Congres organiseren

Congres, convention, stoelen, congreszaal - Event inspiration - congres organiseren

Ga je een congres organiseren en heb je geen idee waar je moet beginnen? Locatie, catering, keynote sprekers? Nodigen we iedereen digitaal uit of oldskool met een schrijven? En hoe zullen we de gasten ontvangen; met of zonder gastdames- en heren. Zijn er genoeg parkeerplaatsen, is een garderobe nodig. Kortom; hoe ziet het draaiboek eruit?

Thema tijdens congres; wie draagt het uit?

Oh wacht! Vergeet vooral het thema van het congres niet. Bijna alle congressen hebben een rode draad, wel zo handig om een boodschap of strategie voor het hele jaar aan op te hangen. En dan heb je natuurlijk nog de vraag wie je op het podium aan het woord laat. Een congres is veelal inhoudelijk, dus een stevige keynote of meerdere sprekers is op zijn plaats. Maar vergaat dan niet dat je ook wat lucht in het programma nodig hebt, bijvoorbeeld in de vorm van een activiteit, een inspirerende casus, een muzikale act of een stukje cabaret!

Congres organiseren; eerst even dit…

Het komt vaak voor dat je bij de organisatie van een congres of bijeenkomst direct in de praktische uitvoering schiet, zoals hierboven. Ons advies is om daar eerst eens rustig ‘boven te hangen’ dan komen de ideeën vanzelf. Welk doel dient het congres, voor wie wordt het georganiseerd en wat wil je daarna bereikt hebben? Andere zaken zoals budget en tijdsplanning zijn minstens even belangrijk. Zo begin je bij een jaarcongres vaak máánden van tevoren terwijl een personeelsuitje of een productpresentatie zomaar in korte tijd geproduceerd moeten worden omdat je gewoonweg niet veel eerder aan de slag kon met de organisatie. Als je alles inzichtelijk hebt voor jouw bijeenkomst kan de fun part beginnen!

Al het leuks opslaan in Boards

Inderdaad, a lot to think about! Vooral zaken waar je niet meteen aan dacht toen je enthousiast zei dat jij de organisatie van het congres op je zou nemen. Nu niet gedemotiveerd raken, we helpen je natuurlijk graag op weg met de leukste, meest inspirerende en vooral ook toepasbare tips en ideeën voor jouw conferentie! Scroll of swipe lekker door de site en vind daar de fijnste adresjes (van congreslocaties tot cateraars en artiesten) en lees al het moois wat de redactie gespot heeft (van koffiebreaks bij Stalbucks tot de LED-swing). En dat wat je aanspreekt gewoon even in je Board opslaan. Ook dat is een lifehacker waar we je graag aan helpen. 

Rest ons je nu alleen nog veel plezier te wensen!

Fotocredits: Shameer Pk (via Pixabay)