Je kunt als eventmanager of eventproducer afwachten waar een opdrachtgever mee komt, maar je kunt ook zelf een briefing opstellen voor het event of een -campagne dat ze willen organiseren. Zo blijf jij in de lead en krijg je antwoorden op vragen die je nodig hebt om sterk in de pitch te staan! Hieronder vind je een voorbeeldbriefing voor de organisatie van een evenement. READY FOR THE PITCH?!
Achtergrond opdrachtgever
- Wie is de opdrachtgever? Wat zijn de kernwaarden, de missie, visie en ambities? Hoeveel mensen werken er, welke producten en/of diensten leveren zij? En wat is de marktpositie (het concurrentieveld)?
- Wat heeft opdrachtgever in het verleden gedaan aan evenementen? Hoe zagen die eruit en waar waren ze trots op?
Aanleiding van het evenement
- Waarom wordt dit evenement of deze eventcampagne georganiseerd?
Doelstellingen
- Welke doelstellingen en eventuele subdoelstellingen zijn er voor dit evenement of voor de eventcampagne?
Interne communicatiestrategie
- Welke rol speelt het evenement in de interne communicatiestrategie en plannen?
De doelgroep
- Wie zijn de genodigden?
- Hoeveel gasten worden uitgenodigd (met partner?) en wat is de verwachte opkomst?
- Is het evenement verplicht?
Gevoel / gedragsverandering
- Wat wil je dat de gast doet/denkt/voelt na het evenement?
- Waarom doen ze dit nu nog niet?
- Wat moet er gebeuren tijdens het evenement om dit te realiseren?
Inhoud evenement
- Welke boodschap(pen)?
- Welke content is beschikbaar of gewenst? Denk aan moderator, presentaties, sprekers, mate van interactie, video’s, goodiebags, etc.
Programma
- Voorkeur voor bepaalde dag van de week, datum of maand?
- Duur/tijden van het evenement: ochtend/middag/avond/hele dag/meerdaags?
- Met of zonder overnachting?
- Gewenste aanvangstijd en eindtijd?
- Als programmaonderdelen bekend zijn: graag korte omschrijvingen.
- Zijn er specifieke wensen ten aanzien van het programma (do’s & don’ts)
Locatie
- Is een locatie gekozen? Wat zijn in dat geval de details van de locatie?
- Is er een voorkeur voor een locatie, plaats, regio, sfeer en uitstraling, bereikbaarheid?
- Waar hebben eerdere evenementen plaatsgevonden?
- Komen de gasten met eigen auto’s, openbaar vervoer of groepsvervoer?
- Zijn eventuele parkeerkosten voor eigen rekening of valt dit binnen het budget?
Catering
- Zijn er wensen en randvoorwaarden ten aanzien van de catering?
Entertainment
- Is er voorkeur voor bepaald type entertainment?
- Welk entertainment was er bij voorgaande evenementen?
Communicatie
- Wat zijn de voorkeuren voor:
- Tone of voice?
- Uitnodigingen per mail of per post?
- Eventwebsite?
- Planning van communicatietraject?
- Wensen ten aanzien van het uitnodigingstraject: event huisstijl, ontwerp uitnodiging, drukwerk & registratie
Budget
- Wat is het budget?
- Wat wordt verwacht van de eventorganisatie / locatie / freelance eventmanager?
- Hoe verloopt de inkoop: via opdrachtgever of organisator?
- Wie is tekeningsbevoegd?
Overige aandachtspunten
- Zijn er aandachtspunten voor dit evenement naar aanleiding van interne evaluaties van de vorige evenementen?
Beoordelingscriteria
- Waarop wordt het concept beoordeeld?
- Zijn er meerdere partijen uitgevraagd; betreft het een pitch? Met wie?
Succesfactoren
- Wanneer is het evenement geslaagd?
- Wanneer is de samenwerking succesvol?
Planning
- Hoe ziet het tijdspad eruit?
- Wanneer moet het voorstel ingeleverd zijn?
- Hoe en aan wie moet het aangeleverd worden?
PITCHEN EN WINNEN
Als je de antwoorden op deze vragen ontvangen hebt, kun je heel gericht aan de slag met het concept! Inspiratie opdoen voor het concept kan hier, de juiste eventleveranciers erbij opschakelen kan hier en als je liever alles eerst in een Board samen wilt stellen, kan dat hier!
SUCCES!