Waar Postillion vorig jaar met succes het event NXTMICE introduceerde, vond ze het bij het opengaan van de branche tijd voor een vervolg, namelijk NXTMICE * Re-Invent. Totaal anders van vorm dan de eerste editie, want dit event was opgebouwd rondom een echte experience. En hoe?!
Wij ervaarden de dag als gast en keken kritisch naar de belofte, de beleving en de beloning.
De belofte
Tja, was er wel een belofte? Intern zeker, want dit event werd aangegrepen om opdrachtgevers en suppliers te laten nadenken over hun eigen events en wat daarin beter kan. Oftewel, hoe gebruiken we de heropening van onze branche om het vak opnieuw uit te vinden? Weg met oude (lees; achterhaalde) gewoontes en nadenken over thema’s, zoals AVG, techniek, budget en sprekers.
Super interessant. Maar hoe ga je dat doen? Niet door een ‘standaard’ event te organiseren. Wat dan wel? Dat bleef in alle communicatie geheim. Er werd slechts één belofte gedaan: je komt er meer ervaren uit, dan dat je erin ging.
Daar moest je het mee doen. Er was geen programma gecommuniceerd, enkel een start- en eindtijd en de locatie Postillion Hotel & Convention Centre Amsterdam. Het getuigt van lef, hoewel je ook kunt oordelen dat dit drempelverhogend werkt waardoor de boodschap ongetwijfeld bij minder gasten over het voetlicht is gebracht.
De beleving
Voor een optimale beleving (én om zekerheden rondom de wisselende overheidsmaatregelen in te bouwen) werden de gasten verdeeld over een ochtend- en middagprogramma. Een mix van vooral puur enthousiasme en een tikkie onzekerheid was voelbaar bij de ontvangst. Met een negatieve uitslag op zak konden de mondkapjes thuisblijven en waren er geen afstandsbeperkingen. Wat is dat heerlijk zeg!
Aftellen naar het plenaire programma
Op de schermen was een aftellende klok richting het plenaire programma zichtbaar. Gezellig kletsend met elkaar werden gasten echter één voor één meegenomen uit de menigte*. Voorbij de receptie kregen ze de vraag of ze hun telefoon in een kluisje wilde achterlaten (wat ongeveer 2/3 daadwerkelijk deed, nice!), waarna ze een kamersleutel kregen met de melding ‘ga daar naartoe’.
Beduusd stapten gasten in de lift. Yes, dat is wat de organisatie wilde… de beleving is begonnen! Op de kamer lag een sleuteltje met een briefje ‘neem mij mee’ en de melding de tv aan te zetten en op ‘play’ te drukken. Wat volgde was een fragment waarin André (‘een eventprofessional’, die zichzelf na het aanmeldingsproces met een filmpje al aan hen had geïntroduceerd), in sprankelende bewoording uitlegde wat men te wachten stond. Het was een aangrijpende start van de dag, zo helemaal alleen op een hotelkamer met André confronterend close in beeld.
* In de ochtend bleek lastminute het netwerk van het hotel overbelast waardoor het idee van de hotelkamers niet door kon gaan en halsoverkop moest worden geschakeld naar plan B (toch een soort van plenaire start door André). Erg zonde, want de start van de experience was in de middag veel sterker. #altijdweerdietechniek
De kamer van…
Met een dikke glimlach stapten gasten de lift weer uit. Gaaf, deze in-game experience is overduidelijk geslaagd! Buiten werden groepjes gevormd om vervolgens in het congrescentrum het programma te vervolgen. Ken je dat tv-programma Fort Boyard waar achter elke deur een verrassing schuilging? Zo voelde dat vandaag ook, mede door uitdagende namen zoals Kamer van Reflectie, Kamer van de Sterke Inhoud en Kamer van de Heilige Huisjes.
We doen een poging ze te beschrijven, maar in dit geval geldt echt; meemaken is beleven en de één is sterker qua invulling dan de ander. Want op welk zakelijk event schiet je in een kamer vol kermisattracties tegeltjeswijsheden uit de eventbranche kapot, word je vervolgens uitgedaagd om steeds meer persoonlijke informatie bekend te maken (van schoenmaat tot pincode) en eindig je een paar minuten later in een ruimte waar je volledig tot bezinning komt om na te denken over wat jij onze branche gunt.
Of volg het pad langs de Kamer van Kosten waar je in een mini-casino heftige discussies over budgetten voert, waar je in een volgende ruimte on the spot jouw mede-gasten van inspirerende kennis moet voorzien of waar je in een restaurant uitkomt waar fado muziek klinkt en je echte verbinding met een branchegenoot maakt door elkaar een minuut in de ogen te kijken.
De finale
Meegenomen op een reis en vele ervaringen rijker, wachtte het sluitstuk op de gasten. Bukkend door een kleine deuropening kwamen zij in een mysterieuze zaal vol rook, aangrijpende muziek en talloze sokkels en kaarsen. Plaatsnemend achter een sokkel bekroop het gevoel alsof we zouden worden ontgroend bij een cultsekte. We zaten er niet ver naast…
André betrad het podium en nam ons op meeslepende wijze mee door de belevingen. Gaaf, want er bleken meer belevingen te zijn dan dat ieder zelf had meegemaakt. De afsluitende woorden waren doeltreffend; dit is de kracht van ervaren, van verbinden en van waarde toevoegen.
Het is aan ons, opdrachtgevers en eventprofessionals, om dit moment aan te grijpen om open te staan voor verandering. Weg met oude gewoontes en zorgen dat events echt experiences worden. Om eenieder in de zaal deze ‘belofte’ nooit meer te laten vergeten werd gevraagd het kistje te openen (och ja, die sleutel uit de hotelkamer!). Daarin lag een grote op maat gemaakte munt die ons altijd aan deze beleving zou laten herinneren. Finesse zit in de details, blijkt maar weer een! Tijd voor een (helaas wel erg traditionele) borrel…
De beloning
Een dag later, is het tijd om terug te kijken. Want wat levert het nou op… voor gasten, voor Postillion en voor de deelnemende partners?
Uit de gesprekken tijdens de lunch en borrel bleken gasten unaniem enthousiast. Een duidelijk geval van “Hier had je bij moeten zijn.” Daarbij de kanttekening plaatsend dat er overduidelijk een verschil blijkt te zijn tussen de event- en de MICE-industrie. Waar de eerste groep ‘deze vorm’ logisch vindt (maar, heel eerlijk, echt nog niet altijd toepast) ging voor de MICE-professionals een volledig nieuwe wereld open. Soms een ‘te ver van mijn bed show’, waardoor het schuurde, maar toch… ze werden absoluut geprikkeld. En daar liggen dus veel kansen!
Kijken we naar Postillion, dan blijft bij ons vooral het lef, de visie en de energie voelbaar. Het is knap hoe dit bedrijf zich tijdens de crisis continu heeft gemanifesteerd als voorvechter voor hospitality en beleving. Dat is geen commercieel gelul, maar dat voel je echt zo. Bij ‘het gezicht’ Erik-Jan, maar juist ook bij zijn collega’s; van directie tot het uitvoerend team. En dat zullen gasten gisteren ook echt ervaren hebben. Knap!
Blijven de partners (waaronder Bourgonje, Faircom, KIMspiration, Meeting Matters, Boozed, Momice, Nils Roemen en Sven Boelhouwer) over. Dan is één ding heel duidelijk; partners zijn cruciaal voor het slagen van een event. Alleen als je dit écht samen doet, dan wordt de som meer dan het geheel der delen. Dat was gisteren absoluut voelbaar, want het zag er allemaal heel strak en tot op detailniveau goed verzorgd uit. Wat dat betreft hebben alle partners duidelijk hun sterktes kunnen tonen.
Als mediapartner mochten wij bij alle gesprekken in het voortraject aanwezig zijn, zodat we een eerlijke blik achter de schermen te zien kregen van zo’n eventproductie in coronatijd. Sterker nog, over enkele weken (als ook het natraject en de evaluatie is afgerond) volgt een objectief artikel waarin we tonen waar de knelpunten lagen, welke euforische momenten werden gedeeld en welke keuzes moesten worden gemaakt. Het is het bewijs van de transparantie en het vertrouwen wat Postillion in het project en met name met haar partners heeft gehad. Het resultaat daarvan werd gisteren beleefd, met speciaal dank aan Experience Experts voor de creatie van deze toffe experience! Als dit het begin is van hoe events eruit gaan zien in de toekomst… wow, wat leven we dan in een gave branche!
Till NXT(MICE) time!
Beeld: Sander Boer Fotografie
