Hoe bereid je een evenement voor op droogte en hitte?

Met de zomer nog in volle gang en de kans op nieuwe hittegolven allerminst uitgesloten, is dit het moment om vooruit te kijken. Hoe houd je als organisator het hoofd koel wanneer de temperaturen oplopen?

Begin met de risico's van jouw evenement

Een goed hitteplan begint niet bij de weersverwachting, maar bij je eigen evenement. Iedere locatie, doelgroep en programmering brengt namelijk andere risico’s met zich mee.

Niet iedere bezoeker is even goed bestand tegen hoge temperaturen. Ouderen lopen bijvoorbeeld meer risico op uitdroging doordat hun dorstgevoel vaak minder sterk is en medicatie invloed kan hebben op de vochtbalans. Ook alcohol- en drugsgebruik vergroten de kans op gezondheidsproblemen. Alcohol versnelt het vochtverlies, terwijl sommige drugs de lichaamstemperatuur verhogen en het risico op oververhitting vergroten.

Daarnaast heeft langdurige droogte invloed op de locatie zelf. Droog gras, struiken en andere begroeiing zorgen voor een groter brandrisico, zeker in combinatie met technische installaties en stroomvoorzieningen. Ook de programmering speelt een rol. Een evenement dat midden op de dag plaatsvindt, stelt bezoekers langer bloot aan de warmte dan een programma dat pas later op de middag of in de avond begint.

Door deze factoren vooraf in kaart te brengen, krijg je een helder beeld van de kwetsbaarheden van jouw evenement. Zo kun je gerichte maatregelen nemen die aansluitenbij de locatie, het programma en je bezoekers, in plaats van een algemeen hitteplan over te nemen.

Een waarschuwing zegt niet alles

Zorg voor goede weerbewaking, al vanaf ongeveer twee weken voorafgaand aan je evenement. Bij grotere evenementen kan een professionele meteoroloog een locatiespecifieke voorspelling maken, die vaak nauwkeuriger is dan het landelijke weerbeeld.

Het Nationaal Hitteplan van het RIVM, de kleurcodes van het KNMI en de hittekrachtindex bieden daarbij een goed uitgangspunt om de verwachte hitte in te schatten. De kleurcodes geven aan wanneer het weer extra aandacht vraagt, terwijl de hittekrachtindex ook factoren zoals luchtvochtigheid en wind meeneemt en daarmee een beter beeld geeft van hoe belastend de warmte kan zijn.

Minstens zo belangrijk is de vraag wat zo’n waarschuwing betekent voor jouw evenement. Code oranje vraagt immers om een andere aanpak bij een theaterpubliek dat grotendeels zit, dan bij een marathon waarbij deelnemers urenlang intensief bewegen.

Werk daarom vooraf verschillende scenario’s uit, bij voorkeur samen met partners zoals de GGD of GHOR. Zo weet iedereen vooraf welke maatregelen nodig zijn en hoeven belangrijke beslissingen niet onder tijdsdruk tijdens het evenement te worden genomen.

Vertaal een hitteplan naar concrete maatregelen

Met die scenario’s helder, is de volgende stap om ze te vertalen naar concrete maatregelen op en rond het evenemententerrein. Denk daarom al tijdens de voorbereidingen na over de voorzieningen die je mogelijk nodig hebt.

Voldoende gratis drinkwaterpunten en plekken waar bezoekers verkoeling kunnen zoeken zijn daarbij onmisbaar. Schaduwvoorzieningen zoals tenten, doeken of tijdelijke overkappingen moeten vaak al vooraf worden geregeld en meegenomen zijn in de vergunningaanvraag. Alleen dan kun je ze daadwerkelijk inzetten wanneer de temperatuur onverwacht oploopt.

Kijk ook kritisch naar de inrichting van het terrein. Op plekken waar veel mensen dicht op elkaar staan, loopt de gevoelstemperatuur snel op. Zorg daarom voor voldoende ruimte rondom wachtrijen, podia en andere drukke locaties. Een slimme terreinindeling en goede crowd control maken het bovendien makkelijker voor bezoekers om drinkwaterpunten, schaduwplekken en andere verkoelende voorzieningen te bereiken.

Ook de programmering kan helpen. Door intensieve onderdelen zoveel mogelijk buiten de warmste uren van de dag te plannen, beperk je de belasting voor bezoekers én medewerkers.

Vergeet communicatie en hulpverlening niet

Voorbereiding draait niet alleen om faciliteiten, maar ook om duidelijke communicatie. Informeer bezoekers vooraf én tijdens het evenement over wat zij zelf kunnen doen. Adviseer hen om voldoende water te drinken, luchtige kleding te dragen en bewust om te gaan met alcohol en drugs. Wijs daarnaast actief op drinkwaterpunten, schaduwlocaties en andere verkoelingsmogelijkheden. Hoe beter bezoekers weten wat er beschikbaar is, hoe groter hun eigen zelfredzaamheid.

Zorg er tegelijkertijd voor dat ook de hulpverlening voorbereid is op warme omstandigheden. Bij extreme hitte kan het verstandig zijn de EHBO-capaciteit op te schalen. Hulpverleners moeten weten hoe zij hittegerelateerde klachten herkennen en behandelen en beschikken over voldoende middelen om bezoekers snel af te koelen. Denk aan gekoelde EHBO-posten, koelelementen, natte doeken of -bij ernstige oververhitting- een dompelba

Een hittegolf kun je als organisator niet voorkomen en het weer laat zich niet volledig voorspellen. Maar met een goede voorbereiding houd je de regie, ook als de omstandigheden onverwacht veranderen.