Tijdens de Olympische Winterspelen in Milaan draaide het in het Staatsloterij TeamNL Huis om veel meer dan alleen sport. Het was dé plek waar topsport, beleving, hospitality en verbinding samenkwamen. Dagelijks kwamen hier duizenden bezoekers, partners, pers, crew en atleten samen om wedstrijden live te volgen, medaillewinnaars te huldigen en het Nederlandse team te supporten.
Voor zo’n locatie is één ding direct duidelijk: alles moet kloppen. Ook de koffie en watervoorziening.
Voor deze bijzondere opdracht verzorgde Bar Company Koffiemachines meerdere koffiemachines en één Premium Waterbar (Aquablu) voor het Staatsloterij TeamNL Huis. Van 6 tot en met 20 februari stond er in Milaan een oplossing die niet alleen snel en betrouwbaar moest zijn, maar ook moest passen bij de uitstraling en intensiteit van een internationaal topsportevenement.
Een hospitality locatie op olympisch niveau
Het Staatsloterij TeamNL Huis, geëxploiteerd door Papendal en onder leiding van directeur Jochem Schellens, was tijdens de Winterspelen het kloppend hart van de Nederlandse aanwezigheid in Milaan. Met een capaciteit van ongeveer 3.300 bezoekers per dag was het een dynamische omgeving waar de hele dag door beweging, ontmoeting en beleving centraal stonden.
Bezoekers konden er live wedstrijden volgen, medaillewinnaars werden er gehuldigd en er waren optredens van onder andere Kraantje Pappie, La Fuente en Claude. Daarnaast ontving het Staatsloterij TeamNL Huis ook sponsoren, partners, bedrijven, pers en natuurlijk de sporters zelf. In totaal behaalde TeamNL tijdens deze editie 20 medailles, waarvan 10 gouden.
Juist op zo’n plek spelen koffie en drinken een grotere rol dan veel mensen vooraf denken. Het zijn de momenten tussendoor die een event menselijk maken. Een kop koffie in de ochtend voor de crew. Een goede cappuccino tijdens een exclusieve partnerbijeenkomst. Of een rustmoment in de atletenlounge vlak voor een huldiging.
Rebecca Goei, Projectleider van het Staatsloterij TeamNL Huis in Milaan, omschrijft dat treffend:
“In het Staatsloterij TeamNL Huis draait alles om verbinding. Het is mooi om te zien hoe een koffiemoment daar op een natuurlijke manier aan bijdraagt.”
Koffiemomenten op meerdere niveaus
Tijdens het event kreeg koffie op verschillende momenten en voor verschillende doelgroepen een belangrijke rol. In de ochtend was het vaak een natuurlijk moment waarop de vrijwillige crew samenkwam om even bij te praten en vooruit te kijken naar de dag. Later op de dag verschoof dat naar hospitality momenten tijdens exclusieve evenementen met sponsoren, partners en bedrijven. De meest bijzondere koffiemomenten vonden volgens Rebecca plaats in de atletenlounge, vlak voor de huldigingen, waar sporters, familie en teamleden samenkwamen.
Dat maakt ook meteen duidelijk waarom een goede koffieoplossing op zo’n event geen detail is, maar een essentieel onderdeel van de totale beleving.
Betrouwbare koffiemachines voor piekmomenten
Bij een event van deze omvang is er geen ruimte voor wachtrijen, instabiele prestaties of storingen. Met duizenden bezoekers per dag, lange openingstijden en een mix van verschillende doelgroepen moet een koffievoorziening vooral één ding doen: altijd leveren.
Daarom werd gekozen voor professionele koffiemachines die grote aantallen in korte tijd aankunnen, zonder in te leveren op kwaliteit of gebruiksgemak. Volgens Rebecca zat daar ook precies de kracht van deze oplossing. Tijdens piekmomenten bleven de machines stabiel presteren en sloten ze goed aan bij de intensiteit van het evenement.
Dat is precies waar Bar Company Koffiemachines op inzet: oplossingen die niet alleen mooi ogen op locatie, maar vooral betrouwbaar blijven draaien wanneer het erop aankomt.
Gebruiksvriendelijk voor de crew
Een belangrijk voordeel tijdens het Staatsloterij TeamNL Huis was dat de koffiemachines niet alleen krachtig, maar ook praktisch inzetbaar waren in de dagelijkse operatie. De machines werden door de crew als gebruiksvriendelijk ervaren, iets wat op een druk event een groot verschil maakt. Rebecca gaf aan dat de machines vooraf waren ingesteld op zowel disposables als kopjes en daardoor direct toegankelijk waren. Ook het onderhoud werd als eenvoudig ervaren.
Juist dat soort praktische details bepalen in de praktijk of een oplossing echt werkt. Een machine kan technisch nog zo goed zijn, maar als een crew er niet snel en prettig mee kan werken, levert dat op locatie alsnog onnodige druk op.
Van afstelling in Nijmegen tot levering in Milaan
Bij een opdracht als deze begint betrouwbaarheid al ruim vóór de eerste kop koffie wordt geschonken. De koffiemachines zijn volledig vooraf afgesteld in Nijmegen, zodat ze in Milaan direct klaar waren voor gebruik. Ook de logistieke voorbereiding speelde hierin een grote rol.
Het Staatsloterij Team NL huis verzorgde het eigen transport naar Milaan en Bar Company Koffiemachines dacht in het voortraject actief mee over de juiste invulling van de opdracht. Daarbij ging het niet alleen over de keuze voor de juiste machines, maar ook over praktische zaken zoals veilig transport en de inzetbaarheid op locatie.
Volgens Rebecca werd die samenwerking als prettig en proactief ervaren. Er werd goed meegedacht in de voorbereiding en tijdens het event konden de machines zelfstandig en zonder problemen worden aangesloten en gebruikt.
Een mooie rol hierin was weggelegd voor Thomas van Bar Company Koffiemachines, die vanuit het team betrokken was bij de begeleiding van het project. Juist bij een event van dit niveau is het waardevol als er niet alleen materiaal geleverd wordt, maar ook iemand meedenkt over wat er in de praktijk nodig is om alles soepel te laten verlopen.
Ook watervoorziening hoort bij moderne hospitality
Naast koffie verzorgde Bar Company ook één Premium Waterbar van Aquablu in het Staatsloterij TeamNL Huis. Daarmee was er naast koffie ook een hoogwaardige en toegankelijke wateroplossing aanwezig voor de crew.
Dat past perfect bij de manier waarop hospitality op events zich ontwikkelt. Men verwacht niet alleen snelheid en gemak, maar ook kwaliteit, uitstraling en keuze. Een combinatie van professionele koffiemachines en een Premium Waterbar sluit daar naadloos op aan.
Bovendien laat het zien dat drankvoorziening op events steeds vaker onderdeel is van de totale merk en gastbeleving, in plaats van alleen een praktische faciliteit. Deze aanpassen naar het feit dat het alleen ingezet was voor crew?
Voorbereid op alles, storingen bleven uit
Bij internationale events draait alles om voorbereiding. Daarom werd er niet alleen gewerkt met vooraf afgestelde machines en eigen transport, maar werden er ook reserveonderdelen meegenomen richting Milaan. Daarnaast was er service en support georganiseerd vanuit Melitta Zwitserland.
Uiteindelijk bleek die extra zekerheid gelukkig niet nodig. De machines draaiden stabiel en betrouwbaar gedurende het event, precies zoals je hoopt bij een opdracht waar geen ruimte is voor vertraging of uitval.
Twijfel je over koffiemachines op jouw event?
Voor organisatoren die twijfelen of professionele koffiemachines echt nodig zijn op een event als dit, geeft Rebecca eigenlijk het duidelijkste antwoord. Haar advies is helder: ga het gesprek aan met Bar Company Koffiemachines. Niet alleen omdat er wordt meegedacht over de juiste machine, maar juist omdat er breder wordt gekeken naar wat er operationeel nodig is binnen het project.
En precies daar zit de meerwaarde voor veel organisatoren. Een goed event vraagt om partners die verder kijken dan alleen levering. Zeker wanneer je werkt met grote bezoekersstromen, lange openingstijden, hospitality momenten en piekbelasting, wil je kunnen vertrouwen op een oplossing die staat.
Het Staatsloterij TeamNL Huis in Milaan liet dat perfect zien. Wanneer snelheid, kwaliteit, uitstraling en betrouwbaarheid samenkomen, wordt koffie niet zomaar een faciliteit, maar een waardevol onderdeel van de totale eventbeleving.