Bij Brabanthallen ’s-Hertogenbosch is gastvrijheid niet alleen een waarde, het is een werkwijze die ze in praktijk brengt bij alle soorten events en daarmee een schoolvoorbeeld is van gastvrijheid bij eventlocaties. Met jaarlijks honderden zakelijke en publieksevenementen weten ze als geen ander wat er nodig is om bezoekers zich welkom te laten voelen.
Joey van den Broek, projectmanager horeca bij Brabanthallen, ziet dagelijks hoe kleine keuzes het verschil maken in gastbeleving. In dit artikel deelt hij zijn acht belangrijkste inzichten, zodat jij als organisator diezelfde impact kunt realiseren; van uitnodiging tot uitzwaai.
1. Gastvrijheid begint voor de slagboom
De gastbeleving start al voor de entree. Denk aan parkeerroutes, duidelijke uitnodigingen en vriendelijke ontvangst. Bij Brabanthallen wordt hiervoor samengewerkt met een gespecialiseerd parkeerbedrijf. Begeleiders wijzen niet alleen auto’s naar hun plek, maar zwaaien de gasten ook vriendelijk toe. Een klein gebaar met groot effect, aldus Joey: “Dat verschil voel je meteen. Het zet meteen de toon voor de rest van de dag.”
2. Train je personeel (of huur het goed in)
Een glimlach, een behulpzame hand: gastvrijheid is gedrag. En dat kun je trainen. De Brabanthallen zet daar sterk op in met zijn eigen flexpool. Medewerkers kiezen zelf hun werkmoment en -plek, maar krijgen wel duidelijke verwachtingen mee. Zo ontstaat er energie en aandacht op de vloer. Nieuwe teamleden worden snel meegenomen in die cultuur, waardoor de gastvrijheid constant voelbaar blijft, ongeacht wie er op de vloer staat. Ook interessant: doordat via de flexpool van jongeren tot ouderen (65+) samenwerken, zie je dat jong en oud van elkaar leren.
3. Wayfinding is geen bijzaak
De grootste frustratie van bezoekers? Niet weten waar ze naartoe moeten. Zorg dus voor zichtbare routing (en test die ook op gevoel, niet alleen op plattegrond). Zeker bij zakelijke events met veel zalen of parallelprogramma’s maakt duidelijke bewegwijzering een wereld van verschil. Denk hierbij ook aan een logische kleuren- of zonestructuur, zodat bezoekers intuïtief hun weg vinden zonder constant te hoeven vragen.
4. Eén koekje, duizend herinneringen
Kleine verwenmomenten blijven hangen. Joey: “We bakken ‘s ochtends vaak verse koekjes. Die geur, dat warme welkom… mensen herkennen het zelfs van vorige events. Heel eerlijk, het ruikt zo lekker dat de verleiding voor zo’n koekje nog steeds elke dag erg groot is.” Slimme details maken impact, ook op grote schaal. Denk aan geur, muziek, bloemen, Bossche bollen. Wat past bij jouw doelgroep? Het zijn precies dit soort zintuiglijke ervaringen die zorgen voor een gevoel van herkenning en positieve associatie bij terugkerende bezoekers.
5. Investeer in het ontvangst, niet alleen in het begin
Zorg dat het hele event gastvrij aanvoelt. Een essentieel uitgangspunt voor alle professionele eventlocaties. Joey: “Organisatoren besteden vaak veel budget aan de entree. Maar als mensen later verdwalen of moeten zoeken naar de garderobe of koffie, zijn ze die ontvangst alweer vergeten. Dat is echt zonde.” Het is juist die consistentie in beleving die ervoor zorgt dat bezoekers zich echt welkom blijven voelen; van een sterke eerste indruk tot het moment dat ze weer vertrekken en alles daartussenin.
6. Check je cateringflow
Niemand wil in de rij staan voor koffie. Zorg voor voldoende uitgiftepunten, duidelijke keuzes en afgestemde timing. Bij zakelijke evenementen splitst de Brabanthallen soms food en drinks om de doorstroming te verbeteren. En werk samen met je locatie, zij weten waar het schuurt. Ook timing speelt een rol: spreid pauzes slim of werk met time slots om piekdrukte te voorkomen. Het doel? Een soepele flow die onzichtbaar voelt, maar onmisbaar is.
7. Faciliteer ook je standhouders goed
Zeker bij beurzen zijn standhouders je secundaire doelgroep. Bied ook hen een gastvrije ervaring. Maak afspraken over afbouwmomenten (bijvoorbeeld niet tijdens de laatste borrel!) en geef ze voldoende faciliteiten. Denk ook aan heldere communicatie vooraf en een aanspreekpunt op de vloer. Een tevreden standhouder komt terug. En dat maakt je beurs succesvol.
8. Eén keer per dag een 9+ moment
Medewerkers worden gestimuleerd om minimaal één keer per dag een 9+ ervaring te creëren. “Zie je iemand stuntelen met een jas? Hang ‘m even voor deze gast op,” zegt Joey. “Kost niks, maakt veel impact.” Die houding verspreidt zich en wordt door gasten echt opgemerkt. Het zijn die onverwachte, menselijke momenten die het verschil maken tussen functioneel en memorabel. En dat zorgt ervoor dat gasten niet alleen tevreden, maar verrast vertrekken.
Brabanthallen faciliteert meer dan alleen ruimte
Of je nu een congres organiseert voor 200 man in de Bosch Congreszalen, een bedrijfsfeest in De Hertog of een publieksbeurs voor tienduizenden bezoekers in de hallen: Brabanthallen biedt niet alleen de locatie, maar ook de ervaring, het team en de ondersteuning die je verwacht van eventlocaties die gastvrijheid echt serieus nemen.
Ze denken mee, adviseren op basis van bewezen best practices en helpen je slimme keuzes maken. Precies wat je mag verwachten van een eventlocatie die gastvrijheid centraal stelt. Want gastbeleving zit niet in grote gebaren, maar in de optelsom van alle details. Dat weten ze maar al te goed bij de Brabanthallen!
Beeld: Libema Brabanthallen
Van onze partners
