelf tijd door samen te werken met de juiste partners. Sla de handen ineen met een evenementenlocatie of -bureau, welke je kiest is afhankelijk van je doel en budget. Deze partners kunnen jou ontzorgen en adviseren over zaken als techniek, hygiëne en inhoud.

6) Inhoud bepalen

Tijd om invulling te geven aan je evenement! Denk vooraf na over de onderstaande 7 punten:

A. Sprekers
Wil je impact maken met het inhoudelijke programma? (Ja, dat wil je) Kies dan niet zomaar een ‘leuke’ spreker. Kies sprekers die passen bij het vooropgestelde doel en je stakeholders. Kom je hier zelf niet uit? Evenementenbureaus, -locaties en partijen als Sprekershuys kunnen met gemak hun netwerk aanspreken en de juiste sprekers voor je vinden. Let op! Gasten hebben in deze onzekere tijd behoefte aan positiviteit en niet aan verhalen die alleen maar over corona gaan. Zorg voor een positieve insteek en kijk vooral naar wat er wel kan.

B. Dagvoorzitter
Een dagvoorzitter wordt ook wel een host genoemd. Hij/zij heet vanaf het podium of vanuit de livestreamstudio gasten welkom, grijpt in wanneer sprekers uitlopen, houdt het gesprek gaande en zorg dat vragen vanuit gasten worden beantwoord. De dagvoorzitter staat in verbinding met de regie en hoort bijvoorbeeld hoeveel tijd er nog is en of hij specifieke vragen in de groep kan gooien. Belangrijk om te weten: een dagvoorzitter mengt zich niet in het inhoudelijke gesprek. Ook hier geldt: evenementenbureaus, -locaties en partijen als Sprekershuys kunnen hun netwerk aanspreken en een passende dagvoorzitter vinden.

C. Online host
Organiseer je een hybride evenement? Zet naast de dagvoorzitter ook een host in die het online publiek welkom heet, met hen chat en binnengekomen vragen stelt aan de dagvoorzitter. Een combinatie van een dagvoorzitter en online host zijn in deze vorm waardevol: zij zorgen voor interactie en bespreken vragen. Zij zijn een verbindende factor en moeten vooraf goed geïnstrueerd worden over hun rol binnen het evenement.

D. Moderator
Tijdens een online of hybride evenement kan een moderator ook van toegevoegde waarde zijn. Hij/zij zit achter de schermen en behandelt binnengekomen vragen en zet deze door naar de dagvoorzitter. Gaat een sessie over een inhoudelijk onderwerp? Dan is het handig als de moderator zelf ook kennis heeft van het onderwerp, zodat gestelde vragen naar waarde worden ingeschat.

E. Regisseur
Een must tijdens een hybride evenement! Van techniek naar strakke tijdslots en van sprekers tot on- en offline interactie: er komt veel tegelijk samen. En dan heb je ook nog eens te maken met twee programma’s. Om dit alles in goede banen te leiden en te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt is een regisseur essentieel. Hij is het aanspreekpunt voor alle partijen, verbindt off- en online en zorgt dat de juiste informatie, op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komt. Tip: betrek een regisseur al in een vroeg stadium bij je plannen, zodat alles direct goed is afgestemd. Bij online evenementen wordt ook bijna altijd gewerkt met een regisseur.

F. Entertainment
Een impactvol evenement kan niet zonder entertainment. Het helpt een gevoel over te brengen op je gasten en het energieniveau weer op te krikken. Wat voor entertainment je inzet is geheel afhankelijk van het type evenement, thema en de aanwezige gasten. Waar hebben zij behoefte aan? Dit kan variëren van kleine interventies zoals een bingoshow, dansers of motivational speaker tot een verhaal wat zich gedurende het evenement ontwikkelt. Heb je te maken met een online publiek? Dan kun je bijvoorbeeld een online lobby inrichten waar entertainment klaar staat.

G. Netwerken
Voor veel mensen nog steeds de belangrijkste reden om een evenement te bezoeken. Tijdens een fysiek anderhalve meter event komt het gesprek wel op gang, faciliteer wel de 1,5-meter-afstand. Zet bijvoorbeeld tafels neer die er voor zorgen dat bezoekers automatisch voldoende afstand houden of leg op banken 1,5-meter-kussens neer. Voor online gasten stimuleer je netwerken door bijvoorbeeld chat carrousels, een online lobby of rondetafelgesprekken te faciliteren.

7) Zorg voor comfort

Gasten onthouden nog lang hoe ze zich voelden op een (online) evenement en koppelen dit aan je bedrijf of merk. Zorg daarom dat de fysiek aanwezige en online bezoekers zich helemaal op hun gemak voelen, juist nu.

A. Inrichting
Laten we eerlijk zijn: die 1,5-meter-afstand is voor de mensen in de zaal soms gewoon best ongemakkelijk en met dat gevoel wil je je gasten dus niet naar huis laten gaan. Kleed de ruimte sfeervol aan en maak het klein. Een zaal kan met minder bezoekers dan normaal nogal immens aanvoelen. Creëer een huiselijke sfeer en laat bezoekers niet op een ‘kaal’ stoeltje zitten. Zet bijvoorbeeld overal tafeltjes neer of vervang de stoelen door comfortabele banken, zitzakken of hangmatten. Een gevoel overbrengen op online gasten is misschien nog wel uitdagender. Zij zitten op hun eigen werkplek met alleen een schermpje voor zich. Laat daarom beelden uit de zaal zien of geef een virtuele rondleiding. Alles om het gevoel over te brengen naar de werkplekken!

B. Interactie
Of je nou een fysiek anderhalve meter event, online of hybride evenement organiseert: zorg voor voldoende interactie! Let bij een hybride evenement ook goed op de mensen in de zaal, ze zitten niet bij een tv-programma. Online kun je het programma interactief maken door bijvoorbeeld een chat carousel te organiseren, een gast in te laten bellen of vooraf een pakket laten thuisbezorgen met producten die je tijdens het evenement samen gaat uitpakken.

C. Catering
Dit vraagt vooral aandacht tijdens een fysiek anderhalve meter event. De maatregelen van het RIVM vragen ook om aanpassingen in catering. Zo worden cateringitems bij DeFabrique nu per stuk verpakt en zijn cateringpunten eenrichtingsverkeer. Je kunt er vanuit gaan dat evenementenlocatie en cateraars deze maatregelen handhaven. Voor vragen kun je altijd bij deze partijen terecht. Wil je online bezoekers ook laten mee borrelen of een pauzesnack aanbieden? Laat dan vooraf een cateringpakket thuisbezorgen.

D. Signing
Laat op dit onderdeel je creativiteit los! Gasten zitten niet te wachten op allemaal regels en worden zo langzamerhand ‘bordjesblind’. Geef routes bijvoorbeeld aan met gekleurde vlakken op de grond, rode lopers of zet entertainment in om placering soepel te laten verlopen. Think outside the box! Een evenementenlocatie denkt hierin graag met je mee.

8) Maak een draaiboek

Staat je inhoud? Voeg dan alle informatie samen in een draaiboek. Houd hierbij ook rekening met: parkeren, cateringmomenten, registratie enzovoort. Plan wat meer tijd dan normaal in voor deze programmaonderdelen om iedereen veilig welkom te heten. Let erop dat je bij een hybride evenement een off- en online evenement combineert. De programma’s lopen lineair aan elkaar, maar kunnen nooit de hele tijd gelijk zijn. Maak daarom altijd twee programma’s die in een draaiboek samenkomen. De spanningsboog van een online kijker is bijvoorbeeld veel korter dan die van een fysiek aanwezige bezoeker. Online zul je dus meerdere korte sessies (max. 30 minuten) moeten aanbieden. Ook hebben fysiek aanwezige gasten cateringmomenten en wisselen ze van ruimte. Wat doe je dan met de online gasten? Die gaan echt niet tien minuten naar een zwart scherm zitten kijken. Hier moet van tevoren allemaal over worden nagedacht, zodat beide groepen een passend programma hebben met interactie en het evenement als waardevol beschouwen.

!    Let op: Door de gezondheidsvoorschriften rondom COVID-19 is het wel goed er rekening mee te houden dat je een hogere no-show zal hebben.

9) Communiceer, communiceer, communiceer

Communicatie was nog nooit zo belangrijk. Jouw bezoekers hebben behoefte aan duidelijkheid en zekerheid over de maatregelen die genomen worden om jouw events zo veilig mogelijk te houden.

A. Voor het evenement
Vertel duidelijk wat je van mensen verwacht – en wat ze van jou kunnen verwachten. Gebruik het registratieformulier voor een gezondheidscheck en communiceer belangrijke gezondheidsmaatregelen op de eventwebsite en in de registratiebevestiging. Denk ook aan een plattegrond, verschillende ingangen of de gespreide aankomst van deelnemers.

B. Na het evenement
Ook na het anderhalve meter event wil je zo lang mogelijk van toegevoegde waarde zijn voor bezoekers. Door het delen van opgenomen sessies, foto’s en relevante content blijf je langer in hun herinnering en verleng je het positieve gevoel bij je merk of bedrijf. En vergeet niet je evenement te evalueren met een bezoekersenquête!

10) Evalueer

Het versturen van een evaluatieformulier naar gasten is niet alleen een contactmoment, maar levert jou als organiserende partij ook veel informatie op. Evalueer intern je evenement aan de hand van gegeven antwoorden en kijk of vooropgestelde doelen behaald zijn. Tip! Om meer inzicht te krijgen in het gedrag van de online gasten kun je de statistieken gebruiken van het platform waarmee is gestreamd. Zelf werkten wij met EventMobi, die beschikt over een standaard statistiektool. In een druk op de knop heb je inzicht in het kijkgedrag van bezoekers. Kun je ook mooi kijken of dit overeenkomt met de ingevulde antwoorden.

11) Durf in gesprek te gaan

In deze ‘nieuwe wereld’ is het voor iedereen even zoeken. Gelukkig hoef je niet alles vanaf nul te bedenken. Evenementenlocaties en andere betrokken partijen hebben de afgelopen maanden hard gewerkt om binnen de maatregelen impactvolle evenementen neer te zetten. Iedereen zit in hetzelfde schuitje. Ga daarom vooral met elkaar in gesprek en kijk naar wat er wel kan. Want geloof ons: er is behoefte aan ontmoeting!